Natürlich setzt eine solche Aufwandsspende voraus, dass der Spender tatsächlich Ausgaben (Aufwendungen) für den Verein getätigt hat beziehungsweise ein Anspruch auf Erstattung der vom Gesetzgeber festgelegten Pauschalen für Verpflegung und Reisekosten besteht. Wichtig ist, dass die Spender einen rechtswirksam entstandenen Vergütungs- oder Aufwendungsersatzanspruch gegenüber der gemeinnützigen Körperschaft haben.
Das heißt: Das Recht auf den Aufwendungsersatz darf nicht in der Satzung ausgeschlossen sein und sollte sich zum Beispiel aus einem Vertrag, der Satzung selbst, einer Kostenerstattungsordnung oder einem rechtsgültigen Vorstandsbeschluss ergeben, der den Mitgliedern bekannt gemacht worden ist.
Achtung! Auch hier gilt aber: Es darf nicht in einem Protokoll oder woanders festgehalten sein, dass die Empfänger der Aufwandsentschädigung von vornherein zur Rückspende verpflichtet sind. Sie müssen also auf Vertrauen setzen. Nun können Sie einräumen, auch Ihre Arbeitszeit als Vorstandsmitglied habe einen Wert. Aber: Ihre ehrenamtliche Arbeitsleistung ist nicht spendenwürdig, da „kein Vermögensabfluss feststellbar ist". So hat es der Gesetzgeber in §10b Abs. 3 Satz 1 EStG geregelt.
Tipp für Ihren Kassenwart
„Es handelt sich (nicht) um den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen." (Handelt es sich um einen Verzicht von Aufwendungen, streichen Sie das Wort „nicht".)
Rechtlich handelt es sich bei dem Verzicht auf eine Aufwandsentschädigung um eine Geldspende. In der Zuwendungsbestätigung ist deshalb eine Geldzuwendung zu bescheinigen. Geld muss aber nicht hin- und hergeflossen sein. Die Zuwendungsbestätigung für Aufwandsspenden muss jedoch besonders gekennzeichnet sein. Nehmen Sie in Ihre Zuwendungsbestätigung generell folgenden Satz auf: