Checkliste SEPA-Lastschriftverfahren für Vereine

Unternehmen und Vereine, die mit dem Lastschriftverfahren Geld einziehen, müssen spätestens zum 1. Februar 2014 die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren vollzogen haben, weil die Banken das deutsche Lastschriftverfahren ab diesem Zeitpunkt nicht mehr akzeptieren.

Hinter dem Begriff SEPA verbirgt sich ein einheitlicher Euro-Zahlungsverkehr. Er ist die Abkürzung für "Single Euro Payments Area". An der SEPA nehmen alle Staaten des europäischen Wirtschaftraumes (EWR), die Schweiz und Monaco teil. Für den Normalbürger ändert sich wenig, denn für Überweisungen haben die Kreditinstitute die Änderungen automatisiert. Lediglich beim Geldeinzug per Lastschrift muss der Bankkunde selbst aktiv werden.

SEPA-Leitfaden für Vereine

Die überwiegende Mehrzahl der Banken hat ihre Kunden über die wichtigsten Änderungen bereits informiert. Viele Kreditinstitute haben einen Vereins-Leitfaden für das SEPA-Lastschriftverfahren herausgegeben, damit sie die Mitgliedsbeiträge auch künftig einziehen können.

Mancherorts wurden sogar eigene Informationsveranstaltungen organisiert. Sparkassen, Volks- und Raiffeisenbanken, die gerade im ländlichen Raum für die meisten Vereine die Geldgeschäfte regeln, sind hier sehr engagiert. Die Sparkassen haben sogar den Begriff "SPG Verein" geprägt, unter dem sie die SEPA-Regelungen für Vereine zusammengefasst und eine geeignete Software für den SEPA-Zahlungsverkehr herausgegeben haben. 

SEPA-Checkliste Schritt für Schritt

Beim SEPA-Verfahren haben Sie nicht nur die Möglichkeit ihre Mitgliedsbeiträge oder andere Geldforderungen grenzüberschreitend per Lastschrift einzuziehen. Sie bestimmen auch auf den Tag genau den Fälligkeitstermin.

Auf der anderen Seite hat der Zahlungspflichtige innerhalb von 8 Wochen der Lastschrift zu widersprechen und eine Rücklastschrift vorzunehmen. Dahinter steckt die Absicht, den Verbraucherschutz möglichst hoch zu halten. Als Verantwortlicher in Ihrem Verein sollten Sie nicht zu lange warten, um die Änderungen für das SEPA-Lastschriftverfahren vorzunehmen.

• Bestimmen Sie in Ihrem Verein einen SEPA-Verantwortlichen, im Idealfall den Kassier bzw. Schatzmeister.
• Legen Sie einen Zeitplan für die SEPA-Umstellung fest.
• Analysieren Sie die Mitgliederstruktur (passive und aktive Mitglieder, Familienmitgliedschaften) und das Zahlungsverhalten Ihrer Mitglieder, z. B. die Anzahl der Lastschriftverfahren und Überweisungen für die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen.
• Stellen Sie den Punkt SEPA als zentrales Thema auf die Tagesordnung Ihrer nächsten Mitgliederversammlung und benachrichtigen Sie die Vereinsmitglieder frühzeitig.
• Überprüfen Sie, ob Ihre Vereinssoftware den SEPA-Voraussetzungen standhält und lassen Sie sich von Ihrer Bank entsprechend beraten, die auch preisgünstige Tools zum SEPA-Verfahren (beispielsweise "SPG Verein") anbietet.
• Stellen Sie, falls noch nicht geschehen, Ihren Geldverkehr auf Onlinebanking um, denn nur so können Sie das SEPA-Lastschriftverfahren umsetzen.
• Passen Sie Ihre gesamte Korrespondenz den SEPA-Voraussetzungen an (Mitgliedsanträge, Vorlagen für den Schriftverkehr mit Ergänzung der Bankdaten um Gläubiger-ID, IBAN und BIC etc.)

Mustertext zur SEPA-Umstellung für Vereinsmitglieder 

Für den Vereinsvorstand ist es wichtig, die Mitglieder bei Veränderungen und Umstellungen rechtzeitig zu informieren. Am besten geeignet ist ein persönliches Anschreiben, das Sie Ihren Vereinsmitgliedern idealerweise per Post zuschicken. Die Informationen zur SEPA-Umstellung per E-Mail zu verschicken hat den Nachteil, dass sie im Spam-Ordner verschwindet oder der Adressat die Mail versehentlich löscht.
 

Die Information über die SEPA-Änderung kann auch gut in die Einladung zur Jahreshauptversammlung integiert werden, wo in einem eigenen Tagesordnungspunkt noch einmal ausführlich über das Thema informiert werden sollte.

Wie Sie eine Tagesordnung für eine Mitgliederversammlung formulieren, erfahren Sie hier.