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Das Protokoll zur Mitgliederversammlung

Lesezeit: 2 Minuten Im Vereinsrecht spielt das Protokoll zur Mitgliederversammlung eine große Rolle. Das niedergeschriebene und beglaubigte Protokoll ist der amtliche Nachweis der getroffenen Aussagen, Entscheidungen und Beschlüsse der Vereinsmitglieder in den offiziellen Zusammenkünften.

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Das Protokoll zur Mitgliederversammlung

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Der Spruch “Wer schreibt der bleibt“ ist nicht nur eine alte Skatspielerweisheit. Das schriftliche Festhalten von Informationen ist in allen nachweispflichtigen Bereichen des täglichen Lebens unabdinglich. Alle offiziellen Versammlungen Ihrer Mitgliederschaft müssen protokolliert werden. Als rechtsgebundener Nachweis und zur Erinnerung und Richtigstellung möglicher späterer Zweifel oder Auslegungsänderungen der Entscheidungen und Beschlüsse.

Schon in der Satzung, dem Grundgesetz Ihres Vereins, muss die Protokollierung bzw. Beurkundung der Beschlüsse Ihrer Mitgliederversammlungen enthalten sein (nach § 58 Nr. 4 BGB). Ansonsten wird die Beglaubigung einer neuen Satzung oder die Anmeldung eines Vereins vereinsrechtlich abgewiesen (§ 60 BGB). Ist in der Satzung ein ausführender Protokollführer vermerkt, so muss ein niedergeschriebenes Protokoll von dieser Person unterschrieben, beglaubigt werden.

Der Ablauf einer Mitgliederversammlung muss nicht zwingend festgehalten werden. Erstrangig wichtig sind die Ergebnisse aus den Diskussionen und Abstimmungen: die Entscheidungen und Beschlüsse.

Allgemeines zum Versammlungsprotokoll gemäß dem Vereinsrecht

  • Zu jeder Mitgliederversammlung ist ein Protokoll anzufertigen.
  • Die Verantwortung für die Richtigkeit des Protokolls trägt neben dem Protokollführenden der Versammlungsleiter und – wenn vorhanden – der Vereins-Schriftführer.
  • Während der Versammlung wird das Protokoll stichpunktartig geführt.
  • Nach der Versammlung wird das Protokoll zeitlich nah, in eine dem Vereinsrecht gemäße Schriftform gebracht und satzungsgemäß beglaubigt.
  • Die Vereinsführung, als abschließendes Kontrollorgan, hat in Verbindung mit den Protokollverantwortlichen darauf zu achten, dass der Text des Protokolls deckungsgleich mit dem Ablauf, den Entscheidungen und Beschlüssen der Mitgliederversammlung ist. Anschließende Einwände der Mitgliederschaft müssen ausgeschlossen werden können.
  • Nach einer Protokollgenehmigung durch die Verantwortlichen ist kein Einspruch durch die Mitgliederschaft mehr möglich. Außer die Satzung vermerkt die Genehmigung des Protokolls durch die berechtigten Anwesenden der nächstfolgenden Mitgliederversammlung.
  • Die Endfassung des Protokolls muss nicht, sollte aber dem heutigen Standard folgend mit dem PC verfasst werden. Eine deutliche Lesbarkeit ist in jedem anderen Fall zwingend.

Inhaltliches zum Versammlungsprotokoll gemäß dem Vereinsrechts

  • Regelt die Vereinssatzung oder eine -ordnung nicht die Form des Protokolls, sind bestimmte Mindestvoraussetzungen zu erfüllen.
  • Es müssen sich deckungsgleich a) der wesentliche Ablauf der Versammlung und b) detailliert die Ergebnisse der Versammlung ergeben.
  • Bei Abstimmungen sind genaue Zahlen zu vermerken (Ja-/Nein-Stimmen, Enthaltungen).
  • Bei wichtigen Entscheidungen und Beschlüssen ist der genaue Wortlaut zu vermerken.

Mindestangaben eines Versammlungsprotokolls gemäß dem Vereinsrechts

  1. Ort, Datum, Uhrzeit.
  2. Versammlungsleiter, Protokollführer.
  3. Anzahl der stimmberechtigten und sonstigen Anwesenden.
  4. Feststellung der satzungsgemäßen Einberufung der Versammlung.
  5. Feststellung der Beschlussfähigkeit der Versammlung.
  6. Gestellte Anträge.
  7. Art der Abstimmungen.
  8. Genaue Ergebnisse der Abstimmungen.
  9. Bei Wahlen, genaue Personalien der Gewählten und Erklärungen der Wahlannahme.
  10. Bei Beschlüssen genauer Wortlaut.
  11. Zeitpunkt des Endes der Versammlung.
  12. Benötigte Unterschriften aller Versammlungsverantwortlichen.

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