Die Online-Verwaltung hat ihre Tücken
Das papierlose Büro ist zwar theoretisch umsetzbar, besitzt jedoch auch einige Tücken. Die Arbeitsorganisation muss in einem Unternehmen komplett geändert werden, eingespielte Prozesse gegen neue ausgetauscht werden. Um die Arbeit zu optimieren, ist nicht selten Hilfe von außen sinnvoll. Um gänzlich auf Papier zu verzichten, ist jedoch weit mehr nötig.
Es müssen technische Voraussetzungen geschaffen werden, die eine Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dateien für 10 Jahre garantieren. Die Daten müssen auch noch nach einer Cyberattacke oder einem technischen Schaden vorhanden sein. Hier ist die Papierlösung für viele Unternehmer immer noch eine gute Alternative.
Versand ohne Drucker?
Einige Aufgaben lassen sich ohne Druck nicht bewältigen, weshalb das papierlose Unternehmen wohl für viele eine Vision bleibt. Der Versand eines Produktes ist am effektivsten, wenn aus der Bestellung entsprechende Etiketten für das Paket gedruckt werden können. Etiketten helfen auch, um im Lager Ordnung zu schaffen. Ins Paket gehört meist ein Lieferschein, der freilich auch per E-Mail versandt werden kann.
Am Drucker geht aktuell also nur selten ein Weg vorbei. Für ein Unternehmen bedeutet dies, möglichst wirtschaftliche Lösungen zu finden. Neben dem Papierverbrauch spielen der Toner oder die Tinte eine wichtige Rolle. Eine günstige Beschaffung kann über das Jahr einen deutlichen Kostenvorteil gegenüber dem Wettbewerb bringen. Insbesondere Tintenstrahldrucker neigen darüber hinaus, viel Tinte zu verbrauchen, ohne auch nur ein Blatt Papier gedruckt zu haben. Hier ist ein bewusster Umgang mit der Technik erforderlich.
Die Wahl des richtigen Druckers
Welcher Drucker der richtige ist, hängt von den Einsatzgebieten ab. Ist das Unternehmen größer, lohnt sich ein Netzwerksdrucker, den mehrere Computer ansteuern können. Ideal sind Drucker mit mehreren Papierzuführungen. So können beispielsweise Kopfbögen und normal weißes Papier problemlos gedruckt werden, ohne dass die Mitarbeiter aufstehen müssen, um das Papier vor dem Druck zu wechseln. Papierkosten lassen sich sparen, indem ein Drucker mit Duplex-Verfahren verwendet wird.
Werden viele Etiketten gedruckt, kann ein zusätzlicher Etikettendrucker sinnvoll sein. Dafür sollte der Bedarf an Aufklebern bei mehreren hundert Stück im Jahr liegen. In kleinen Unternehmen stellt sich zudem die Frage nach der Druckerart. Hier konkurrieren Laserdrucker und Tintenstrahldrucker. Während der Tintenstrahldrucker einen niedrigen Anschaffungspreis aufweist, zeichnet sich der Laserdrucker durch eine höhere Druckgeschwindigkeit aus. Außerdem bleibt die Qualität der Ausdrucke hoch, auch wenn der Drucker eine Weile nicht genutzt wurde. Hier hat der Tintenstrahldrucker einen wesentlichen Nachteil, denn die Tintenpatrone kann bei längerem Nichtgebrauch eintrocknen.
Kleinunternehmer, Selbstständige und Freelancer finden in Multifunktionsgeräten eine günstige Büroausstattung. Neben dem Druck übernehmen sie das Scannen und Kopieren. Manchmal lässt sich damit auch faxen. Die Auswahl an Geräten ist groß, weshalb vor dem Kauf eine genaue Bedarfsanalyse erfolgen sollte.
Fazit
Durch die Ermittlung des Bedarfs an Ausdrucken, lässt sich der richtige Drucker finden. Bei der Optimierung der Kosten spielt ferner die effektive Beschaffung an Verbrauchsmaterialien wie Druckerpatronen eine wichtige Rolle.
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