Aufgrund des latenten Personalmangels sollten Sie den Lokalredaktionen stets mundfertige Meldungen schicken. Denn die wenigsten Lokalredakteure haben Zeit, sich an den Computer zusetzen und aus Ihrer Pressemitteilung eine schicke Meldung zu machen. Deshalb: Servieren Sie mundfertig – und halten Sie sich dabei an die wichtigsten journalistischen Grundregeln.
Diese Ereignisse eignen sich für eine Pressemitteilung Ihres Vereins
- Vereinsjubiläen und Vereins-Ehrungen,
- Tag der offenen Tür,
- Einweihung neuer Vereinseinrichtungen oder Änderungen des Vereinsangebots,
- besondere Siege oder Teilnahme an wichtigen Veranstaltungen,
- Auslandsgeschäfte,
- Kooperationen und Partnerschaften,
- herausragende Prüfungsergebnisse und Zertifizierungen,
- Zuwächse in der Mitgliederzahl.
Gehen Sie am besten im Vereinsvorstand die Vereinsaktivitäten 2009 durch und legen Sie frühzeitig fest, zu welchen Ereignissen Pressemitteilungen verfasst werden sollen bzw. die Öffentlichkeitsarbeit angekurbelt werden soll. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen im Verein, der die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit künftig koordiniert.
Grundregeln für die Vereins-Pressemitteilung
- Fassen Sie sich kurz. Wichtig ist, dass Sie die 6 Ws beantworten: Wer? Was? Wann? Wo? Warum? Welche Konsequenzen?
- Formulieren Sie Ihre Pressemitteilung nach der Regel „Vom Wichtigen /Neuen / Besonderen zum Allgemeinen – so dass sich die Meldung „von hinten weg“ kürzen lässt.
- Wählen Sie einen jetzigen / spannenden Aufhänger, der Interesse weckt.
- Zitieren Sie die Äußerungen von relevanten Personen. Damit bringen Sie Abwechslung in einen Text.
- Achten Sie auf den Wahrheitsgehalt Ihrer Aussagen. Werbewirksame Übertreibungen sind erlaubt, echte Lügen nicht. Achten Sie darauf, dass Zahlen, Daten etc. nachprüfbar sind.
- Format: Zeilenabstand 1,5 fach und Schriftgröße 14 Punkt. Lassen Sie einen breiten Rand.
- Liefern Sie Fotos von dem Ereignis in guter Qualität (300 dpi) mit. Fragen Sie ruhig einmal bei der jeweiligen Redaktion nach, wie sie Fotos am liebsten hätte. Wenn Sie „maßgeschneidert“ liefern, ist ein Abdruck gleich viel wahrscheinlicher.
- Legen Sie einmalig ein Layout für Ihre Pressemitteilungen fest und verwenden Sie dieses immer wieder. Dies erhöht den Wiedererkennungswert beim Redakteur und macht einen professionellen Eindruck.
- Terminankündigung: Kündigen Sie Ihre Pressemitteilung in den Redaktionen 3 bis 4 Tage vorher an. So kann bei Interesse die Meldung gleich eingeplant werden.
- Nennen Sie einen festen Ansprechpartner mit Kontaktdaten für Rückfragen.
- Finden Sie vorab heraus, wer in der Redaktion für Ihr Thema zuständig ist und adressieren Sie Ihre Pressemitteilung direkt an die entsprechende Person. Diese Angaben sollten Sie gleich in Ihrem Presseverteiler speichern, dann haben Sie beim nächsten Mal viel weniger Arbeit.
- Achten Sie auf die richtige Schreibweise, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse.
- Denken Sie daran, zu Ihren öffentlichen Veranstaltungen auch die Vertreter der Presse einzuladen. So schaffen Sie persönliches Verhältnis zur Presse!
- Auch bei negativen Ereignissen wie beispielsweise einem Unfall oder der geplanten Schließung einer Vereinsabteilung kann eine Pressemitteilung sinnvoll sein. So können Sie z. B. Spekulationen und Falschmeldungen mit einer sachlichen Meldung über die wirklichen Fakten zuvorzukommen.