Aufwendungsersatz: Typische Kosten für Vorstandsmitglieder
Im Vereinsalltag entstehen meist:
- Kosten für Porto und Telefongespräche
- Übernachtungs- und Fahrtkosten (bei Teilnahme an Veranstaltungen von anderen Vereinen oder Dachverbänden)
- Kosten für Büromaterial
Der Verein leistet entweder Aufwendungsersatz, oder er stellt den Vorstandsmitgliedern die für die Vereinsarbeit notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung. Da besonders kleine Vereine keine Büroräume oder ein Vereinsheim haben, müssen die Vorstandsmitglieder ihre Arbeit von zu Hause aus erledigen.
Aufwendungsersatz: Definition von Aufwendungen
Aufwendungsersatz kann ein Vorstandsmitglied vom Verein verlangen, wenn es das für nötig hält. Aufwendungen sind in der Rechtsprechung definiert als:
- "Vermögensopfer mit Ausnahme der eigenen Arbeitszeit und Arbeitskraft,
- die der Vorstands zum Zweck der Ausführung seines satzungsgemäßen Auftrags
- freiwillig, auf Weisung der befugten Vereinsorgane oder als notwendige Folge der Auftragsführung erbringt."
Danach gehören zu den Kosten, für die Aufwendungsersatz geleistet werden kann, alle Auslagen des Vorstands, insbesondere
- Reisekosten
- Post- und Telefonspesen
- Beherbergungs- und Verpflegekosten …
Der Anspruch auf Aufwendungsersatz muss vor Ablauf des darauffolgenden Geschäftsjahres geltend gemacht werden.
Der Aufwendungsersatz darf die tatsächlich entstandenen Kosten nicht überschreiten. Kosten können erstattet werden, wenn
- sie tatsächlich angefallen sind,
- sie für die Amtsführung erforderlich sind und
- sie sich in einem angemessenen Rahmen halten.
Alles darüber hinaus gilt als Vergütung.