Praxistipps Unternehmen

Individuell und effektiv – Das spricht für eine digitale Schichtplanung

Lesezeit: 3 Minuten Mit einem digitalen Schichtplan wird die Personalplanung mit ein paar Klicks verwaltet. Konflikte und Überschneidungen werden vermieden.

3 min Lesezeit
Individuell und effektiv - Das spricht für eine digitale Schichtplanung

Individuell und effektiv – Das spricht für eine digitale Schichtplanung

Lesezeit: 3 Minuten

Schichtpläne sind in den meisten Unternehmen ein notwendiges Übel! In vielen Firmen wird ein Dienstplan über Excel-Tabellen verwaltet und bei Änderungen entsteht ein großer Arbeitsaufwand, der in kürzester Zeit bewältigt werden muss, damit es zu keinen Produktionsausfällen kommt. 

Dabei gibt es seit einiger Zeit Cloud-Lösungen, die sich diesem Problem annehmen. Die Digitalisierung hat die Personaleinsatzplanung erreicht und mit einem virtuellen Schichtplan können Umstrukturierungen in Sekundenschnelle über ein paar Klicks vorgenommen werden.

Was ist ein digitaler Schichtplan?

Online-Schichtpläne sind für alle Unternehmen interessant, für die ein flexibler Personaleinsatz relevant ist. Dabei wird eine cloudbasierte Software installiert, die alle Belange der Personalplanung berücksichtigt. 

Diese offeriert Lösungen, die bereichsübergreifend sowohl die Auftragslage als auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen. In der Regel sind digitale Schichtpläne auf mobile Endgeräte übertragbar und von überall her zugänglich. Wer eine optimale Auslastung im Betrieb gewährleisten möchte, sollte seinen Schichtplan mit Papershift erstellen

Wie funktioniert er?

Ein digitaler Schichtplan ähnelt einer Excel-Tabelle, hat aber den Vorteil, dass je nach Ausstattung individuelle Verfügbarkeiten oder Abwesenheiten von Mitarbeitern automatisiert koordiniert werden. Er flexibilisiert den Personaleinsatz und schafft in Echtzeit anpassbare Arbeitspläne. Die betroffenen Mitarbeiter werden durch Push-Benachrichtungen informiert. 

Zudem dient ein digitaler Schichtplan als Kommunikationsmedium, sofern eine Nachrichtenfunktion integriert ist. Ein Zeiterfassungsmodul unterstützt dabei nicht nur die Planung des Personaleinsatzes, sondern liefert die Basisinfos für die Lohnabrechnung.

Die Vorteile einer Schichtplan Software liegen auf der Hand

Ein effizienter Schichtplan schont somit die beiden wichtigsten Ressourcen eines jeden Unternehmens. Die Arbeitskräfte werden optimiert eingesetzt. Umsatzverluste durch Fehler in der Planung des Personaleinsatzes werden vermieden. Die Vorteile sind dabei vielschichtiger Natur.

Weniger Arbeitsaufwand

Online lassen sich Dienstpläne leichter pflegen, zeitaufwendige Prozesse wie z.B. die Abfrage von Abwesenheiten oder Verfügbarkeiten entfallen. 

Sie sind auf die folgenden Monate übertragbar und berücksichtigen Überschneidungen. Die verantwortlichen Mitarbeiter in der Personalabteilung werden auf Missstände hingewiesen, bevor diese zu teuren Fehlproduktionen führen. 

Schichtplan von überall einsehbar

Ein großer Vorteil ist die Flexibilität, die von einem digitalen Schichtplan ausgeht. Mit einem mobilen Endgerät kann von überall und zu jeder Zeit darauf zurückgegriffen werden. Notwendige Änderungen werden in Echtzeit aktualisiert und sind sofort abrufbar. 

Mitarbeiter können sich frühzeitig darauf einstellen und für offene Schichten bewerben und müssen nicht individuell informiert oder angefragt werden. 

Schichten werden schneller und effizienter belegt

Der Clou eines digitalen Schichtplans ist die Partizipation der Mitarbeiter. Urlaubstage werden direkt von den Angestellten beantragt, Verfügbarkeiten eingetragen und Schichten ohne Kommunikationsaufwand getauscht. 

Dies bedingt die schnellere und effizientere Belegung der Schichten und hat eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit zur Folge.

Gesetzliche Vorschriften werden eingehalten

Das Arbeitsrecht beinhaltet eine Unmenge an Vorschriften, welche Rahmenbedingungen wie Pausen-, Anwesenheits- und Arbeitszeiten betreffen. Die Software berücksichtigt diese automatisch und überschaubar. 

Arbeitnehmer nutzen ihr Smartphone als Stempelkarte und markieren Arbeitsantritt, Pausen und Arbeitsende per App. Die Auswertungen werden als PDF-Datei abgespeichert, der Arbeitgeber kommt seiner Dokumentationspflicht ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand nach.

Höhere Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit

Dienstplanung birgt nicht selten ein hohes Konfliktpotential. Können doch selten alle Wünsche von Mitarbeitern berücksichtigt werden. Wenn die Angestellten in die Dienstplanung mit einbezogen werden, verbessert sich die Motivation und die Mitarbeiterbindung. 

Durch die erhöhte Transparenz wird die Planung eines Unternehmens für die Mitarbeiter nachvollziehbar. Speziell die jüngere Generation ist an die Kommunikation über moderne Messengerdienste gewöhnt, eine zeitgemäße Software-Lösung sollte bei der Idee der Mitarbeiterbindung nicht unterschätzt werden.

Planungsfehler werden vermieden

Händisch ausgeführte Dienstpläne sind fehleranfällig. Planungsfehler und Überschneidungen lassen sich nur mühsam und oft verspätet erkennen.

Datenübertragungen in andere Formate sind zeitintensiv und führen zu Fehlern, die aufwendig korrigiert werden müssen. Doppelbelegungen werden vermieden, da das System dabei Alarm schlägt.

Besserer Überblick

Eine Software zur Personalplanung vermeidet unnötige Kommunikationswege. Das Personalbüro hat alle notwendigen Daten verfügbar und übersichtlich archiviert, sodass in kürzester Zeit darauf zurückgegriffen werden kann. Letztendlich verschlankt dies die Arbeitsabläufe, sodass die eingesparten Ressourcen dort eingesetzt werden können, wo sie gebraucht werden.

Bildnachweis: EKKAPON / stock.adobe.com

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Bitte warten...

PPS: Ihnen hat der Beitrag besonders gut gefallen?

Unterstützen Sie unser Ratgeberportal: