- Gehen Sie in den Ordner "Aufgaben" und legen Sie dort eine Aufgabe an, für die Sie den Zeitaufwand ermitteln wollen. Geben Sie dabei auf jeden Fall eine Betreffzeile ein. Die restlichen Felder füllen Sie je nach Bedarf aus. Speichern und schließen Sie anschließend die Aufgabe.
- Lassen Sie sich den Aufgabenordner in tabellarischer Form anzeigen und suchen Sie die zuvor abgespeicherte Aufgabe.
- Ziehen Sie den Eintrag bei gedrückter linker Maustaste aus dem Aufgabenordner in die Outlook-Leiste und dort auf das Symbol für den Ordner "Journal". Falls der Ordner derzeit nicht in der Outlook-Leiste zu sehen ist, halten Sie die Maustaste weiter fest und zeigen Sie auf die Gruppenüberschrift "Eigene Verknüpfungen". Nach kurzer Zeit blendet Outlook den Inhalt der Gruppe in der Outlook-Leiste ein. Nun sollten Sie das Journal-Symbol sehen, sodass Sie den Mauszeiger dorthin verschieben können. Auf dem Symbol lassen Sie die Maustaste wieder los.
- Daraufhin öffnet sich automatisch ein neuer Journaleintrag mit passend ausgefüllter Betreffzeile, korrektem Eintragstyp ("Aufgabe") und sogar einer Verknüpfung zur Original-Aufgabe.
- Sie müssen jetzt den Startzeitpunkt anpassen. Dazu überschreiben Sie sowohl das Datum als auch die Zeit neben "Beginnt um" mit dem Text "Jetzt". Outlook ist so intelligent, diesen Textwert in das aktuelle Datum, beziehungsweise die aktuelle Zeit umzuwandeln. Anschließend löschen Sie die Zeitangabe im Feld "Dauer".
- Starten Sie die Stoppuhrfunktion mit einem Klick auf "Zeitmessung beginnen". Setzen Sie die Arbeit dann wie gewohnt fort. Nur eines dürfen Sie nicht machen: den Journaleintrag schließen. Er kann aber problemlos im Hintergrund geöffnet bleiben.
- Wenn Sie die Arbeit abgeschlossen haben, kehren Sie zum Fenster des Journaleintrags zurück und klicken auf "Zeitmessung anhalten". Das Feld Dauer gibt jetzt Auskunft über den genauen Zeitaufwand.
- Speichern und schließen Sie den Journaleintrag.
Sie können auf diese Weise beliebig viele Aufgaben anlegen. Bei mehrfachem Aufruf der Stoppuhr finden Sie im "Outlook-Journal" diverse Einträge mit derselben Betreffzeile und der Aufgabenbezeichnung. Um die Summe aller Einzelzeitmessungen zu ermitteln, müssen Sie aber immer noch einen Taschenrechner bemühen.
Versionen: Outlook 98, 2000, 2002 und 2003