Zentrales Thema: die Personalbedarfsermittlung
Es gilt als das Standardwerk für die Organisationsarbeit des Bundes: das vom Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) herausgegebene Organisationshandbuch. Nach zwei arbeitsreichen Jahren zeigt sich das Buch in seiner Neufassung mit neuen Schwerpunkten für die Personalbedarfsermittlung. „Von Praktikern für Praktiker“ dient es als Nachschlagewerk und umfasst sowohl Praxiserfahrungen, die das Bundesverwaltungsamt als Berater des Bundes bei einer Vielzahl von Organisationsberatungen gesammelt hat, als auch erprobte Arbeitshilfen und Musterdokumente aus der Praxis der Bundesverwaltung. Die Inhalte basieren auf einem Konzept des umfassenden Verwaltungsmanagements und haben zum Ziel, die Ansätze, ihre Instrumente und Prozesse bestmöglich zusammenwirken zu lassen. Ziele sollen damit im Sinne einer Gesamtstrategie effektiv und effizient erreicht werden können.
Die anstehende Digitalisierung der Verwaltung war nur ein Anlass, die Methoden auf den Prüfstand zu stellen und hinsichtlich der IT-Nutzung anzupassen. Bereits 2007 hatte das BMI gemeinsam mit dem Bundesverwaltungsamt die Handbücher für die Organisationsbetrachtungen und die Personalbedarfsermittlung in der Bundesverwaltung überarbeitet und zu einer Online-Version zusammengefasst. In den Jahren 2007 bis 2018 folgten umfangreiche Überarbeitungen und Ergänzungen zu den Fragestellungen der Aufgabenkritik, der Personalbedarfsermittlung und der Prozessoptimierung. Dabei war stets das Ziel, klassische Personalbedarfsermittlung kontinuierlich in die Personalressourcenplanung und -steuerung der Behörden einzubinden.
Rund 30 Fachleute aus verschiedenen Behörden der Bundesverwaltung haben sich im Rahmen der Neukonzipierung in den vergangenen zwei Jahren mit dem zentralen Thema „Personalbedarfsermittlung“ beschäftigt und eine entsprechende Arbeitsgruppe gegründet. Wichtig war den Vertreterinnen und Vertretern vor allem, die vielfältigen Anforderungen der Ressorts zu einem Vorgehen zusammenzufügen, das für alle Behörden tauglich ist. Auf dem Weg zu einem Organisationshandbuch, das das Konzept des umfassenden Verwaltungsmanagements in den Mittelpunkt der Betrachtung stellt, hat sich die Arbeitsgruppe intensiv mit dem Sinn und Zweck der Personalbedarfsermittlung auseinandergesetzt und Methoden aus der täglichen Praxis der Behörden hinterfragt.
Konstruktive Begleitung bei der Überarbeitung des Handbuches lieferte der Bundesrechnungshof sowie Frau Petra Henning vom REFA-Verband. Sie ist eine erfahrene Expertin der bewährten REFA-Methodenlehre, die in der Ausbildung zum/zur REFA-Organisator/in stark an die im Organisationshandbuch aufgeführten Methoden und Techniken angelehnt wurde, um eine effektive und einheitliche Arbeitsweise in der Verwaltung zu ermöglichen.
Das Ergebnis steht seit August 2021 im neuen Leitfaden zur Personalbedarfsermittlung sowie in Handreichungen zur Personalressourcensteuerung und Personalbedarfsplanung mittels Prognosen zur Verfügung. Doch damit ist die Arbeit noch längst nicht beendet: Um die praktischen Erfahrungen in die stetige Aktualisierung des Handbuches einfließen zu lassen, werden diese nach Überführung der Inhalte in die Bundesverwaltung gesammelt und bewertet. Das Bundesverwaltungsamt spricht hier besonders auch Behörden an, die bisher nicht in den Prozess involviert waren, ihre Erfahrungen mitzuteilen.
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