Praxistipps Verein

Ohne Vereinsverwaltung versinkt ein Verein im Chaos

Lesezeit: < 1 Minute Die Vereinsverwaltung ist das Lebenselixier Ihres Vereins. Ohne die Information, Dokumentation und Archivierung Ihres Vereinslebens kann Ihre Gruppierung keine Aktivitäten durchführen, keine Nachweise zur gesellschaftlichen Berechtigung führen und keine Ansprüche zum Fortbestand und zur Weiterentwicklung stellen.

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Ohne Vereinsverwaltung versinkt ein Verein im Chaos

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Mit der zähen Materie der Vereinsverwaltung beschäftigen sich die meisten Ihrer Mitstreiter nur ungerne. Es muss mehr Freizeit investiert werden, und die geleistete Verwaltungsarbeit ist selten zu sehen oder zu greifen. Oft fehlt die Anerkennung, im Vergleich zu den in der Praxis Engagierten. Der ungeliebte „Schreibkram“ muss aber unbedingt von kompetenten Engagierten Ihres Vereins durchgeführt werden.

Folgende Aufgabenbereiche umfasst eine Vereinsverwaltung:

Mitgliederverwaltung
Statistik für Verein, Verbände, Beitragswesen, Meldung der Aktivitäten
Materialverwaltung
Bestandsaufnahme, -kontrolle, Reparaturen, Austausch des Vereinseigentums
Beschaffungswesen
Erwerb der  Materialien zur Durchführung des gesamten Vereinslebens 
Finanzverwaltung
Verwaltung, Buchführung und Kontrolle aller Einnahmen und Ausgaben des Vereins,
unter Beachtung und Durchführung der Finanzrichtlinien  
Archivierung des Schriftverkehrs
diesbezügliche Sortierung, Ablage. Nachweisführung aller den Verein betreffenden Vörgänge    
Dokumentation des Vereinsgeschehens 
Anfertigen von Chroniken über alle Vereinsaktivitäten für Jubiläen, Historien, Statistiken und sonstige Erhebungen

Die Voraussetzung für eine effektive Verwaltungsarbeit ist die ständige Erreichbarkeit, besonders über die modernen Kommunikationsmedien:

  • Offizielle Adressen: Verein, Geschäftstelle, Vereinsheim, Sportanlage, sonstige Räumlichkeiten
  • Telefon-Faxanschluss
  • Bürozeiten, wenn entsprechende Adresse, Räumlichkeiten vorhanden
  • Ansprechpartner für alle Vereinsbereiche
  • Bankverbindung, Steuernummer, Zuwendungsbescheinigungsberechtigung

Hilfsmittel zur zeitsparenden Durchführung der Vereinsverwaltung sind:

  • Offizielles Briefpapier des Vereins (Kopfbögen), Vereinsstempel
  • Büromaterial für alle Kommunikationsarten
    EDV-Technik (PC, Laptop, Drucker, Scanner, Kopierer)
  • Telefon, Faxgerät
  • Registrierschränke, Karteikästen, Aktenordner
  • Adresslisten für alle Kommunikationsarten, Terminkalender 

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