Für eine gerechte Rückerstattung entstandener privater Kosten im Vereinsauftrag müssen Sie Augenmaß beweisen. Eine Ungleichbehandlung Ihrer Engagierten in diesem Bereich kann großen Unmut hervorbringen. Lassen Sie Transparenz walten. Schaffen Sie eine allgemeingültige Erstattungsregelung.
Welche Kosten können rückerstattet werden?:
- Kommunikationskosten (Telefon, Telefax, Internet, Porto)
- Fahrtkosten (eigenes Fahrzeug, öffentliche Verkehrsmittel)
- Auslagen für Kommunikations- und Büromaterial (Software und Hardware)
Welche Grundsätze gehören in eine Erstattungsregelung?:
- Listung der möglichen An- und Aufwendungen bei Kommunikation, Fahrten, Büromaterial
- realer Aufwand (Kostensätze) für eine beauftragte Aktivität (Beispiel: Fahrten: Auto oder Bahn; Preis Hardwarebeschaffung)
- Geld- und Sachwerthöhen für die Belegvorlage und/oder Pauschalabrechnung
- Berechtigung und Bestimmung des Personenkreises für Rückerstattungen
- Vereinbarungen über den Erwerb und die Benutzung langlebiger Sachwerte zur individuellen Aktivitätenausübung. Nach der Kostenrückerstattung sind diese Werte Vereinseigentum und gegebenenfalls zurückzugeben.
Beispiele für Details einer Erstattungsregelung:
Telefon, Telefax
Einzelgesprächsnachweis, Pauschalbetrag, separater Vereinsanschluss
Internet
anteilige Kosten nach Absprache, separater Vereins-Internetanschluss
Porto
Führen einer Portokasse mit Einzelbeleg-Abrechnung oder Pauschalabrechnung
Fahrtkosten
Kilometergeld nach Steuerrecht und Reisekostenrecht, Pauschalisierung bei gleichbleibenden und häufigen Strecken, Fahrkomfort Bahn: 2. Klasse
Büromaterial
Einzelbeleg-Abrechnung oder Pauschalbetrag
Für alle detaillierten Bereiche sollte der berechtigte Personenkreis (Vorsitzender, Vorstand, Übungsleiter und andere Vereinsengagierte) konkret benannt werden.
Wie bei allen vereinswichtigen und vor allem „ungemütlichen“ Entscheidungen sollten Sie alle Betroffenen, in der Regel den erweiterten Vereinsvorstand, in den Aufbau einer Erstattungsregelung mit einbeziehen.