Pandemieplanung: Wie Sie für Ihr Unternehmen einen Coronavirus-Notfallplan umsetzen
Die deutschen Bundesländer ergreifen nun massive Maßnahmen, um die weitere Ausbreitung des Corona-Virus einzudämmen. Nachdem mit dem Saarland, Bayern, Niedersachsen und Berlin erste Länder die Schließung von Schulen und Kitas vorangebracht haben, zieht nun auch die Privatwirtschaft nach (z. B. mit der Schließung von Bankfilialen in Saarbrücken). Die Tatsache, dass sich der Erreger sehr leicht von Mensch zu Mensch überträgt, stellt deutsche Unternehmen vor große Herausforderungen und zahlreiche Aufgaben.
Welche Maßnahmen Ihr Unternehmen während der nunmehrigen Pandemie ergreifen sollte, ergibt sich aus dem Handbuch für betriebliche Pandemieplanung, das das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe veröffentlicht hat.
1. Pandemieplan erstellen
Mit Ihrem betrieblichen Pandemieplan ergreifen Sie die nötigen Maßnahmen, um diese Ziele zu erreichen:
- Infektionsgefahr am Arbeitsplatz reduzieren
- Unternehmensabläufe so gut wie möglich fortsetzen
- negative wirtschaftliche Folgen begrenzen
- die für die Versorgung erforderlichen Funktionen sicherstellen
Ein solcher Pandemieplan muss Vorgaben zu diesen Punkten abdecken:
- Hygienevorschriften am Arbeitsplatz
- Personalplanung: Notfalleinsatzpläne, Schlüsselpersonal und Weisungsrechte
- Arbeitszeit und Ort: verlängerte oder verkürzte Arbeitszeit, Homeoffice-Lösungen
- Regelungen bei Krankheitsfall oder Quarantäne
In diesem Zusammenhang müssen Sie auch Punkte wie die Gehaltsfortzahlung bei Erkrankung, Beurlaubung und bezahlte Mitarbeiterfreistellung behandeln.
2. Betriebliche Konsequenzen ermitteln
Im Rahmen der Pandemieplanung ermitteln Sie,
- welche Kernprozesse im Betrieb anfallen,
- welche vertraglichen Pflichten Sie bei Waren- und Dienstleistungsangeboten eingegangen sind und
- welche Konsequenzen Vertragsverletzungen für Ihr Unternehmen hätten.
Außerdem analysieren Sie, welche Betriebsabläufe nicht ausfallen dürfen und ob alle dafür erforderlichen Roh- und Hilfsstoffe vorhanden sind. Sie sollten sich auch überlegen, welche Tätigkeiten Sie vorläufig einstellen könnten.
3. Aufgaben verteilen und Zuständigkeiten festlegen
Je nach Unternehmensgröße übernimmt die Pandemieplanung der Unternehmer, ein erfahrener Mitarbeiter oder ein Team mit leitenden Angestellten aus verschiedenen Unternehmensbereichen. Als Verantwortlicher müssen Sie auch Mitarbeiter finden, die die zusätzlich anfallenden Aufgaben übernehmen können.
4. Personalausfälle kompensieren
Es bedarf einer genauen Vertretungsregelung, um krankheitsbedingte Personalausfälle ausgleichen und den Betrieb aufrechterhalten zu können. Hierbei müssen Sie die Anforderungen berücksichtigen, die die jeweiligen Aufgaben an den Mitarbeiter stellen und auf die entsprechende Qualifikation achten.
5. Betriebliches Informationsmanagement
Sie sollten ein betriebliches Kommunikationsnetz aufbauen und die Kommunikation mit den Behörden organisieren. Außerdem sind die aktuellen Informationen des Gesundheitsschutzes kontinuierlich zu berücksichtigen, wobei diese Einrichtungen wichtige Informationsquellen bieten:
Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung (BZgA)
Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe
6. Personalbedarf anpassen
Der Personalbedarf ist an die durch die Pandemie veränderte Situation anzupassen.
- Schlüsselpersonal einsetzen und Stellvertreter organisieren: Demnach sollten Sie jene Mitarbeiter auf den Einsatz vorbereiten, die notwendig sind, um die allenfalls zurückgefahrene Produktion aufrechtzuerhalten und die erforderlichen Dienstleistungen anzubieten. Dieses Schlüsselpersonal ist über neu hinzugekommene Kompetenzen zu informieren. Für solche Mitarbeiter in Schlüsselpositionen müssen Sie Stellvertreter organisieren. Bei Bedarf sollten Sie ehemalige Mitarbeiter zurückholen, um das erforderliche Schlüsselpersonal jederzeit bereitzustellen.
- Heimarbeit ermöglichen: Soweit es möglich ist, sollten Sie anordnen, dass Ihre Mitarbeiter während der Pandemie im Homeoffice arbeiten können. Dafür bedarf es einer technischen Ausstattung und einer guten Kooperation mit der IT-Abteilung.
- Momentan nicht erforderliches Personal abziehen: Auf Basis des Pandemieplans und der verminderten Produktion sollten Sie nicht erforderliches Personal abziehen. Sie benennen Kontaktpersonen im Unternehmen, die regelmäßig Kontakt zu diesen Mitarbeitern pflegen und sie über die Abläufe im Betrieb auf dem Laufenden halten. Auch der Gesundheitszustand dieses Personals sollte Gegenstand der Kommunikation sein.
7. Umgang mit Mitarbeitern und Verhaltensregeln
Sie sollten darauf achten, dass Ihr Schlüsselpersonal mit dem Auto oder Fahrrad zur Arbeit kommt oder von der Wohnung abgeholt wird. Dafür muss genügend Treibstoff vorhanden sein. Auf die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln ist zu verzichten. Wichtig sind außerdem diese Maßnahmen:
- Lebensmittel- und Getränkeversorgung gewährleisten: Betriebskantinen und Verkaufsstellen im Unternehmen sind zu schließen. Demnach sollten Sie Ihren Mitarbeitern die nötigen Rahmenbedingungen für die Selbstversorgung im Betrieb bieten, zum Beispiel eine Mikrowelle oder eine Teeküche. Es ist darauf zu achten, dass die Mitarbeiter ihre Pausenzeiten möglichst nicht in größeren Gruppen abhalten.
- Kontakte minimieren: Im Umgang miteinander sind Verhaltensregeln einzuhalten, die strenge Anforderungen an die Hygiene stellen und die Kontakte zueinander auf ein Minimum reduzieren.
- Kontinuierliche Informationen erteilen: Sie sollten die Belegschaft laufend über die Situation der Pandemie und des Unternehmens informieren (Stichwort: Krisenkommunikation). Es ist auf eine leicht verständliche Sprache zu achten. Zudem unterrichten Sie die Mitarbeiter über die Verhaltensregeln mit Aushängen, E-Mails und Einträgen im Intranet.
8. Betriebsorganisatorische Schutzmaßnahmen treffen
Um die Ansteckungsgefahr in Ihrem Unternehmen zu verringern, sollten Sie diese Aspekte berücksichtigen:
- Meetings mit Anwesenheitspflicht für Mitarbeiter durch Telefon- und Videokonferenzen ersetzen
- Dienstreisen absagen und verreiste Mitarbeiter zurückholen
- Erhöhte Hygienestandards einhalten
- Festgelegte Beginn- und Endzeiten aufheben
- Mitarbeiterschichtwechsel möglichst ohne direkten Kontakt organisieren
- Betriebskantinen schließen
Insgesamt müssen Sie als Unternehmen im Rahmen einer sorgfältigen Pandemieplanung eine Fülle an Maßnahmen ergreifen, um einer weiteren Ausbreitung des Corona-Virus vorzubeugen und gleichzeitig die technische und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Unternehmens weitgehend zu erhalten.
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