Die Inventarisierung, also die Bestandaufnahme von Gegenständen in das Vereinsvermögen, ist ein wichtiger Punkt in der Materialverwaltung Ihres Vereins und eine mögliche Vereinfachung Ihrer jährlichen Inventur.
Mit einer durchdachten Inventarisierung haben Sie stets den Überblick über Ihre Gegenstände und können daraus sogar Hilfen für eine neue Anschaffung geben.
So erfassen Sie das Inventar Ihres Vereins
Es gibt verschiedene Möglichkeiten und Wege, wie Sie Ihr Inventar erfassen können. Es gibt zum Beispiel teure Verwaltungssoftware, von denen ich aber an dieser Stelle abraten möchte. Denn letztendlich reichen Ihnen Karteikarten oder eine einfache Tabellenkalkulation. Mit letzterem haben Sie Ihre Inventarisierung im Nu erfasst und digitalisiert. Zu jedem Gegenstand sollten neben einer Inventarnummer auch die folgenden Daten erfasst werden:
- Genaue Bezeichnung des Gegenstandes im Inventar
- Hersteller und genaue Modell- bzw. Typenbezeichnung
- Netto- und Bruttoanschaffungspreis mit eventuellen Rabatten
- Wer hat Ihnen den Gegenstand geliefert? Wie lange dauerte die Lieferung? Gab es Probleme?
- Wie wird der Gegenstand eingesetzte. Welcher Abteilung ist er zugeordnet usw.
- Wie lange währt die Garantie noch?
- Abschreibungen
- Eventuelle Reparaturen bzw. Instandhaltungskosten
Wie können Sie mit einer Inventarisierung bares Geld sparen
Nehmen Sie doch einfach mal an, Sie haben einen Fußballverein und haben 2 elektronische Ballpumpen gekauft. Eine von einem Markenhersteller und die andere von einer No-Name-Marke. Bei der No-Name-Marke fallen aber im Laufe der 5 Jahren Nutzungsdauer Reparaturkosten in einer gewissen Höhe an. Die Markenpumpe funktioniert dagegen tadellos.
Somit haben Sie zwar einen erhöhten Anschaffungspreis bei der Markenpumpe, sind aber durch die ständig anfallenden Reparaturkosten des Billigprodukts kumuliert günstiger. Die Kosten einer Ballpumpe halten sich ja noch in Grenzen. Geht es aber um Fahrzeuge, Hallenbeläge oder andere teure Investitionsgüter werden Sie froh sein, auf vorhandene Erfahrungsberichte zugreifen zu können.
Und dies personenübergreifend. Das heißt auch neue Mitarbeiter bzw. Amtsinhaber, die vorher die Gerätschaften nicht kannten, können wegen der durchdachten Inventarisierung genau abschätzen, welche Produkte doch lieber nicht noch einmal gekauft werden sollten.
Der Vorschlag soll natürlich nicht heißen, dass Markenprodukte immer besser sind und No-Name-Marken eine minderwertige Qualität haben.