Finanzen Praxistipps

Buchhaltungssoftware – Die Top 10 Funktionen

Buchhaltungssoftware – Die Top 10 Funktionen

Buchhaltungssoftware – Die Top 10 Funktionen

Moderne Buchhaltungssoftware muss vieles können

Die Buchhaltung ist nicht der einzige Bereich, in welchem Sie eine gute Buchhaltungssoftware unterstützt. Die Liqiditätsplanung, die Offene-Posten-Abstimmung und das Mahnwesen deckt sie ebenfalls ab. Die Software erstellt Berichte, wie die Bilanz und den Jahresabschluss, aber auch die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EÜR). Außerdem hilft sie bei der Anlagenbuchhaltung sowie der Steuererklärung für das Finanzamt. Auf diese Weise haben Sie immer alle Auskünfte parat. Externe Buchführung via DATEV wird durch die Schnittstelle zur Steuerberatung ganz einfach. Erhöhte Qualität und Effizienz bei der Rechnungswesen-Arbeit bringen Assistenzsysteme mit sich.

  • Belegmanagement wird digital

Haben Sie Belege digitalisiert, können diese von modernen Programmen für die Buchführung eingelesen und verarbeitet werden. Manche Lösungen verfügen über eine Stempelfunktion zur Bestätigung des Eingangs, der Prüfung, der Freigabe und der Buchung des entsprechenden Beleges. Um der elektronischen Archivierung gerecht zu werden, wird mit einem Beleg auch seine gesamte Versionshistorie abgelegt. Papierbelege müssen nicht mehr abgelegt und gelagert werden, denn die Grundzüge des „ersetzenden Scannens“ sind bereits erfüllt.

  • Assistenzsysteme für die Buchführung

Die Eingabe kann auf verschiedenen Wegen erfolgen, was aus unterschiedlichen Anforderungen resultiert, die die Nutzer der Software haben. Geschäftsfälle buchen ohne vorher selbst Buchungssätze bestimmen zu müssen, ist ideal für Nicht-Buchhalter, Freiberufler und Einzelunternehmer. Für Freiberufler ist nur das Buchen von Einnahmen und Ausgaben wichtig, mittelständische Unternehmen jedoch legen Wert auf Bilanzierung und doppelte Buchführung. Buchhalter finden Unterstützung in Assistenzsystemen, welche genau einstellbare Automatismen bieten. Sie arbeiten dabei in einer flexiblen Buchungsmaske, welche Dialog- und Stapelbuchen erlaubt.

Gute kaufmännische Software liest digitalisierte Rechnungen ein, extrahiert die wichtigsten Inhalte und kontiert die Rechnung dann nach speziellen Anforderungen und Regeln. Über die Automatisierung werden wiederkehrende Geschäftsvorfälle gehandhabt. Legen Sie in den Buchungsregeln unter anderem fest, dass Rechnungen Ihres Telefonanbieters als Telefonrechnungen gebucht werden, sofern diese eine Kundennummer enthalten. Ein Buchhalter muss dafür nicht eingesetzt werden und auch SEPA-Lastschriften verarbeitet die Software automatisch.

  • Assistenzsysteme und Online-Banking

Die Verarbeitung der Eingangsrechnungen nach Regeln steht auf der einen Seite. Auf der anderen importiert das Buchhaltungsprogramm Kontoauszüge automatisch und verarbeitet diese vor. Mit diesen Auszügen als Grundlage werden häufig vorkommende Geschäftsfälle vorkontriert. Das flexible Regelwerk und die Speicherung angelegter Buchungsregeln ermöglichen dies und wären ohne ein Assistenzsystem nicht möglich. 

Importiert werden die Kontoauszüge von der Buchhaltungssoftware nach verschiedenen Standards. Sehr gängig ist HBCI, aber auch MT940 verwenden manche Banken für die Auszüge. Hat das Programm eine Schnittstelle für Online-Banking kann es ebenso Überweisungen, Lastschriften und Umsätze auf PayPal-Konten bewältigen. 

Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung ist vor allem für investitionsintensive Betriebe ein Muss, aber dennoch nicht selbstverständlich. An die Anlagenverwaltung werden zahlreiche Ansprüche gestellt. Nachweise für Zu- und Abgänge zum, beziehungsweise vom Anlagevermögen, das Aufstellen eines Anlagenspiegels und eines Inventars, sowie die Ermöglichung der Zuordnung von Anlagen- und Finanzbuchhaltung.

  • Verwaltung offener Posten

Eine gute Buchhaltungssoftware zeigt offene Posten sortiert nach Kreditoren und Debitoren an. Problemlos werden sie mit der entsprechenden Gegenbuchung ausgeziffert, also abgeglichen. Außerdem können Skonti und Kleindifferenzen ausgebucht sowie Teilauszifferungen möglich gemacht werden. Wichtig für die Liqiditätsbetrachtung sind Fälligkeiten und Mahnstufen der offenen Posten. Diese Aspekte stellt Ihnen die Liste der offenen Posten übersichtlich dar. 

  • Berichte und Auswertungen

Vier Berichtsformate sind besonders gebräuchlich: Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) sowie Jahresabschluss/Bilanz. Jedes Programm für die Buchführung muss mit ihnen zurechtkommen. 

Zahlreiche weitere Berichte können vordefiniert oder nach individuellen Bedürfnissen erstellt werden. Informationen für die Unternehmenssteuerung werden erfasst mittels der Beobachtung der Entwicklung von Liquidität, Ergebnissen, Kosten und Umsatz, über Analysen und Kennziffern sowie mithilfe von Finanzberichten. Darin zeigt sich die starke Verknüpfung von Controlling-Funktionen und Berichtswesen. 

  • Mahnwesen

Die Softwarelösung unterstützt idealerweise das Mahnwesen und bildet den Forderungsinkasso-Workflow ab. Ein Mahnrhythmus und mehrere Mahnstufen sollten einstellbar sein. Der letzte Schritt, nämlich die Übergabe ausgemahnter Posten an ein Inkassobüro sollte ebenfalls möglich sein. Im besten Fall werden der mahnbare Posten und dessen Historie übersichtlich dargestellt. Posten können für einen Mahnlauf gesperrt werden. Liegen Vorlagen zugrunde, können Mahnschreiben automatisch versendet werden. 

  • Datenquellen und Controlling

Die Controller Ihres Unternehmens schöpfen sicher auch aus der Datenmenge, welche in Ihrem Buchhaltungsprogramm gespeichert ist. Neben der Erstellung der standardisierten und individuellen Berichte sowie Auswertungen können diese zu übersichtlichen Dashboards zusammengeführt werden. Es ist möglich, die Bedürfnisse des entsprechenden Nutzers zu berücksichtigen. Das gilt auch für Anforderungen der Controlling-Bereiche, unabhängig davon, ob es sich um die Aspekte Projekte und Finanzen oder strategisches und operatives Controlling handelt. 

Die Buchhaltungssoftware kann aber auch eine Datenquelle sein oder ist Teil eines BI-Tools. Ist das der Fall, können Sie Berichte visualisieren und innerhalb dieser, einzelne Abschnitte genauer betrachten, das führt zu detaillierteren Informationen. Jedes Mal, wenn Sie einen Bericht erneut öffnen, speist die Softwarelösung aktuelle Daten ein.

  • Daten für den Steuerberater

Während die vorbereitende Buchführung oft vom Unternehmen selbst erledigt wird, obliegt die Erstellung der Geschäftsabschlüsse meist dem Steuerberater, dem die Daten zur Weiterverarbeitung übermittelt werden. Oft nutzen die Berater DATEV, weswegen eine Schnittstelle dazu zum Standard eines Programmes für die Buchführung gehört. Der Datentransfer sollte unkompliziert erfolgen können, zum Beispiel via digitalem Belegtransfer. Weitere Schnittstellen des Programmes für Datenim- und -export sind ebenso wünschenswert. 

  • Mit ELSTER zur USt-Voranmeldung

Ist der Voranmeldezeitraum verstrichen, müssen Unternehmer bis zum zehnten Tag danach die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Der „amtlich vorgeschriebene Datensatz“ muss dabei eingehalten werden. Für die Übermittlung ist eine Registrierung des Steuerpflichtigen beim elektronischen Finanzamt ElsterOnline notwendig. Über die passende Schnittstelle wird per Buchhaltungsprogramm die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt versendet. Erforderliche Daten wie Einnahmen, Ausgaben und Steuern löst das Programm heraus. 

Gute Software bietet die Möglichkeit der Umsatzsteuer-Verprobung, mit welcher die Korrektheit der Werte überprüft wird. Eine Dauerfristverlängerung kann darüber ebenfalls beantragt werden. Welche Umsatzsteuersondervorauszahlung dafür fällig ist, kann berechnet werden. Des Weiteren gibt gute Buchhaltungssoftware eine elektronische Meldung nach § 18 UstG ab, die Umsätze im EU-Ausland zusammenfasst. 

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