Computer Praxistipps

Archivieren ohne Ablage – Der Zettel sind genug gewechselt, lasst Daten folgen

Lesezeit: 3 Minuten Etliche Großfirmen haben schon seit Jahren keine Papiere mehr in Ablage und im Archiv. Mit den hier vorgestellten Methoden können Sie das heute schon auch bei sich verwirklichen.

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Archivieren ohne Ablage – Der Zettel sind genug gewechselt, lasst Daten folgen

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PaperPort
Die Idee dieser Software: Sie scannen jedes Stück Papier, das bei Ihnen eingeht, und speichern es digital auf der Festplatte Ihres PCs. Wenn Sie dort mit einem Bandlaufwerk oder anderen Maßnahmen regelmäßig alle Daten sichern, können Sie das Originalpapier bedenkenlos wegwerfen.
Der besondere Reiz bei der PaperPort: Jedes Dokument wird 2-fach abgespeichert:

1. als Bild (wie bei einem Fax), wobei das Layout, alle Schriftarten und eventuelle Abbildungen erhalten bleiben.
2. als digitaler Text (wie eine Datei Ihrer Textverarbeitung).

Die dahinter stehende Technik heißt OCR (Optical Character Reading): Die eingescannten Buchstaben werden in ihrer Form erkannt und umgewandelt. Das Verfahren funktioniert inzwischen recht gut, aber die Fehlerquote ist immer noch beträchtlich – eine Quote von nur 5% bedeutet, dass jede Textzeile etwa 2 Fehler enthält, und bei verkünstelten Überschriften oder schrägstehenden Texten versagt OCR meist völlig.

 

 

 

 

 

 

In der Kombination aber führt PaperPort zu einem problemlosen Arbeiten: Sie geben ein paar Suchworte ein und das Programm stellt Ihnen alle Texte vor, die das Gesuchte enthalten. So finden Sie in der Praxis so gut wie alles blitzschnell wieder. Besonders geeignet für chaotische Naturen.

Sorgen um die Menge müssen Sie sich nicht machen: Auf eine handelsübliche 40-GB-Festplatte passt etwa ein 30m hoher Papierstapel (mehr als Sie in Ihrem Leben zu scannen schaffen).

Infos bei www.PaperPort.de: Die deutsche Version Deluxe 8.0 des Programms kostet 69 Euro. Wenn Sie keinen Scanner haben: Für 329 Euro gibt es den Platz sparenden Einzugsscanner PaperPort Strobe, der optimal aufgehoben ist zwischen Tastatur und Bildschirm. Er läuft automatisch an, sobald Sie ihn mit einem Blatt Papier füttern.

InterNet statt eigenem Archiv
Machen Sie die Probe aufs Exempel: Nehmen Sie einen Artikel aus Ihrem papiernen Archiv (gleichgültig, ob das ein gut organisiertes System ist oder ein paar Stapel mit Zeitungssausschnitten). Dann suchen Sie diesen Artikel im Internet. www.google.de ist die zurzeit wohl leistungsfähigste Suchmaschine. Dort werden Sie, wenn Sie nach den richtigen Stichwörtern gesucht haben, häufig mit vergleichbaren Inhalten bedient.

In der großen Zeitschriftendatenbank www.genios.de finden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit exakt den Artikel, den Sie aufgehoben haben – und unzählige andere zum gleichen Thema. Den gefundenen Artikel dann im Volltext zu lesen ist bei Genios kostenpflichtig. Aber die Gebühren sind gering – verglichen mit der aufwändigen Pflege eines eigenen Archivs.

Bewährte Wissensportale im Internet Allgemeinbildung
Sie haben eine Frage? Einfach ein paar Stichwörter eingeben und Sie erhalten Lexikonartikel zu praktisch jedem Thema. www.wissen.de ist als Sponsor von "Wer wird Millionär?" zum Marktführer aufgestiegen. Wenn Sie es ausführlicher brauchen: www.xipolis.de bietet viele verschiedene Artikel an, manche davon sind kostenpflichtig (meist um die 40 Cent). Noch einen drauf setzt www.machhin.de – es sucht in bis zu 8 verschiedenen Online-Nachschlagewerken gleichzeitig, darunter auch die 2 hier genannten.

Expertenwissen
Bei dieser reizvollen Art von Internet-Recherche erhalten Sie die Antwort auf Ihre Frage nicht sofort, sondern per E-Mail von einem leibhaftigen Experten aus Fleisch und Blut. Dazu müssen Sie sich registrieren lassen, bekommen aber auch zu den ausgefallensten Fragen Auskünfte. Am leistungsfähigsten erscheint uns derzeit www.wer-weiss-was.de, das bekannteste Expertensystem scheint www.expertenseite.de zu sein.

Fremdsprachen
Am Anfang etwas knifflig, aber nach der Installation stellt www.babylon.com die grandioseste Übersetzungsmaschine dar. Hin- und herübersetzen in allen Weltsprachen, mit Erklärungen und vielen Extras, traumhaft leistungsfähig. Wenn Sie nur mal ein einzelnes Wort nachsehen möchten, bekommen Sie bei www.pons.de schnell und zuverlässig Auskunft.

Landkarten, Stadtpläne
Unglaublich, was alles kostenlos im Internet zu holen ist. Wenn Sie eine Autoreise planen (und kein Navigationssystem im Auto haben), zeigt Ihnen www.map24.de die komplette Fahrtroute von Haustür zu Haustür, zum Ausdrucken und Mitnehmen, auf Wunsch mit kleinen Landkarten. Im innerstädtischen Bereich scheint manchmal www.falk.de noch etwas präziser zu sein.

Verträge
Diese Website ist ein besonderer Fund: Musterverträge für den Autoverkauf, die Wohnungsvermietung, die Kündigung der Arbeitsstelle, ja sogar für die eheliche Gütertrennung bietet gratis das Internetportal www.formblitz.de. Lauter vorformulierte Entwürfe, die Sie nach eigenen Bedürfnissen modifizieren können.

Lexikon
Typisch Internet: Hier gibt es auch ein Online-Lexikon, in dem alle Online-Lexika verzeichnet sind. www.lexikon.ch verbindet Sie mit jedem erdenklichen Online-Nachschlagewerk.

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