Überblick verschaffen
- Welche optionalen Möglichkeiten für Veranstaltungen sind verfügbar?
- Gibt es genug Organisationszeit und Ruhephase zwischen den Events?
- Wie viele Personen unterstützen Sie fest und kontinuierlich bei der Organisation und der Projektdurchführung?
- Welche Pflichtveranstaltungen haben Sie?
Wenn Sie sich zu diesen Fragen einen Überblick geschaffen haben, sind Sie gut dafür gerüstet, um sich auf die Planung zu konzentrieren. Denn als erstes müssen Sie ja schließlich wissen, wie groß Ihre Ressourcen im Bereich Zeit und Arbeitskraft sind.
Umso detaillierter Sie dies machen, desto besser können Sie planen. Ein Beispiel: Im Groben können Sie sagen, dass Sie oder Ihren Eventmanager 5 Personen fest unterstützen. Sie können aber auch detailliert die Urlaubszeiten oder Verhinderungen, die voraussehbar sind, notieren. Noch detaillierter ist es, wenn Sie bei Ausfällen gleich einen Plan B haben und den Ausfall auf Anhieb kompensieren können.
Die Planung für die Veranstaltungen aufstellen
Hier kommt es sehr stark auf die Größe der Vereine an. Logisch ist: Größere Vereine haben größere Ressourcen als kleinere. Fakt ist aber auch: Mehr Ressourcen bedeutet nicht gleich besser.
Sie haben jetzt einen Überblick welche Veranstaltungen Sie haben. Achten Sie bei der Umsetzung darauf, dass nicht zu dicht zu viele Events kurzfristig aufeinander folgen. Dies hat auch vermarktungstechnische Gründe. Zu viele Events gleicher Art können kontraproduktiv für die Besucherzahlen und die öffentliche Aufmerksamkeit sein.
Ideal ist eine Ansetzung von Veranstaltungen in regelmäßigen Abständen. Beispielsweise einmal im Quartal oder alle 2 Monate. Hier wissen alle im Festausschuss oder im Eventteam nach einer Eingewöhnungsphase, welche Aufgaben wie erledigt werden müssen und wie viel Zeit bleibt. Haben Sie die Möglichkeit mehrere Projektgruppen zu bilden, ist dies ein hervorragender Glücksfall für Sie.
So oder so, stückeln Sie jedes Event in verschiedene Teilbereiche. Am besten nutzen Sie dafür Checklisten. Eine Checkliste habe ich für Sie schon in einem anderen Artikel erstellt.
Es ist wichtig, dass zeitliche Rahmen abgesteckt werden und jeder Teilaufgaben zugewiesen bekommt, für die er sich verantwortlich zeigt und fühlt. Sie als Teamleiter sollten die Motivation der meist ehrenamtlich Tätigen in diesen Projektgruppen bitte großschreiben.
An dieser Stelle sollten Sie auch darüber nachdenken, ob Sie bei Engpässen oder einfach zu wenig Organisationszeit die Veranstaltungen für das nächste Jahr vielleicht besser umorganisieren. So dass eine Regelmäßigkeit für die darauf kommenden Jahre stattfinden kann. Idealerweise schaffen Sie eine Umorganisation schon für das aktuelle Veranstaltungsjahr. Ich weiß aber, dass sich dies meist in der Praxis als sehr schwierig erweist.
Fazit
Beachten Sie, ob genug Mitarbeiter, Ehrenamtliche und Helfer verfügbar sind. Umso detaillierter Sie dies beachten desto effektiver können Sie dieses Wissen nutzen.
Es sollte auf eine möglichst proportionale Verteilung der Veranstaltungen im Eventkalender geachtet werden um keine zeitlichen Engpässe und genug Ruhephasen (Schließlich ist man in den meisten Fällen ja ehrenamtlich unterwegs und daher sollte man sich nicht für den Verein sich zu sehr ausgebrannt fühlen) zu sichern. Bei Möglichkeit verschiedene Projektgruppen zu bilden, können mehr Events bedient werden.
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