Aus der Theorie in die Praxis gehen wir nun mit unserem Vorhaben, unsere Veranstaltung möglichst ohne böse Überraschungen zu organisieren.
Holen Sie sich mehrere Angebote für das Eventmanagement ein
Wie in allen Bereichen ist es auch bei Dienstleistern im Eventsektor das oberstes Gebot, die Leistungen und Kosten ganz genau unter die Lupe zu nehmen und sich mindestens drei unabhängige Angebote einzuholen. Jedoch muss man hier wiederum abwägen. Das günstigste Angebot ist dabei aber nicht immer das Beste. Gerade bei Dienstleistern, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden können, hängt es vor allem von der Erfahrung ab. Für ein Eventmanagement für ein Mitglieder-Skatturnier gibt es natürlich andere Anforderungen als zum Beispiel für eine Vereinsfeier mit auswärtigem Publikum.
Erstellen Sie sich eine Tabelle mit verschiedenen Punkten, die für die Auswahl des Dienstleisters ausschlaggebend sind. Nehmen wir mal an, Sie suchen eine Agentur, die Ihnen eine Bühne mit Showact liefern soll. Welche Faktoren können für Sie dann entscheidend sein? Setzen Sie Ihre Prioritäten zum Beispiel wie folgt:
1) Erfahrung
2) Kosten
3) Qualität des Showacts
Sie können die Prioritätenliste nach Ihren Präferenzen verändern oder erweitern. Je nachdem was Sie geplant haben. Unterteilen Sie nun die Begriffe in verschiedene Faktoren, die zusammen 1 oder 100 ergeben. Bei unserem Beispiel kann das so aussehen:
1) Erfahrung – 0,5
2) Kosten – 0,2
3) Qualität des Showacts – 0,3
Nun bewerten Sie die Agenturen auf einer Skala von beispielsweise 1 – 10 und multiplizieren Sie dann jeden Wert mit dem Faktor des Begriffes – bei Erfahrung zum Beispiel mit 0,5. Die Agentur, die am Ende die meisten Punkte hat, sollte nach dieser Methode den Zuschlag für das Event bekommen, denn sie ist nach Ihren vorab festgelegten Prioritäten am geeignetsten. Diese Methode schreibt Ihnen natürlich nicht automatisch die Agentur beziehungsweise den Dienstleister vor, der in jedem Falle der Beste für die Aufgabe ist. Letztendlich stützen sich bei Ihrer Tabelle alle Daten auf rein subjektive Eindrücken. Bei anderen Personen wird die gleiche Tabelle somit mit Sicherheit nicht identisch mit der Ihrigen sein. Muss sie auch nicht. Denn Sie haben ja auch Ihre ganz eigenen Vorstellungen von Ihrem Event. Selbst wenn Sie sich gegen das Ergebnis der Auswertung entscheiden sollten, hat die Tabelle Ihnen dabei geholfen eine gute Entscheidung für Ihr Eventmanagement zu treffen, da Sie sich intensiv mit der Materie beschäftigt haben.
Viele Köche verderben den Brei beim Eventmanagement
Vergeben Sie klug Ihre Aufträge. Vielleicht gibt es mehrere Dienstleistungen, die eine Agentur übernehmen kann. Spätestens bei der Ausführung kann es Probleme geben, wenn 10 verschiedene Dienstleister an dieselbe Steckdosen wollen. Wenn Spannungen schon während Organisationsphase vermieden werden können, erspart Ihnen das bei der Durchführung Zeit und Nerven.
Im nächsten Teil unserer Serie befassen wir uns dann mit der Durchführung bei Events.