Praxistipps

Prioritätensetzung: Prioritäten bewusst setzen

Lesezeit: < 1 Minute Prioritätensetzung heißt, darüber zu entscheiden, welche Aufgaben erstrangig, zweitrangig etc. sind. Prioritätensetzung scheint fast so selbstverständlich zu sein, dass sie oft unsystematisch oder nur unbewusst vorgenommen wird. Lernen Sie die Vorteile einer systematischen Prioritätensetzung kennen und lieben.

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Prioritätensetzung: Prioritäten bewusst setzen

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Vorteile der Prioritätensetzung
Stellen Sie sicher, dass Sie
  • vornehmlich an wichtigen oder notwendigen Aufgaben arbeiten,
  • die Aufgaben gegebenenfalls auch nach ihrer Dringlichkeit bearbeiten,
  • sich jeweils nur auf eine Aufgabe konzentrieren,
  • die Aufgaben in der festgelegten Zeit gezielt in Angriff nehmen und
  • Ihre Leistungsziele unter den gegebenen Umständen optimal (nicht perfekt!) erreichen,
  • alle Aufgaben delegieren, die von anderen erledigt werden können,
  • am Tagesende, was immer auch sonst passiert ist, zumindest die wichtigsten Dinge erledigt haben.
Weitere Vorteile systematischer Prioritätensetzung
Anhand einer bewussten Prioritätensetzung stellen Sie sicher, dass Sie die Aufgaben pünktlich und zuverlässig erledigen, an denen Sie und Ihre persönliche Leistungsfähigkeit gemessen werden. Das sind nämlich immer die wichtigsten, nicht die dringenden Aufgaben!
Prioritätensetzung mit Hilfe der ABC-Analyse
Die Technik der ABC-Analyse geht von der Erfahrung aus, dass die Prozentanteile der wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben im Allgemeinen konstant sind. Die Buchstaben A, B, C teilen die verschiedenen Einzelaufgaben in drei Klassen ein, und zwar nach deren Wichtigkeit für die Erreichung der beruflichen Ziele.
Eine ABC-Analyse hilft, die wichtigsten – ertragreichsten – Aufgaben zuerst in Angriff zu nehmen (A-Aufgaben), um mit diesen Tätigkeiten bereits den größten Anteil am Erfolg zu erzielen. Die nächstwichtigen Vorhaben (B-Aufgaben) bringen noch einmal einen gewissen Ertragszuwachs, während mit der Erledigung der relativ vielen, aber wenig wichtigen Arbeiten (C-Aufgaben) nur noch ein kleiner Betrag gewonnen wird.
Praxis-Tipp "Prioritätensetzung"
Eine große Hilfe bei der Berücksichtigung wichtiger Aufgaben ist die Wochenplanung als Ergänzung zur Tagesplanung: Denn eine reine Tagesplanung verstärkt die Prioritätensteuerung durch Dringlichkeit. Die Wochenplanung dagegen erlaubt eine Verbindung zwischen langfristigen Zielen und Ad-hoc-Einsätzen im kurzen Tagesgeschäft.

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