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Büro der Zukunft: Desk Sharing und höhenverstellbare Schreibtische

Lesezeit: 6 Minuten Sind Desk Sharing und höhenverstellbare Schreibtische die Zukunft im Büro? Wir verraten, was sich hinter den Trends verbirgt.

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Büro der Zukunft: Desk Sharing und höhenverstellbare Schreibtische

Büro der Zukunft: Desk Sharing und höhenverstellbare Schreibtische

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Die Corona-Pandemie hat unseren Arbeitsalltag verändert. Zeitweise arbeitete jeder zweite Berufstätige in Deutschland mindestens teilweise aus dem Home-Office. Dabei kommen Studien von Bitkom und der DAK zum gleichen Ergebnis: Während der direkte Kontakt zu den Kollegen vermisst wird, empfinden viele Angestellte die Arbeit im heimischen Büro als produktiver. 75 Prozent wollen auch nach der Corona-Krise zum Teil von zuhause arbeiten. Zurückbleiben leere Schreibtische und die Frage, ob das Büro, wie wir es kennen, ausgedient hat.

Viele Unternehmen sehen aktuell die Chance, den Arbeitsplatz der Zukunft zu schaffen. Speziell das New-Work-Konzept „Desk Sharing“ hat Hochkonjunktur. Während das Schreibtischteilen im Silicon Valley längst etabliert ist, wollen auch deutsche Arbeitgeber künftig mehr Flexibilität am Arbeitsplatz schaffen. Das stellt neue Herausforderungen an die Büroausstattung: Spezielle höhenverstellbare Schreibtische werden immer attraktiver, wenn es um die individuelle Anpassbarkeit und einen gesunden Arbeitsplatz geht.

Grund genug sich Desk Sharing und höhenverstellbare Schreibtische genauer anzuschauen. Wir verraten, was sich hinter den Trends verbirgt, welche Vor- und Nachteile die Kombination bringt und wie Sie sie mit den richtigen Regeln sinnvoll umsetzen.       

Was ist Desk Sharing?

Wie es sich für einen New-Work-Trend gehört, kommt der Begriff Desk Sharing, auch Shared Desk oder Hot Desk, aus dem Englischen. Er setzt sich zusammen aus „desk“ für Schreibtisch und „sharing“ für teilen. Das Schreibtischteilen basiert darauf, dass in einem Unternehmen weniger Arbeitsplätze als Angestellte vorhanden sind. Den eigenen festen Schreibtisch – mit Foto und Lieblingspflanze – gibt es beim Desk Sharing nicht länger. Vielmehr dürfen Mitarbeiter ihren Platz täglich frei wählen. Idealerweise nutzen Sie dabei höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Bürostühle, die sich individuell an jeden Beschäftigten anpassen lassen.   

Interessant: Die Idee hinter Desk Sharing stammt aus der Seefahrt. Aufgrund mangelnder Schlafplätze teilten sich Matrosen beim Hot Bunking das Bett. Während einer arbeitete, nutzte ein anderer den freien Schlafplatz.

Flexible Arbeitsplätze kommen im Silicon Valley seit Jahren erfolgreich zum Einsatz. Während bei uns zunächst nur junge Start-Ups dem Vorbild von Google und Facebook folgten, haben sich mittlerweile auch namhafte deutsche Unternehmen wie Lufthansa, Siemens oder auch der ADAC vom festen Schreibtisch verabschiedet.

Firmen versprechen sich von der neuen Organisation eine optimale Ausnutzung von Ressourcen. Unbesetzte Flächen sollen reduziert und Kosten eingespart werden. Außerdem sorgt das Konzept laut Fürsprechern für flexiblere Arbeitsstrukturen und eine erhöhte Produktivität.

Fakt ist: Durch Geschäftsreisen, Außendienst, Meetings, Krankheits- und Urlaubszeiten waren Deutschlands Büros noch nie bis auf den letzten Schreibtischplatz besetzt. Einigen Studien zufolge bleiben sogar bis zu 40 Prozent der Tische täglich frei. Der Wunsch nach einem räumlich und zeitlich flexiblen Arbeiten, wie es die meisten zum ersten Mal erleben, verstärkt dies noch. Ist Desk Sharing gepaart mit höhenverstellbaren Schreibtischen also eine Lösung für den Arbeitsplatz der Zukunft?

Macht Desk Sharing Sinn für mein Büro?

Was bei den Tech-Riesen im Silicon Valley zum Alltag gehört, kann auch für das eigenen Büro einige Vorteile bringen. Zunächst sollte man sich die Frage stellen, ob sich ein flexibler Schreibtisch für alle (oder zumindest die meisten) Mitarbeiter sinnvoll einsetzen lässt.

Desk Sharing lohnt sich immer dann, wenn ein Großteil der Mitarbeiter räumlich flexibel arbeitet – zum Beispiel aus dem Home-Office. Auch viel Zeit im Außendienst oder beim Kunden sorgt für leere Arbeitsplätze und könnte ein Grund für das „Shared Desk“-Konzept sein. Beschäftigen Sie viele Personen in Teilzeit oder wird in Ihrem Unternehmen in Schichten gearbeitet, kann Desk Sharing absolut Sinn machen.

Tipp: Holen Sie von Anfang an Ihre Angestellten und fallweise den Betriebsrat mit ins Boot, wenn Sie über eine Umstrukturierung des Büros nachdenken. So vermeiden Sie, dass sich Mitarbeiter vom neuen Konzept überrumpelt fühlen oder es bereits zu Beginn ablehnen. Laut Arbeitsgericht hat der Betriebsrat beim Desk Sharing ein Recht auf Mitsprache.

Was sind die Vorteile von Desk Sharing?

Desk Sharing hat nicht nur für den Arbeitgeber (ökonomische) Vorteile. Richtig umgesetzt, bieten flexible Arbeitsplätze zahlreiche Chancen, die das Arbeiten verbessern können. Die wichtigsten Punkte haben wir Ihnen aufgeführt:

  1. Kosten einsparen: Desk Sharing führt dazu, dass Ressourcen effizient genutzt und Leerläufe reduziert werden. Weniger Arbeitsplätze bedeuten Einsparungen bei der Ausstattung. Dadurch, dass weniger teure Bürofläche benötigt wird, kann zusätzlich Geld gespart werden. Laut dem Frauenhofer-Institut belaufen sich die Kosten für Miete und Unterhalt auf bis zu zehn Prozent für Organisationen.
  2. Gesunde Arbeitsplätze: Ein Arbeitsplatz, der auf die Bedürfnisse eines jeden Mitarbeiters einstellbar sein muss, ist vor allem eines: ergonomisch! Ein höhenverstellbarer Schreibtisch von DPJ ist beim Desk Sharing unverzichtbar. Durch seine verstellbare Tischplatte kann er auf die individuelle Körpergröße angepasst werden. Zusätzlich motiviert er zu regelmäßigen Stehphasen während der Arbeit – was zahlreiche Vorteile für unseren Rücken und gesamten Körper birgt.
  3. Desk Sharing schafft Bewegung: Statt am gleichen Arbeitsplatz zu verharren, bewegen sich Beschäftigte durch Desk Sharing mehr im Unternehmen. Die Bewegung ist wichtig für unsere Gesundheit und steigert nachweislich die Produktivität. Regelmäßige Pausen vom Sitzen am immer gleichen Platz werden durch einen höhenverstellbaren Schreibtisch zusätzlich gefördert.
  4. Mehr Kommunikation & Kreativität: Der tägliche Arbeitsplatzwechsel sorgt für einen völlig neuen Austausch unter den Mitarbeitern. Unterschiedliche Abteilungen kommen in Kontakt und kommunizieren über Arbeitsweisen und Aufgaben. Das erhöht den Informationsfluss, schafft kreative Ideen und ungeahnte Synergien!
  5. Höhere Produktivität: Mehr Bewegung und weniger Ablenkung durch einen Schreibtisch frei von persönlichen Kleinigkeiten – das fördert die Konzentration und Produktivität. 
  6. Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit: Moderne, top-konzipierte Arbeitsplätze wirken sich langfristig positiv auf die Zufriedenheit Ihrer Beschäftigten aus. Außerdem bietet Desk Sharing neue Impulse. Das verhindert Symptome wie Langeweile und Boreout.
  7. Innovatives Image: Junge Talente fühlen sich vom flexiblen Arbeitsumfeld angezogen. Als Unternehmen machen Sie deutlich, dass Sie innovativen Konzepten vertrauen. Ein moderner Arbeitsplatz mit ergonomischen Büromöbeln wie einem höhenverstellbaren Schreibtisch zeigt noch dazu, dass Sie Wert auf die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter legen. Beides beeinflusst das Employer Branding, also Ihre Marke als Arbeitgeber, positiv.

Was sind die Nachteile von Desk Sharing?

Wie kaum ein anderes Arbeitsmodell verändert Desk Sharing gewohnte Arbeitsabläufe im Büro. Daher gibt es auch Stimmen, die im Einsatz flexibler Schreibtische Nachteile sehen.

  • Für viele Mitarbeiter bedeutet der Wegfall des eigenen Schreibtischs auch den Verlust der persönlichen Komfortzone im Büro. Als Arbeitgeber dürfen Sie nicht unterschätzen, wie wichtig das Familienfoto oder eine Pflanze auf dem Schreibtisch sein können.
  • Besonders introvertierten Beschäftigten kann der ständige Austausch mit neuen Kollegen schwerfallen und Energie rauben. Hier ist Feingefühl gefragt!
  • Jeden Morgen oder nach der Mittagspause einen freien Arbeitsplatz suchen zu müssen, kann zum Stressfaktor werden. Gleiches gilt für das ständig neue Herrichten der Unterlagen und Verkabeln des Laptops, was noch dazu Zeit raubt.

Der Erfolg von Desk Sharing hängt an der richtigen Kommunikation. Ganz wichtig: Achten Sie darauf, dass sich die Unsicherheit bei Einführung nicht zu Spannungen oder Streit unter den Mitarbeiten entwickelt – zum Beispiel durch das Gefühl, dass stets der gleiche Kollege den „besten Tisch“ ergattert. Wir zeigen Ihnen anhand von 5 Tipps, wie das gelingen kann.

Desk Sharing – 5 Tipps, wie es in Ihrem Büro gelingt

Entwickeln Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern ein Regel-Set, an dass sich alle halten können und wollen. Die wichtigsten Tipps für erfolgreiches Desk Sharing haben wir Ihnen bereits zusammengestellt:

Tipp 1: Statten Sie Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen aus

Als Arbeitsgeber sind Sie aufgrund der Fürsorgepflicht dafür verantwortlich, Ihren Mitarbeitern einen ergonomischen Arbeitsplatz bereitzustellen. Dies gilt auch bei der Umsetzung von Desk Sharing. Dabei sollten Sie auf höhenverstellbare Schreibtische setzen. Sie lassen sich nicht nur schnell und einfach individuell einstellen. Ein elektrisch höhenverstellbarer Schreibtisch animiert zu regelmäßigen Pausen vom Dauersitzen. Damit fördern Sie die Gesundheit Ihrer Angestellten! 

Tipp 2: Seien Sie Vorbild!

Beim Desk Sharing sind alle gleich. Wenn Sie wollen, dass flexible Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen angenommen werden, sollten Sie sich am täglichen Schreibtischwechsel beteiligen. Zeigen Sie, dass Sie an den Erfolg von Desk Sharing glauben. Gleichzeitig bauen Sie feste Hierarchien ab und machen sich für Ihre Mitarbeiter greifbar. Wichtig: Gehen Sie auch bei der Nutzung des höhenverstellbaren Schreibtischs als gutes Vorbild voran und nutzen Sie regelmäßig die Vorteile des Arbeitens im Stehen. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen sicher gleichtun.

Tipp 3: Führen Sie eine Clean Desk Policy ein

Statten Sie beim Desk Sharing alle höhenverstellbaren Schreibtische mit dem gleichen Equipment aus – Bildschirme, Maus und Tastatur, sowie eine Dockingstation fürs Laptop sollten an jedem Platz vorhanden sein. Das garantiert einen reibungslosen Arbeitsablauf. Zudem lässt die identische Ausstattung keinen Neid aufkommen. Unbedingt beachten: Jeder Mitarbeiter hinterlässt den Schreibtisch so, wie er ihn vorgefunden hat. Die sogenannte Clean Desk Policy ist eine der wichtigsten Regeln beim Office Sharing: Ist die Arbeit beendet, wird der Platz aufgeräumt. Persönliche Gegenstände und Arbeitsutensilien werden verstaut, Krümel oder Kaffeeflecken entfernt. Zum Reinigen von Tastatur und Maus lohnt es sich, spezielle Desinfektionsmittel zur Verfügung zu stellen. So gewährleisten sie als Team, das jeder Angestellte einen ordentlichen und sauberen Schreibtisch vorfindet.

Tipp 4: Tauschen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern aus

Desk Sharing funktioniert nur, wenn Sie Ihre Angestellten von Beginn an in den Prozess involvieren. Insbesondere der Betriebsrat muss, so vorhanden, eingebunden werden. Generell gilt: Nehmen Sie sich Zeit für Fragen und Sorgen, die die Umstellung mit sich bringt. Erarbeiten Sie in Team-Workshops Regeln für die Umsetzung. Und ganz wichtig: Holen Sie sich auch nach dem Start immer wieder das Feedback Ihrer Mitarbeiter ein. Wie zufrieden sind sie mit dem neuen Desk Sharing im Büro?

Tipp 5: Sorgen Sie für die richtige (technische) Ausstattung

Für viele Unternehmen ist Desk Sharing eine Gelegenheit, alte technische Systeme und Ausstattungen zu erneuern. Damit das Schreibtischteilen gelingt, sollten Sie über Alternativen zu stationären Telefonen nachdenken – mobile Endgeräte, Headsets und entsprechende Telefon-Software können eine Lösung sein. Auch die IT im Unternehmen muss ermöglichen, dass Mitarbeiter mobil vom Laptop auf alle notwendigen Systeme und Daten zugreifen können. Ein weiterer Ausstattungstipps: Stellen Sie jedem Angestellten einen verschließbaren Rollcontainer zur Verfügung. Darin können neben sensiblen Unterlagen auch private Gegenstände griffbereit verstaut werden. Der persönliche Rollcontainer hilft beim Umsetzen des Clean-Desk-Prinzips.

Fazit: Mit guter Planung lässt sich Desk Sharing erfolgreich umsetzen

Desk Sharing kann für Ihr Unternehmen viele Vorteile bringen – von der Kosteneinsparung über eine gesteigerte Produktivität bis zu gesünderen Arbeitsplätzen dank höhenverstellbarer Schreibtische. Dabei dürfen mögliche Hürden nicht unterschätzt werden. Es ist wichtig, dass Desk Sharing nie übereilt eingeführt oder „von oben herab“ bestimmt wird. Machen Sie die Umgestaltung zum Teamprojekt, in dem Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang teilhaben lassen. Passen Sie das Konzept auf die Bedürfnisse Ihrer Firma an. Dann können Desk Sharing und höhenverstellbare Schreibtische tatsächlich die versprochene Lösung für die Zukunft sein.

Bildnachweis: Rymden / stock.adobe.com

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