Lebensberatung Praxistipps

Organisation im Sekretariat optimieren

Lesezeit: 8 Minuten Die Tendenz ist eindeutig: Überstunden sind in den meisten Firmen an der Tagesordnung. Die Arbeit und die damit verbundene persönliche Belastung nehmen zu. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie durch Verbesserung Ihrer Organisation mehr Übersicht und Gelassenheit in Ihr Sekretariat bringen könnten, dann ist dieser Beitrag genau der richtige für Sie. Hier erhalten Sie die wichtigsten Praxistipps zur Erleichterung Ihrer täglichen Arbeit im Sekretariat.

8 min Lesezeit

Organisation im Sekretariat optimieren

Lesezeit: 8 Minuten

Effektivität bleibt bei vielen Menschen auf der Strecke, weil sie während der Arbeit immer wieder ihrer Lust auf bestimmte Tätigkeiten nachgeben. Statt sich auf die wirklich dringlichen Aufgaben “zu stürzen”, wird erst das erledigt, was Spaß macht. Eine menschliche und sehr gut nachvollziehbare Eigenschaft – aber leider völlig ineffektiv.

Wenn Sie sich durch strukturiertes Arbeiten und unter Berücksichtigung der nachfolgenden Tipps in diesem Beitrag Zeitreserven schaffen, können Sie zwischendurch immer mal wieder etwas erledigen, wonach Ihnen gerade ist – die Zeit haben Sie dann!
Bringen Sie eine Struktur in Ihr Sekretariat, die Sie sich, soweit dies geht, selbst vorgeben.

Halten Sie Ihre Prioritäten schriftlich fest. Prioritäten, die Sie nur im Kopf haben, geraten schon einmal durcheinander. Es ist unerlässlich, dass Sie Ihre Aufgaben notieren und jeder einzelnen eine Priorität zuweisen.

  • Priorität A
    Muss unbedingt noch am gleichen Tag erledigt werden. Wenn diese Aufgabe nicht erledigt wird, könnte das schwerwiegende Folgen haben. Zum Beispiel: Verlust eines Auftrags oder eines Kunden.
  • Priorität B
    Es wäre gut, wenn Sie sich heute noch dieser Aufgabe widmen könnten. Wenn Sie es nicht schaffen, wird die B-Priorität am folgenden Tag zur A-Priorität. Beginnen Sie mit der Erledigung der B-Aufgaben, wenn Sie alle A-Tätigkeiten beendet haben.
  • Priorität C
    Allgemein werden C-Aufgaben als “Kleinkram” bezeichnet. Doch im Sekretariat kann dieser “Kleinkram” sehr dringlich sein und deshalb eine A-Aufgabe darstellen, zumal diese Kleinigkeit häufig nicht delegiert werden kann. Die Vergabe des “C” sagt nichts über die Bedeutung der Tätigkeit aus, sondern nur über deren zeitliche Erledigung. Deshalb: Priorität-C-Aufgaben müssen weder am selben Tag noch am Folgetag erledigt werden, dürfen aber selbstverständlich nicht unter den Tisch fallen.

Tipp
Wenn Sie auf eine C-Aufgabe stoßen, packen Sie sie sofort in die Wiedervorlage – und zwar genau auf den Tag, an dem Sie sie gern erledigen würden.

Sie wissen selbst: Auch wenn Sie Ihren Tag sorgfältig geplant haben, kann es Ihnen passieren, dass Ihr Chef Ihrem Sekretariat spontan eine Tätigkeit überträgt, deren Erledigung oder Oragnisation er für vorrangig hält. Betrachten Sie solche Abläufe nicht als “Der bringt mir sowieso wieder alles durcheinander”, sondern betrachten Sie derartige “Aktionen” als ganz normale Unterbrechungen und Geschehnisse des Tages. That’s life.
Achtung: Betrachten Sie Ihnen spontan übertragene Aufgaben nicht automatisch als A-Aufgaben. Hinterfragen Sie immer die Dringlichkeit, damit vermeintliche A-Tätigkeiten die wirklichen A-Prioritäten nicht beiseite schieben. Das könnte kritisch werden – wirklich Dringliches bleibt so vielleicht liegen, oder Sie müssen die Mehrarbeit mit Überstunden kompensieren. Beides ist nicht sehr verlockend.
Tipp zur Eigenmotivation
Sobald eine Aufgabe erledigt ist, wird sie komplett durchgestrichen. Erledigtes durchstreichen zu können verstärkt das Gefühl, etwas erreicht zu haben – mehr als nur ein Haken als Erledigt-Zeichen.
Sie wissen selbst: Auch wenn Sie Ihren Tag sorgfältig geplant haben, kann es Ihnen passieren, dass Ihr Chef Ihnen spontan eine Tätigkeit überträgt, deren Erledigung er für vorrangig hält. Betrachten Sie solche Abläufe nicht als “Der bringt mir sowieso wieder alles durcheinander”, sondern betrachten Sie derartige “Aktionen” als ganz normale Unterbrechungen und Geschehnisse des Tages. That’s life.
Achtung: Betrachten Sie Ihnen spontan übertragene Aufgaben nicht automatisch als A-Aufgaben. Hinterfragen Sie immer die Dringlichkeit, damit vermeintliche A-Tätigkeiten die wirklichen A-Prioritäten nicht beiseite schieben. Das könnte kritisch werden – wirklich Dringliches bleibt so vielleicht liegen, oder Sie müssen die Mehrarbeit mit Überstunden kompensieren. Beides ist nicht sehr verlockend.
Tipp zur Eigenmotivation
Sobald eine Aufgabe erledigt ist, wird sie komplett durchgestrichen. Erledigtes durchstreichen zu können verstärkt das Gefühl, etwas erreicht zu haben – mehr als nur ein Haken als Erledigt-Zeichen.
Die Rolle des persönlichen Biorhythmus wird bei der Optimierung der eigenen Leistungsfähigkeit häufig unterschätzt. Jeder hat leistungsstarke und leistungsschwache Zeiten. Die einen könnten gleich morgens Bäume ausreißen, die anderen darf man vor 10 Uhr nicht einmal ansprechen. Eines haben alle gemeinsam: Nach dem Mittagessen sind die Motivation und die Leistungsfähigkeit auf dem Tiefpunkt. Finden Sie heraus, wann Sie “Bäume ausreißen” könnten, und erledigen Sie in solchen Zeiten Aufgaben, die Ihre ganze Konzentration erfordern.
Auch wenn es in den meisten Sekretariaten heiß hergeht, gibt es auch mal so genannte Ruhezeiten. Überlegen Sie deshalb, wann es im Laufe eines Tages “entspannte” Phasen gibt, und nutzen Sie sie!
Solche Perioden eignen sich hervorragend für die Erledigung einer Aufgabe, die Ihre ganze Konzentration fordert.
Sekretärinnen werden von allen Seiten “gestört”. Selbst wenn Sie ein Büro für sich alleine haben, sind Sie vor Störungen nicht sicher: Es kommen immer wieder Mitarbeiter zu Ihnen, Ihr Chef will natürlich häufig etwas loswerden, das Telefon klingelt andauernd und, und, und. Da fällt es schon einmal (oder mehrmals) schwer, sich zu konzentrieren.
Doch bevor Sie wirkungsvolle Praxistipps zur Bekämpfung dieser Störungen erhalten, sollte Ihre Aufmerksamkeit einer etwas anderen Thematik gelten: nämlich Ihnen selbst. Die meisten Menschen haben Schwächen, was das eigene Zeitmanagement angeht, und sind selbst ihr größter Saboteur.
Stehen Sie sich auch manchmal selbst im Weg? Die meisten Menschen haben Probleme mit dem eigenen Zeitmangement. Wir haben einige „Schwächen“ für Sie aufgelistet möchten Ihnen zeigen, wie Sie sich und Ihren Arbeitsalltag besser organisieren können. Folge: Weniger Stress und mehr Erfolg.
  • Sie zählen zu den Aktionistinnen?
    Sie sind wahrscheinlich in allem, was Sie tun, sehr spontan. Was in vielerlei Hinsicht sehr positiv ist, wirkt sich bei Ihrer Arbeit manchmal negativ aus: Sie arbeiten gerade konzentriert an einer Sache – da legt Ihnen ein Kollege eine Unterlage auf den Tisch. Anstatt diesen Vorgang nur zu registrieren, ziehen Sie die Mappe interessiert heran, überfliegen, worum es geht, und entscheiden, sich dieser Angelegenheit umgehend anzunehmen. Eine halbe Stunde später könnte das Gleiche wieder passieren.Besser so: Beenden Sie eine Arbeit, bevor Sie mit der nächsten beginnen, auch wenn ein Kollege etwas “zwischenschiebt”. Unterteilen Sie umfangreiche Aufgaben in Teilaufgaben, damit ein Ende in Sicht ist. Mit der Erledigung von Teilaufgaben verzeichnen Sie Teilerfolge – dies stärkt die Motivation und das Durchhaltevermögen.

    Wenn Sie eine Arbeit unterbrechen, um eine andere aufzunehmen, dann tun Sie das nur bewusst. Dies macht beispielsweise dann Sinn, wenn Sie sich schon zu lange mit der gleichen Art Tätigkeit beschäftigen, beispielsweise am PC arbeiten. Monotonie führt zu Konzentrationsmangel.

  • Sie werden leicht hektisch?
    Je mehr zu tun ist, desto schneller versuchen Sie zu arbeiten. Ganz normal! Doch Sie erkennen gelegentlich nicht, wann der Faktor Schnelligkeit in Hektik übergeht. Sobald Sie die Grenze überschritten haben, leidet Ihre Effektivität. Dass Sie ab einem bestimmten Punkt nicht mehr schnell, sondern hektisch agieren, erkennen Sie beispielsweise daran: rote (hektische) Flecken am Hals, Flüchtigkeitsfehler, energisches Hin- und Herrennen, Sie lassen Unterlagen entweder auf dem Tisch einer Kollegin zurück oder vergessen sie am Kopierer und Ähnliches. So entsteht Mehrarbeit, und der Zeitdieb ist wieder unterwegs.Tipp

    Da hilft nur Selbstdisziplin. Wie heißt es so schön – in der Ruhe liegt die Kraft. Ertappen Sie sich im Zustand der Nervosität und Hektik, stellen Sie ihn sofort ab. So klappt’s: Statt noch schneller zu werden, wenn etwas nicht funktioniert, halten Sie inne. Nehmen Sie sich eine Auszeit – machen Sie ein paar Minuten Pause.

    Erstellen Sie eine Prioritätenliste. Notieren Sie kurz, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge erledigt werden müssen. Selbst in Zeiten höchsten Stresses bringt diese Technik Sie weiter.

    Versuchen Sie eine Atemtechnik, um wieder zu innerer Ruhe und körperlicher Entspanntheit zu finden. Atmen Sie langsam ein, und halten Sie den Atem vier Sekunden an, bevor Sie ihn wieder aushauchen. Wiederholen Sie diesen Vorgang viermal. Sie werden feststellen, dass Sie anschließend ruhiger sind und entspannter und konzentrierter arbeiten können.

  • Auf Ihrem Schreibtisch sieht es relativ unordentlich aus?
    Aber Sie behaupten, dass Sie das Chaos beherrschen? Glauben Sie das wirklich? Innerhalb weniger Sekunden auf einem völlig chaotischen Schreibtisch genau nach der Unterlage zu greifen, die benötigt wird: Was ist das? Glück? Siebter Sinn? Das Glück ist den Suchern sicher nicht immer hold, undmeist ist so ein Griff purer Zufall. Wenn es nämlich mal nicht klappt, werden Stapel dreimal durchgesehen, Papiere hochgehoben und Mülleimer nach Zetteln durchwühlt – das kostet Zeit!Aufgeräumter Schreibtisch = Zeitgewinn: Je ordentlicher Ihr Schreibtisch ist, desto schneller haben Sie Zugriff auf Ihre Unterlagen, desto übersichtlicher können Sie arbeiten.

    Aufgeräumter Schreibtisch = Kompetenz: Sie glauben nicht, dass ein ordentlicher Arbeitsplatz Sie kompetent wirken lassen kann? Dann vollziehen Sie folgendes Beispiel einmal nach:

    Ihr Chef hat eine verantwortungsvolle Aufgabe zu vergeben. Sie teilen sich Ihr Büro mit einer Kollegin. Sie sind beide gleich nett, gleich hilfsbereit, gleich intelligent. Der Schreibtisch Ihrer Kollegin ist tipptopp. Es liegen wirklich nur die Unterlagen auf dem Tisch, die Ihre Kollegin zur Erledigung ihrer derzeitigen Aufgabe benötigt. Ihr eigener Arbeitsplatz hingegen sieht aus, als hätte eine Bombe eingeschlagen. Unterlagen türmen sich, aber Sie beherrschen das Chaos – behaupten Sie zumindest.

    Was glauben Sie, wem Ihr Chef die verantwortungsvolle Aufgabe übertragen wird? Ihnen oder Ihrer Kollegin? Natürlich Ihrer Kollegin. Ihrer Kollegin werden immer die verantwortungsvollen Aufgaben übertragen. Bei Ihnen landen die Dinge, die nicht so wichtig sind – denn schließlich machen Sie nicht den Eindruck, als wären Unterlagen bei Ihnen sicher aufgehoben.

  • Sie verbringen täglich Zeit damit, Unterlagen zu suchen?
    Schade um die schöne Zeit! … Haben Sie schon herausgefunden, was Sie in der Regel suchen? Suchen Sie Zettel? Gerade eben hatten Sie den Zettel, auf dem Sie die Telefonnummer notiert haben, in der Hand. Jetzt ist er spurlos verschwunden. Berge von Papier werden bewegt in der Hoffnung, dass sich der Zettel darunter verkrochen hat – schlimmstenfalls wird sogar der Papierkorb umgestülpt.Tipp

    Notieren Sie nichts mehr auf Zetteln, verwenden Sie lieber einen Block, denn der geht nicht so schnell verloren.

    Suchen Sie Dokumente, Unterlagen? Ihr Chef bittet Sie, ihm die Unterlage XY gerade mal eben während einer Besprechung reinzureichen. Die Suche beginnt. Wo haben Sie das blöde Ding nur hingelegt? Keine besonders gelungene Chefentlastung, wenn Ihr Boss seinen Gesprächspartner 15 Minuten hinhalten muss, bevor Sie fündig geworden sind.

    Tipp

    Statt Unterlagen wochenlang zu horten, bis die Übersicht völlig verloren geht, sollten Sie nach einer Möglichkeit suchen, die Übersicht zu optimieren. Unser Vorschlag: Legen Sie für jeden in Ihrem Schrank vorhandenen Ordner eine Hängemappe mit der gleichen Beschriftung an. Statt Unterlagen erst einmal gar nicht vorzusortieren oder sofort abzuheften (was sehr zeitintensiv ist), legen Sie das abzulegende Papier in die entsprechende Hängemappe.

  • Sie lassen sich zu leicht ablenken?
    Möglicherweise drehen sich Ihre Gedanken parallel zu Ihrer aktuellen Arbeit um andere zu erledigende Tätigkeiten. Das lenkt ab.Tipp

    Stoppen Sie alle Gedanken, die Sie ablenken. Alles, was Ihnen neben Ihrer Arbeit durch den Kopf geht, schreiben Sie am besten sofort auf. Dann. wissen Sie, dass Sie daran auf jeden Fall erinnert werden.

  • Sie sind vergesslich?
    Es kann schon sehr unangenehm werden, wenn man vergesslich ist. Vergesslichkeit schürt das Misstrauen Ihres Chefs; ein paar Mal eine Aufgabe nicht erledigt – und schon hält man Sie für unzuverlässig. Das muss nicht sein.Tipp

    Was man nicht im Kopf hat …, das haben Sie auf einem Block oder in einer Kladde notiert. Sie sind nicht Albert Einstein und arbeiten nicht im Sekretariat, um Ihre Gedächtnisleistung jeden Tag erneut zu beweisen. Schreiben Sie alles auf, was es zu erledigen gibt!

  • Sie haben manchmal Konzentrationsschwierigkeiten?
    Je schlechter Sie sich konzentrieren können, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich Flüchtigkeitsfehler in Ihre Arbeit einschleichen. Außerdem verlängert sich die zur Erledigung benötigte Zeit.Ablenkung entsteht häufig auch durch Geräuschkulissen: Schließen Sie Ihre Tür, und vermeiden Sie “Radiogedudel”. Auch Hungergefühl kann zu Konzentrationsproblemen führen. Stellen Sie dieses Gefühl ab – das wird ja nicht so schwierig sein!
  • Sie regen sich leicht über Kleinigkeiten auf?
    Im Grunde genommen braucht Ihnen dazu niemand einen Ratschlag zu erteilen. Sie wissen selbst, dass es nichts bringt, sich über Kleinigkeiten aufzuregen – und trotzdem tun Sie’s. Jedes Mal, wenn Sie wieder “an die Decke gehen”, fragen Sie sich:- Worüber rege ich mich konkret auf?
    – Was bringt mir mein Aufregen?
    – Was erreiche ich, wenn ich mich aufrege?
    – Was kann ich tun, damit ich mich wieder beruhige?
    – Kann ich an der Situation, über die ich mich ärgere, etwas ändern?

    Tipp

    Statt sich zu ärgern, sollten Sie Ihre Energie lieber dafür verwenden, die Situation zu ändern, über die Sie sich aufregen – vorausgesetzt, es liegt in Ihrer Macht, und der Aufwand steht dafür.

Bringen Sie eine Struktur in Ihr Sekretariat, die Sie sich, soweit dies geht, selbst vorgeben. Halten Sie Ihre Prioritäten schriftlich fest. Prioritäten, die Sie nur im Kopf haben, geraten schon einmal durcheinander. Es ist unerlässlich, dass Sie Ihre Aufgaben notieren und jeder einzelnen eine Priorität zuweisen.

  • Priorität A
    Muss unbedingt noch am gleichen Tag erledigt werden. Wenn diese Aufgabe nicht erledigt wird, könnte das schwerwiegende Folgen haben. Zum Beispiel: Verlust eines Auftrags oder eines Kunden.
  • Priorität B
    Es wäre gut, wenn Sie sich heute noch dieser Aufgabe widmen könnten. Wenn Sie es nicht schaffen, wird die B-Priorität am folgenden Tag zur A-Priorität. Beginnen Sie mit der Erledigung der B-Aufgaben, wenn Sie alle A-Tätigkeiten beendet haben.
  • Priorität C
    Allgemein werden C-Aufgaben als “Kleinkram” bezeichnet. Doch im Sekretariat kann dieser “Kleinkram” sehr dringlich sein und deshalb eine A-Aufgabe darstellen, zumal diese Kleinigkeit häufig nicht delegiert werden kann. Die Vergabe des “C” sagt nichts über die Bedeutung der Tätigkeit aus, sondern nur über deren zeitliche Erledigung. Deshalb: Priorität-C-Aufgaben müssen weder am selben Tag noch am Folgetag erledigt werden, dürfen aber selbstverständlich nicht unter den Tisch fallen.

Tipp
Wenn Sie auf eine C-Aufgabe stoßen, packen Sie sie sofort in die Wiedervorlage – und zwar genau auf den Tag, an dem Sie sie gern erledigen würden.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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