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Büro von der Steuer absetzen – das ist zu beachten

Ob Architekt, Autor, Grafik-Designer oder Gutachter: Bei vielen Freiberuflern und Solo-Selbstständigen spielt sich die Geschäftstätigkeit ausschließlich in den eigenen vier Wänden ab. Wer von zu Hause aus arbeitet, kann die Aufwendungen für das Büro im Rahmen der jährlichen Steuererklärung als Betriebsausgaben geltend machen - vorausgesetzt, das Finanzamt erkennt das häusliche Arbeitszimmer an. Auf diese Punkte ist zu achten.

Büro von der Steuer absetzen - das ist zu beachten

Büro von der Steuer absetzen – das ist zu beachten

Das versteht das Finanzamt unter einem Büro im Privathaushalt

Unter einem Büro im Privathaushalt, oder im Fachjargon der Finanzämter häuslichem Arbeitszimmer, versteht man einen Raum im Haus oder in der Wohnung des Selbstständigen, der den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt. Das Finanzamt schreibt eine betriebliche Nutzung von mindestens 90 Prozent vor.

Weitere Kriterien für die steuerliche Anerkennung des Büros sind:

  • es findet kein Publikumsverkehr oder eine Beschäftigung von Angestellten statt
  • der Raum ist durch eine Tür von den übrigen Räumen getrennt
  • es handelt sich dabei nicht um ein Durchgangszimmer
  • die Einrichtung ist auf die berufliche Tätigkeit ausgelegt – Schreibtisch, Regale, Rollcontainer sind erlaubt, Schlafcouch oder Gästebett nicht!
  • dass allen anderen Bewohner des Hauses oder der Wohnung mindestens ein Raum zur privaten Nutzung zur Verfügung steht

Die letzten beiden Kriterien zielen darauf ab, dass mitunter Gästezimmer oder Kinderzimmer als häusliche Arbeitszimmer ausgegeben werden. Hier schaut das Finanzamt genau hin und macht auch „Hausbesuche“, um die Angaben in der Steuererklärung zu überprüfen. Um Rückfragen und Verzögerungen zu vermeiden, sollten Selbstständige dem Finanzamt zum Beispiel den Grundriss von Haus oder Wohnung sowie Fotos des Arbeitszimmers zukommen lassen. Mitunter kann es Sinn machen, dem zuständigen Beamten eine Besichtigung der Räumlichkeiten anzubieten.

Wie können Selbstständige das häusliche Büro absetzen?

Selbstständige, deren Büro den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt, können die tatsächlichen Aufwendungen in vollem Umfang absetzen.

Anders verhält es sich, wenn Freiberufler ihrem Job zum Teil auch an einem anderen Ort nachgehen, zum Beispiel in einer Werkstatt, auf einer Baustelle oder beim Kunden. Vielfach sind sie in Ermangelung von Alternativen gezwungen, die Buchhaltung oder Angebotserstellung von zu Hause aus zu erledigen. Ist dies der Fall, können Freiberufler ihre Aufwendungen aber immerhin bis zu einer Höchstgrenze von 1.250 Euro absetzen. Die Belege für die entstandenen Kosten müssen mit der Steuerklärung eingereicht werden.

Übrigens: Wer sich gerade erst selbstständig gemacht und daheim ein Büro eingerichtet hat, muss dies nicht beim Finanzamt ankündigen. Mitunter ist jedoch die Erlaubnis des Vermieters erforderlich, zum Beispiel bei geräuschintensiven Tätigkeiten.

Welche Kosten für das Büro können Selbstständige absetzen?

Einen Großteil der Kosten für das Büro erkennt das Finanzamt anteilig im Verhältnis Fläche Büro – Fläche restlicher Wohnraum an. Hierzu zählen die Miete, beziehungsweise der monatliche Abtrag für Wohneigentum. Die Grundsteuer sowie mit Haus oder Wohnung verbundene Versicherungen (z.B. Gebäude-, Hausrat- oder Rechtschutzversicherung) darf der Steuerpflichtige ebenfalls anteilig geltend machen. Auch Wasser- und Energiekosten, sowie Kosten für die Heizungswartung und den Schornsteinfeger können anteilig abgesetzt werden. Gleiches gilt für Serviceleistungen wie Treppenhausreinigung oder einen Hausmeisterdienst.

Kosten für Reparaturen, aber auch Ausgaben für die Renovierungsarbeiten sind ebenfalls absetzbar. Gut zu wissen: Erhält nur das Büro einen neuen Anstrich oder einen neuen Fußboden, erkennt das Finanzamt die Kosten komplett an. Wird das häusliche Arbeitszimmer im Rahmen einer Komplettrenovierung von Haus oder Wohnung mitberücksichtigt, erfolgt eine anteilige Berechnung der Kosten.

Das Finanzamt an der Einrichtung des Büros beteiligen

Aufwendungen, die für die Einrichtung des Büros anfallen, können Selbstständige ebenfalls in der Steuererklärung geltend machen. Das gilt zum Beispiel für:

  • Schreibtisch
  • Bürostuhl
  • Regale
  • Rollcontainer
  • Computer und andere Hardware

Gemälde oder Kunstobjekte können nicht steuerlich abgesetzt werden. Kostet zum Beispiel der Schreibtisch oder das Regal nicht mehr als 800 Euro netto, können diese Einrichtungsgegenstände im Jahr der Anschaffung komplett abgesetzt werden. Alles, was diesen Wert übersteigt muss über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Ausnahmen gelten für Hard- und Software. Sie dürfen auch bei einem Wert über 800 Euro im Anschaffungsjahr abgesetzt werden, da seit 2021 für sie eine einjährige Nutzungsdauer gilt.

Fazit: Büro steuerlich absetzen: Nutzung glaubhaft belegen

Wer seinen Lebensunterhalt als Selbstständiger oder Freiberufler in den eigenen vier Wänden bestreitet, sollte sämtliche Möglichkeiten ausschöpfen, die Aufwendungen für das Büro steuerlich geltend zu machen. Auch wenn das häusliche Arbeitszimmer nur zeitweise – zum Beispiel für die im Rahmen der Selbstständigkeit anfallenden Verwaltungstätigkeiten – genutzt wird, lohnt es sich, Vater Staat an den Kosten zu beteiligen. Immerhin können bis zu 1.250 Euro steuerlich geltend gemacht werden. Für Neu-Selbstständige, die zum ersten Mal eine Steuererklärung abgeben, kann es sinnvoll sein, bei ihrem zuständigen Finanzamt in die Offensive zu gehen. Mittels Fotos, Grundrissen und einer Einladung zur Begehung lässt sich die Nutzung des Arbeitszimmers glaubhaft belegen.

Bildnachweis: Pormezz / stock.adobe.com

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