Ziel des Gesprächs
Bei Mitarbeitern mit häufigen oder langandauernden Fehlzeiten durch Krankheit haben sich gezielte Fehlzeitengespräche von Vorgesetzten mit den betroffenen Pflege-Mitarbeitern als bewährtes Instrument bei der gemeinsamen Suche nach Möglichkeiten der Gesundheitsfürsorge erwiesen.
Ziel eines Fehlzeitengesprächs ist es, die besonders belastenden Gründe und Anteile berufs- oder arbeitsplatzbedingter Rahmenbedingungen zu ermitteln. Vielfach haben solche Gespräche zur Folge, dass Fehlzeiten reduziert werden können.
Durchschnittliche Fehlzeitenquote
Eine Krankheitsquote über fünf Prozent an der Bruttoarbeitszeit aller Mitarbeiter im Unternehmen kann als kritisch angesehen werden. Wenn es gelingt, diese Quote unter drei Prozent zu senken, dann ist dies als ein Indikator für ein besonders gutes Betriebsklima zu werten. Darüber hinaus ist damit eine nicht zu unterschätzende Auswirkung auf die Kosten der Einrichtung verbunden, die letztlich auch den Mitarbeitern zu Gute kommt.
Lösungen und Verantwortungsübernahme
Auf der Grundlage einer wertschätzenden Haltung wird nach Lösungen für ein verantwortungsvolles Arbeiten und nach Gründen für mögliche krankheitsauslösende Bedingungen oder Einschränkungen gefahndet. In dem Fehlzeitengespräch gilt es vor allen Dingen krankheitsverursachende Arbeitsbedingungen zu klären und zu benennen.
Aber auch die individuellen Belastungsgrenzen von Mitarbeitern sollten zur Sprache kommen. Oft ist das Fehlzeitengespräch ein erster Schritt in eine systematische Wiedereingliederung. Nicht zuletzt kann durch die Beratungsleistung der Führungskräfte die Bereitschaft der Mitarbeiter zur Eigenverantwortung gesteigert werden.
Indikation und Umstände
Nach einer längeren Erkrankung, aber auch nach mehreren kürzeren Erkrankungen, wird ein Gespräch zwischen dem erkrankten Pflege-Mitarbeiter und der Pflegedienstleitung oder dem unmittelbar Vorgesetzten stattfinden. Dauer und Inhalt des Gespräches hängt von folgenden Faktoren ab:
- die Länge der Abwesenheit
- die Häufigkeit bisheriger Abwesenheiten
- ob der Grund für die Abwesenheit mit der Arbeitsumgebung zusammenhängt
Das Gespräch findet unter vier Augen statt. Auf Wunsch kann der betroffene Mitarbeiter eine Person seines Vertrauens hinzuziehen. Das Gespräch ist streng vertraulich.
Vorbereitung des Fehlzeitengesprächs
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Gliederung |
Beschreibung |
Bemerkung |
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Einladung |
Nach der Rückkehr des Erkrankten vereinbart der Vorgesetzte mindestens einen Tag vorher einen Gesprächstermin. |
Mitarbeiter ist einverstanden. |
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Gesprächsvorbereitung |
Das Gespräch findet in entspannter Atmosphäre in einem störungsfreien Raum unter Einhaltung der Zeitvorgabe statt. |
Gesprächsdauer maximal 30 Minuten |
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Durchführung |
1. Eröffnung |
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Ablauf des Fehlzeitengesprächs
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Gliederung |
Beschreibung |
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Eröffnung |
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Hauptphase |
Wichtige Dinge, die während der Abwesenheit passiert sind, erläutern, um den Wiedereinstieg zu erleichtern. |
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Ursachen der Abwesenheit unter Berücksichtigung der Länge und Häufigkeit und/oder spezielle Gründe klären. |
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Klären, ob der Grund für die Fehlzeit mit der Arbeitsumgebung zu tun hat. |
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Je nach Dauer der Abwesenheit verdeutlichen:
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Aufzeigen, dass der Mitarbeiter als Mensch geschätzt und in der Einrichtung gebraucht wird |
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Suche nach gemeinsamen Lösungen um Fehlzeiten zukünftig zu reduzieren (Arbeitsbedingungen, Führungsstil) |
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Konkrete Handlungsschritte formulieren: |
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Welche Hilfestellungen können angeboten werden? (Betriebsarzt, Stundenreduzierung) |
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Vereinbarungen treffen |
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Gegebenenfalls Wiederholungsgespräch terminieren |
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Schlussphase |
Zusammenfassung der Ergebnis und Lösungen Rückmeldung über Gesprächsverlauf Verabschiedung |
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Ergebnissicherung |
Ergebnisse zusammenfassen: (Gesprächsnotiz)
Die Aufzeichnung verbleibt beim Vorgesetzten. Der Mitarbeiter kann eine Kopie erhalten. Sie kann bei Wiederholungsgesprächen als Grundlage dienen und wird nach zwei Jahren vernichtet. |