Daten synchronisieren zwischen PC und Handy: Worauf Sie achten sollten

Das Synchronisieren von Daten zwischen Outlook und einem Handy oder Smartphone kann Ihnen viel Arbeit ersparen - ist aber nicht ungefährlich, da es auch zu Datenverlusten oder lästigen Doubletten kommen kann.
Die Einstellungen: Legen Sie 4 Punkte fest
1. In welche Richtung wollen Sie synchronisieren?
PC – Handy: Die Daten auf dem Handy werden durch neue ersetzt.
Handy – PC: Die Daten auf dem PC (Outlook) werden ersetzt.
Handy – PC: Die Daten werden gegenseitig abgeglichen (Doublettengefahr!).
2. Welche Daten wollen Sie synchronisieren?
Stellen Sie die Software so ein, dass keine unerwünschten Datenarten ausgetauscht werden. Zur Verfügung stehen Kontakte, Kalender/Termine, Aufgaben/To-dos sowie Notizen.
3. Welche Daten aus Punkt 2 sollen (nicht) überschrieben werden?
Beispiel: Sie haben aus dem Telefon Kontakte oder Notizen entfernt. Beim Synchronisieren müssen Sie dann entscheiden, ob diese Daten in Outlook erhalten bleiben sollen oder nicht.
4. Konfliktfälle lösen
Bei geänderten (nicht neu aufgenommenen) Daten müssen Sie entscheiden, was das Synchronisationsprogramm übernehmen soll: die letzte Änderung, den Eintrag aus dem Mobilteil oder den Eintrag aus Outlook? In der Regel ist es praktikabel, die letzte Änderung zu übernehmen.

Achtung: Kontakte, die auf der SIM-Karte Ihres Handys gespeichert sind, werden beim Synchronisieren nicht berücksichtigt. Falls Sie diese Daten einbeziehen wollen, müssen Sie sie zuvor in das Telefonbuch kopieren!

3 Anwender-Tipps Ohne Ortsvorwahl-Null: Entfernen Sie in Outlook bei internationalen Rufnummern die Null der Ortsvorwahl. Andernfalls gelangt der Eintrag +49 (0)228 98765432 so aufs Handy: +49 0228 987654321 – womit keine Verbindung zur Rufnummer entsteht.

Mit internationaler Vorwahl: Wenn Sie mit Ihrem Handy bisweilen auch vom Ausland aus telefonieren, sollten Sie alle Telefonnummern in Outlook generell in der internationalen Form +49 … eintragen. Damit ersparen Sie es sich, später einzelne Einträge mühsam am Handy zu ändern.

Zeitzonenverschiebung: Sie reisen in eine andere Zeitzone? Dann droht je nach Handy-Modell Chaos, da das Umstellen von Uhrzeit/Datum auch Ihre Termine verschieben kann. Wenn Sie in dieser Einstellung dann eine Synchronisation mit Outlook vornehmen, ist die Verwirrung perfekt.

Tipp: Stellen Sie Ihr Handy probehalber mal einen Tag und drei Stunden vor. Wenn Ihre Termine dann nicht mehr stimmen, lassen Sie in anderen Zeitzonen besser die deutsche Zeit eingestellt.