Pflege: Qualitätszirkel erfolgreich in die betrieblichen Abläufe einbetten

Qualitätszirkel: Experten vor Ort
Die alltägliche Praxis zeigt, dass von oben vorgegebene Strukturen und Ablaufschemata oft nicht das regeln, was sie regeln sollen. Denn die Probleme an der pflegerischen Basis sind die Probleme der davon Betroffenen. Ablauf- und Organisationsbeschlüsse haben aber erst dann den größten und nachhaltigsten Erfolg, wenn die Mitarbeiter, die täglich danach vorgehen sollen, das Gefühl haben, dass die entsprechenden Lösungswege ihre eigenen sind.

Es wirkt sich nicht nur motivierend auf die Arbeitshaltung aus, sondern die Strukturen sind sehr viel besser im Gedächtnis verankert. Die Mitarbeiter sind die eigentlichen Experten, den Führungsmitarbeitern kommt bestenfalls eine beratende Funktion zu oder sie liefern fehlende Informationen.

Ablauf eines Qualitätszirkels
In regelmäßigen Qualitätszirkeln beginnt man mit dem Sammeln von Themen (Problemen), um dann eine Gewichtung und Priorisierung vorzunehmen. Diese Zirkel sind sehr aufwendig und es besteht leicht die Gefahr, dass die Bodenhaftung verloren geht.

In den Werkstatt-QZs sind diese Schritte bereits erfolgt. Sie sind gewissermaßen in den normalen Abläufen der Einrichtung eingebettet und gehören zur Routine.
Mögliche Themen können von den Mitarbeitern selber kommen oder sie werden an sie herangetragen und gegebenenfalls mit einer Lösungsaufgabe beauftragt.

Natürlich müssen Führungsmitarbeiter die Ergebnisse von Qualitätszirkeln kritisch prüfen, aber sie sind auch gut beraten, in ihren Augen scheinbar nicht perfekte Lösungen, soweit das gefahrlos geht, ausprobieren zu lassen und zu genehmigen. Wertschätzung der Leistungen von Mitarbeitern kann hier kaum deutlicher zum Ausdruck gebracht werden.

Wichtige Begleiterscheinungen von Qualitätszirkeln

• Das Interesse und das Bewusstsein für die Mitverantwortung in Richtung Kundenzufriedenheit, Qualitätsverbesserung und Arbeitseffizienz entwickelt sich bei allen Mitarbeitern zu einer Grundhaltung, so dass die Einrichtung erfolgreich sein kann.
• Die Transparenz von Ablaufstrukturen erleichtert neuen Mitarbeitern die Integration.
• Qualitätszirkel fungieren quasi als innerbetriebliche Fortbildung der Mitarbeiter mit hoher Motivation und einer erfolgversprechenden Anwendung des gelernten Wissens. Bereits vorhandenes Fachwissen und Kompetenzen der Mitarbeiter werden genutzt und weiterentwickelt.
• Mitarbeiter lernen sich – auch mal anders – kennen. 

Unterschiedliche Formen von Qualitätszirkeln
Es gibt zwei Möglichkeiten, um Qualitätszirkel im betrieblichen Ablauf zu implementieren.

• Die verbreitetste Form ist es, dass sich Mitarbeiter meist gleichartiger, aber auch hierarchieübergreifender Ebenen unter der Leitung eines Moderators in regelmäßigen Abständen auf unbestimmte Zeit während der Arbeitszeit auf freiwilliger Basis in Kleingruppen von 4 bis maximal 9 Teilnehmern treffen, um Themen des eigenen Arbeitsbereiches zu analysieren und mit Hilfe bekannter Kreativitätstechniken (Brainstorming, etc.) und Problemlösungsstrategien Lösungsvorschläge zu erarbeiten. Dabei entstehen daraus gerne mal eigene Projekte mit klar definiertem Auftrag und Zielsetzung.
• In sogenannten Werkstattzirkeln hingegen treffen sich die Mitarbeiter eher anlassbezogen oder erhalten den Auftrag von Seiten der Einrichtungsleitung. In diesen Zirkeln steht das Problem also fest und interessierte Mitarbeiter suchen nach einer Lösung.

Bestandteile und Anforderungen an einen Qualitätszirkel:

• Moderation: Zeitdisziplin, Ergebnissicherung, Konflikt, Moderator kommt gegebenenfalls aus einem anderen Bereich des Betriebs
• Protokoll: Lösungen, offene Themen/Fragen, Arbeitsaufträge, Termine
• Begrenzte Sitzungsanzahl: 3 – max.6
• Überschaubare Mitarbeiterzahl: 3 – 8
• Beteiligung durch alle relevanten Bereiche!

Schritte eines Qualitätszirkels:

1. Problemdefinition (z. B. als Ergebnis einer externen Prüfung, Befragung, Beschwerde, eines Verbesserungsvorschlags oder als Reaktion auf eine konkrete Anfrage)
2. Ziel bzw. Auftrag (durch einen leitenden Mitarbeiter)
3. Gruppenbildung und Festlegung von Moderation, Protokoll und Anzahl Sitzungen
4. Sitzungen: Analyse, Informationssammlung, Erarbeiten von Lösungsvorschlägen (Die Sitzungshäufigkeit und Länge sollte sich nach dem Gegenstand richten, aber in der Regel nicht mehr als 3 bis 6 Sitzungen mit jeweils 1,5 bis 2 Stunden betragen.)
5. Erarbeitung von Lösungsvorschlägen
6. Auswahl und Prüfung der Vorschläge (Leitung und gegebenenfalls Mitarbeitervertretung wird einbezogen.)
7. Schriftliche Formulierung als Standard, Verfahrensanweisung oder Checkliste (Transparenz)
8. Veröffentlichung und Information an alle betroffenen Bereiche (Präsentation)
9. Umsetzung und Erprobung
10. Überprüfung