Wichtig für die meisten Unternehmen sind digitale Terminkalender, E-Mail-Postfächer und vor allem das Projektmanagement. Die Auswahl an Anbietern ist groß. Grundlegend bieten dabei zwar die meisten dieselben Funktionen, doch es gibt durchaus kleine aber feine Unterschiede, auf die man achten sollte. Im Folgenden werden die Vorteile von Cloudservice Open Source Groupwarelösungen vorgestellt.
Was ist Groupware?
Groupware ist eine Open-Source Cloud-Plattform, mit der sich Projektarbeiten realisieren lassen. Zu den wichtigsten Funktionen eines solchen Programms gehören natürlich die E-Mail-Postfächer. Diese können bei Groupware selbstständig angelegt werden – zum Beispiel für ein bestimmtes Projekt. Allen beteiligten Mitarbeitern kann in diesem Fall der Zugang ermöglicht werden.
Ebenfalls unabdinglich ist die Kalenderfunktion. Im hektischen Arbeitsalltag müssen stets alle wichtigen Termine festgehalten und abgestimmt werden. Gleiches gilt übrigens auch für Kontakte. Wird ein Mitarbeiter krank oder fällt aus anderen Gründen aus, muss es eine Möglichkeit geben, Kunden und Geschäftspartner zu erreichen. Der Zugriff auf Kontakte und Termine ist in diesem Fall unglaublich wichtig. Ist der Mitarbeiter nicht krank, sondern wegen familiärer oder sonstiger Gründe nicht auf Arbeit, kann problemlos von zu Hause aus weitergearbeitet werden.
Unternehmer haben unterschiedliche Groupware Pakete zur Auswahl: Bronze, Silber, Gold und Platin. Welche Variante die richtige für das eigene Unternehmen ist, hängt von der bereits bestehenden IT-Infrastruktur und dem benötigten Speicherplatz ab. Der E-Mail-Support ist in allen Paketen inklusive.
So lässt sich Groupware für ein Team nutzen
Einige Vorteile für die Teamarbeit sind bereits angeklungen. So kann der Ausfall einzelner Mitarbeiter besser kompensiert werden, wenn mit Groupware gearbeitet wird. Gleichzeitig bietet die Open Source Software den Vorteil, dass von überall aus gearbeitet werden kann. Ob im Homeoffice oder unterwegs – die Projekte und Daten sind jederzeit und sicher abrufbar, was auch an der integrierten File-Sharing-Funktion liegt.
Natürlich gehört zu einer guten Cloud-Plattform zusätzlich eine Aufgaben-Funktion. Die auch gerne mal als „Tasks“ bezeichneten Aufgaben können ganz individuell festgelegt werden. So wird innerhalb von Groupware beispielsweise festgehalten, welche Mitarbeiter Kundenakquise betreiben sollen und welche sich im eine Präsentation kümmern.
Typische Aufgaben, die in einem Gruppenprojekt übersichtlich organisiert sein müssen:
- Protokollführung
- Einweisung neuer Mitarbeiter
- Bearbeiten von Kundenanfragen
- Veranstaltungsorganisation
- Termine mit Ämtern oder Anwälten wahrnehmen
Die gemeinsamen Postfächer machen es bei Groupware noch leichter, sich projektbasiert zu organisieren. So gut wie jeder kennt es wohl, dass täglich unzählige E-Mails ins Postfach flattern, die nur am Rande etwas mit der eigenen Tätigkeit zu tun haben – oder auch überhaupt nicht. Gemeinsame Postfächer können dieses Problem umgehen und sind vor allem für Unternehmen interessant, in denen es viel Arbeit gibt, die im Homeoffice erledigt wird.
Sicherheit und Service bei Groupware
Die Funktionen klingen schon überzeugend, doch nur weil eine Plattform praktisch ist, ist sie noch nicht die richtige Wahl. Dafür muss schon etwas mehr stimmen – zum Beispiel beim Thema Sicherheit. Denn IT-Sicherheit wird in vielen Unternehmen noch immer unterschätzt.
Bei Groupware ist man sich dessen bewusst und es wurde ein Spam- und Virenschutz integriert. Außerdem gibt es regelmäßige Updates, die potentielle Sicherheitslücken schließen. Last but not least erhalten Nutzer einen persönlichen Ansprechpartner. Sollte es also einmal Sicherheitsbedenken geben (zum Beispiel auch bezüglich Datenschutzfragen) kann so ohne lange Umwege Hilfe in Anspruch genommen werden, was bei vielen anderen Cloud-Service-Plattformen nicht der Fall ist.
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