Jedes Vereinsmitglied hat bestimmte Vorzüge und Fähigkeiten, die Ihnen in der Organisation der Karnevalssitzung zum Vorteil werden. Wer rhetorisch versiert ist, könnte beispielsweise mit dem Verfassen der Reden betraut und zur Ausarbeitung des Programms hinzugezogen werden. Sicherlich hat mindestens ein Vereinsmitglied einen guten Draht zur Stadt, sodass die Kosten für Werbung und Plakatierung mit Hinweisen auf die Karnevalssitzung und einen eventuellen Faschingsumzug geringer sind und es keine Probleme gibt, die Plakatwerbung an den gewünschten Orten auszuhängen.
Wer Erfahrung in graphischer Gestaltung hat, kann mit dem Entwurf von Flyern und Plakaten beauftragt werden. Das Mitglied in Ihrem Verein, das sehr gerne und ausgiebig telefoniert, bekommt die per Telefon realisierbaren Aufgaben der Organisation übertragen. Fakt ist, dass Sie für jedes Vereinsmitglied eine Aufgabe finden, die es in der Vorbereitung einer Karnevalssitzung erledigen und zu Ihrer Zufriedenheit umsetzen kann.
Bedenken Sie immer, dass Sie auch als Vorstand nicht der Verein, sondern lediglich ein Ansprechpartner und Verantwortlicher sind. Der Verein hat mehrere Mitglieder, die gerne zu gleichen Teilen in die Vereinsarbeit und somit auch in die Organisation der Karnevalssitzung integriert werden möchten.
Machen Sie eine Checkliste für Ihre Karnevalssitzung im Verein
Am besten bereiten Sie sich mit einer To-do-Liste vor und notieren, was alles organisiert und beschafft, geregelt und geklärt werden muss. Gehen Sie die Liste Punkt für Punkt durch und haken ab, wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben oder vom Beauftragten über die Erledigung informiert wurden. Sie werden sehen, dass sich auch eine groß angelegte Karnevalssitzung in Ihrem Verein ganz ohne Stress und Hektik organisieren und richtig planen lässt.
Um mit Speisen und Trank nicht zu tief in die Vereinskasse zu greifen, sollten Sie vor dem Einkauf das Budget prüfen und bestenfalls eine harmonische Übereinstimmung zwischen dem Geld in der Kasse und dem Einkauf im Supermarkt haben. Auch hier können Sie alle Vereinsmitglieder einspannen und zum Beispiel mit verschiedenen Vorbereitungen für kleine Snacks beauftragen. Verzichten Sie auf die Bewirtung durch einen Catering Service, da diese meist mit hohen Mehrkosten verbunden ist, dabei aber keinen wirklichen Mehrwert erbringen muss.
Das Ziel Ihrer Organisation ist eine Karnevalssitzung, auf der Spannung und Stimmung nicht zu kurz kommen. Mit der entsprechenden Organisation haben Sie schon im Vorfeld Spaß und freuen sich auf den Tag, an dem Ihr Verein die Sitzung abhält und sich alle Mitglieder in geselliger Runde und adäquater Verkleidung zum Beisammensein im Vereinsheim treffen und die Feierlichkeit genießen.
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