Mit dem Begriff Archiv verbinden Sie und Ihre Mitstreiter Bilder wie verstaubte Akten mit trockener uninteressanter Materie und düstere Ablageräume. Dazwischen ein kleiner, wunderlicher, älterer Herr, der selten das Tageslicht sieht und über all die Dinge Bescheid weiß, die eh keinen Menschen mehr interessieren. Er ordnet und kategorisiert, um Übersicht bemüht, in mühseliger, langwieriger und langweiliger Kleinarbeit ohne erkennbaren Sinn Berge von längst Vergangenem.
Solche und ähnliche Visionen schrecken Ihre Gemeinschaft ab, das scheinbare Martyrium eines Vereinsarchivs auf sich zu nehmen. Es zählt eben in der freiwilligen Arbeit nur das hier und heute, eventuell die Freude auf das Kommende.
Aber irgendwann kommt das Schwelgen Ihrer Mitglieder in Erinnerungen, verbunden mit der Frage: "Weißt Du noch …?" Jedoch kaum jemand kann sich noch richtig erinnern. "Warum haben wir keine Vereinschronik?" heißt es dann lakonisch. Oder es heißt an anderer Stelle: "Wie haben wir das damals gemacht?" Keiner weiß es mehr. Ein mühsamer Neuanfang steht an. Dabei ist das Archivieren aller Vereinsvorgänge überhaupt nicht mühevoll. Es macht sogar Freude. Sinnvoll und wichtig ist es allemal.
Was muss oder soll archiviert werden?
- Jährliche und schriftliche Buchführung Einnahmen/Ausgaben (10 jährige Pflicht-Archivierung)
- Einnahmen/Ausgaben-Belege (6 jährige Pflicht-Archivierung)
- Wahl-, Sitzungs-, Versammlungsprotokolle
- Schrift-, Sicht-, Bild-, Audio-, Videomaterial über alle Vereinsaktivitäten
- Protokollierung der Ergebnisse und Teilnehmer aller Wettkampfaktivitäten
- Preise, Auszeichnungen, Präsente, Symbole
Warum muss oder soll archiviert werden?
- Finanzielle und rechtliche Transparenz und Nachweispflicht gegenüber den Vereinsmitgliedern, dem Fiskus und allen materiell und ideell unterstützenden Institutionen und Sponsoren
- Erstellen einer lückenlosen Vereinschronik als gemeinschaftsverbindender Erinnerungsfaktor für die heutige Mitgliedergeneration und als Motivationsorgan für zukünftige Mitgliedergenerationen
- Hilfsmittel für Auszeichnungen, Jubiläen und Ähnliches im Mitglieder- und Freundeskreis
- Einsatzmittel für Presseveröffentlichungen
- Öffentlichkeitswirksames Werbemittel für kommunale Unterstützungen, Bevölkerungssymphatien, Sponsorengewinnung
- Hilfsmittel bei Materialbeschaffungen, Reparaturen, Bauausführungen, sozialen, kommerziellen und sonstigen geschäftlichen Aktivitäten
- Nachweise der Aktivitäten und Erfolge
Ein neuer Verein hat es am einfachsten. Die Archivierung vom ersten Tag an garantiert Lückenlosigkeit. Vereine die erst später "auf den Trichter" kommen, sollten sich auf die ernsthafte Suche machen und so viel wie möglich aus ihrer Historie zusammentragen.
Ein Verein ohne Archiv und ohne nacherlebbare Geschichte ist in seelenloses Häuflein!
Engagieren Sie sich im Archiv und in der Historie Ihres Vereins! Für eine lebendige Gemeinschaft!