Praxistipps Verein

Buchführung im Verein: Die Datenerfassung

Die Buchführung ist ein wesentlicher Teil Ihrer Vereinsorganisation. Dazu gehört eine übersichtliche und detaillierte Datenerfassung. Die ordnungsgemäße Verbuchung Ihres Geschäftsgebarens ist für die Transparenz gegenüber Ihren Mitgliedern und den gesellschaftlichen Finanzrichtlinien Pflicht.

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Buchführung im Verein: Die Datenerfassung

Die genaue Datenerfassung Ihrer Geschäftsvorfälle in der Buchführung Ihres Vereins ist nicht nur für die Kontrolle und Nachvollziehbarkeit wichtig. Sie kann auch bares Geld wert sein. Denn eine richtige Verbuchung hilft beim Jahressteuerausgleich Steuern und damit bares Geld sparen.

Grundlage der Datenerfassung im Geschäftsgebaren des Vereins ist die doppelte Buchführung

  • Mit doppelter Buchführung ist die zweifache Erfassung und Berechnung jedes Geschäftsvorganges gemeint.
  • Jede Ausgabe oder Einnahme in einem Geschäftsvorfall wird erstens am Soll und zweitens am Haben Ihres Vereins orientiert, datenerfasst und berechnet.
  • Die Ergebnisse aus der doppelten Buchführung (Soll und Haben) müssen identisch sein. 
  • Mit dieser Erfassungsart lässt sich durch die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben eine übersichtliche Gewinn- und Verlustrechnung für die Jahresübersicht aufstellen.

Grundsätze der Datenerfassung in der Buchführung des Vereins

  • vollständig
  • richtig
  • zeitgerecht
  • geordnet
  • verständlich

Organisationsgrundsätze in der Datenerfassung der Buchführung des Vereins

  • Jeder Geschäftsvorgang wird mit einem Beleg erfasst.
  • Belege sind fortlaufend, vollständig und zeitnah zu erfassen.
  • Die Geschäftsvorfälle sind zu systematisieren.

Belegpflicht in der Datenerfassung der Buchführung des Vereins

  • Ohne die Vorlage eines Beleges darf keine Buchung erfolgen.
  • Ist die Erstellung eines Originalbeleges aus dem Geschäftsvorgang nicht möglich, ist ein revisionssicherer Eigenbeleg anzufertigen.
  • Die Aufbewahrungspflicht der Belege beträgt zwei Jahre.  

Aufbereitung der Datenerfassung der Buchführung des Vereins für die jährliche Kontrolle des Finanzamtes
Das Geschäftsgebaren Ihres Vereins wird seitens des Finanzamtes in einen ideellen und in einen wirtschaftlichen Bereich unterschieden. In Ihrer Datenerfassung und Buchführung müssen Sie für den Jahressteuerausgleich Ihre Geschäftsvorgänge entsprechend unterscheiden und auflisten. Der ideelle Bereich ist in der Regel steuerfrei. Im wirtschaftlichen Bereich fallen bei Überschreiten der Freigrenzen eventuell Steuern an.

Je detaillierter Sie Ihren Geschäftsbericht aufbereiten, desto einfacher und positiver wird das Finanzamt Ihre Geschäftsführung bewerten können. Unter Umständen fallen sogar Steuerersparnisse an. Und die bedeuten bares Geld für Ihre Gemeinschaft.

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