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Eventplanung im Verein: So machen Sie es richtig!

Eventplanung im Verein: So machen Sie es richtig!
geschrieben von Ruth Weitz

Öffentliche Veranstaltungen im Verein sollen Geld in die Kasse spülen, nicht öffentliche den Mitgliedern Freude machen. Alles in allem ist Eventplanung im Verein für die Innen- und Außenwirkung einer Organisation wichtig. Wenn Sie es richtig anpacken und bei der Planung gezielt vorgehen, gelingt es.

Ganz egal, ob Sie in Ihrem Verein einen Tag der offenen Tür planen, eine Weihnachtsfeier oder ein Sommerfest vorbereiten wollen, eine gute Planung ist die wichtigste Voraussetzung, damit alles reibungslos läuft. Selbst eine Mitgliederversammlung oder eine Vorstandssitzung müssen gut geplant sein, um nicht in einem Desaster zu enden. Diese Veranstaltungen
zu organisieren ähnelt einem Dressurakt im Zirkus. Sie sollten die Aufgaben delegieren und sich die Leute heraussuchen, die auf ihrem jeweiligen Gebiet gut sind und ihr Metier beherrschen.

Die Ziele festlegen

Wenn ein Verein schon längere Zeit besteht, hat sich meist ein Organisationsteam gebildet, das Hand in Hand arbeitet und weiß, worauf es ankommt. In besonders großen Vereinen gibt es einen Fest- oder Vergnügungsausschuss, der sich mit der Vorbereitung von Veranstaltungen oder Vereinsausflügen befasst. Es gibt aber auch hier immer wieder mal Defizite bei der Organisation, die durch gute Planung verhindert werden können. Wenn Sie zum ersten Mal einen Event planen, sollten Sie nicht wild drauf los organisieren, sondern sich zunächst folgende Fragen stellen:

  • Was wollen Sie mit der Veranstaltung erreichen?
  • Welche Zielgruppen wollen Sie ansprechen?
  • Welche Art von Veranstaltung eignet sich dafür?

Die ersten Schritte bei einer Eventplanung

Ein Veranstaltungskonzept muss gut durchdacht sein. Um die Organisation auf ein festes Fundament zu stellen, müssen Sie langfristig planen. Gerade dann, wenn ein Vereinsjubiläum ansteht, sollten sie nicht erst vier Wochen vor dem Termin loslegen. Auch für andere Events gilt: Rechtzeitige Planung ist die halbe Miete für den Erfolg. Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, welche Art von Event sie anbieten wollen, gehen sie an die Aufgabenverteilung  und regeln die Verantwortlichkeiten.

Bevor Sie den Termin für Ihre Veranstaltung festlegen, erkundigen Sie sich, ob es nicht Terminüberschneidungen mit anderen Events gibt, die Ihre Zielgruppe ansprechen. Dabei sollten Sie sich nicht nur auf Ihren Heimatort beschränken, sondern auch die Nachbarstädte und –Gemeinden. Es gibt viele fest stehende Eventtermine, die in jedem Jahr um dieselbe Zeit stattfinden, beispielsweise am dritten Wochenende im Juli, am ersten Sonntag im August usw.

Die Programmplanung erfordert ein Budget

Die Programmgestaltung ist eines der bedeutendsten und wichtigsten Elemente bei der Organisation eines Events, denn hier geht es um Kosten. Deshalb sollte schon vorab ein Budget festlegen. Vergessen Sie nicht, GEMA-Gebühren einzuplanen und Abgaben an die Künstlersozialkasse. Ist Ihr Verband einer Dachorganisation zugeordnet, gibt es möglicherweise Rahmenverträge.

Selbst wenn Sie mit Einnahmen rechnen können, sollten Sie nicht zu knapp kalkulieren. Es bietet sich an, mit anderen Vereinen, wie zum Beispiel  kulturtreibenden Vereinen, zusammenzuarbeiten. Das stärkt das Wir-Gefühl und kann mitunter erhebliche Kosten einsparen. Sollten Sie externe Künstler beauftragen, holen Sie mehrere Angebote ein, vergleichen Sie nicht nur Preise, sondern auch den jeweiligen Leistungsumfang, achten Sie auf Nebenkosten, klären Sie die Zahlungsbedingungen, Skonti und Rabatte und treffen die Vereinbarungen nicht per Handschlag, sondern fixieren Sie den Vertrag schriftlich.

Für den Programmablauf sollten Sie auf jeden Fall einen Zeitplan erstellen, gerade dann, wenn Reden vorgesehen sind.

Was Sie bei der Eventvorbereitung noch beachten sollten

Hier eine Checkliste für die weitere Veranstaltungsplanung, die Ihnen die Arbeit bei der Eventplanung für Ihren Verein erleichtert

  • Sorgen Sie rechtzeitig für die Anmietung geeigneter Räumlichkeiten und klären Sie die Ausstattung (Bestuhlung, Tonanlage, Scheinwerfer etc.). Was nicht vorhanden ist, muss organisiert und in die Budgetplanung einbezogen werden.
  • Klären Sie ab, ob Sie die Bewirtung selbst vornehmen oder einen Dienstleister beauftragen müssen und legen Sie fest, welche Getränke und Speisen (evtl. Buffet) Sie anbieten.
  • Ergänzen Sie fehlende Geräte in der Ausstattung (Kaffeemaschine, Kühlboxen, Haushaltsbedarf wie Geschirrtücher, Spülmittel, Haushaltsfolie etc.)
  • Wenn Sie einen besonders kostenträchtigen Event planen, kümmern Sie sich rechtzeitig um Sponsoren und berücksichtigen Sie deren Wünsche (Kartenkontingent, vordere Sitzplätze usw.).
  • Planen Sie die Werbung und Öffentlichkeitsarbeit (Plakate, Werbeanzeigen, Pressemitteilungen).
  • Laden Sie nicht nur Vereinsmitglieder, sondern Honoratioren aus Politik und Gesellschaft und Ihre Sponsoren ein.
  • Holen Sie erforderliche Genehmigungen beim Ordnungsamt, bei der Polizei und bei der Feuerwehr ein und überprüfen Sie, ob der Versicherungsschutz Ihres Vereins auch Schäden bei Veranstaltungen umfasst.
  • Sorgen Sie dafür, dass ausreichend Helfer nicht nur während des Events, sondern beim Aufbau vor  und nach der Veranstaltung für den Abbau zur Verfügung stehen.
  • Organisieren Sie kurz vor der Veranstaltung ein Brainstorming mit dem Projektteam, um herauszufinden, ob auch wirklich an alles gedacht wurde und im „worst case“ auf die Schnelle noch Lücken zu stopfen.

Die Planung eines Events in einem Verein hat viele Facetten. Lesen Sie hierzu auch folgende Artikel:

Bildnachweis: Helmut Brands / stock.adobe.com

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