Maximal 256 € als pauschale Entschädigung
Ausgehend von dem Grundsatz, dass die Mittel im Verein nur zweckbestimmt eingesetzt werden dürfen, muss sich die Zahlung von Sitzungsgeldern im geringfügigen Bereich bewegen.
Hier geht die Rechtssprechung von einem Maximalbetrag in Höhe von 256 € pro Jahr aus, die als Sitzungsgelder pauschal bezahlt werden können. Diese Zahlungen können aber erst erfolgen, wenn ein Beschluss der Mitgliederversammlung hierüber vorliegt.
Achtung!
Eine rückwirkende Vereinbarung ist nicht möglich. Ausgehend von 256 € im Jahr, sollten Sie pro Vorstandssitzung maximal 30 € ansetzen.
Wenn Sie höhere Sitzungsgelder zahlen möchten, sollten Sie unbedingt darauf achten, dass am Ende des Vereinsjahres eine Art Tätigkeitsnachweis erbracht wird.
Das kann z.B. eine Aufstellung der diversen Besprechungen, ggf. mit ergänzenden Angaben zu erbrachten Fahrtstrecken – Stichwort: Kilometerpauschale – sein. So kann das Finanzamt nicht unterstellen, hier würde sich ein Vorstandsmitglied übervorteilen.
Wobei die Zahlung dieses Betrages dann voraussetzt, dass tatsächlich eine Teilnahme an den Sitzungen erfolgt ist. Dies kann über die Protokolle belegt werden.
Praxis-Tipp "Sitzungsgelder"
Nicht zulässig ist es, wenn Sie einen pauschalen Aufwandsersatz gewähren, der nicht zwingend mit der Teilnahme an bestimmten Sitzungen verbunden ist.
Sitzungsgelder: Das prüft das Finanzamt
Das Finanzamt wird auf jeden Fall prüfen, ob eine "unverhältnismäßig überhöhte Vergütung" gezahlt wird. Diese Vergütungen sind in § 55 Abs. 1 Nr. 3 der Abgabenordnung geregelt.
Danach darf der Verein keine Personen durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigen. Das gilt auch für Aufwandsentschädigungen, Sitzungsgelder oder Reisekostenpauschalen.
Liegt die Genehmigung durch die Mitgliederversammlung aber vor, haben Sie unterschiedliche Gestaltungsmöglichkeiten:
- Der Ersatz von tatsächlichem Aufwand ist stets zulässig (BFH, Urteil vom 03.12.1996, Az.: I R 67/95).
- Dabei können Aufwandsentschädigungen, Sitzungsgelder, Reisekosten und Ablösezahlungen bis in Höhe der steuerlich zulässigen Beträge vergütet werden.
- Bei Freiberuflern sind Honorare im Rahmen der jeweiligen Gebührenordnung möglich.