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Alles rund um den Dienstplan – das sollten Arbeitgeber wissen!

Der Dienstplan findet in allen Branchen Anwendung, in denen verschiedene Schichten und Dienste aufeinander abgestimmt werden müssen. Allerdings reicht es nicht aus, einfach willkürlich Schichten zu vergeben. Was Arbeitgeber wissen und beachten sollten, zeigt dieser Artikel.

Alles rund um den Dienstplan – das sollten Arbeitgeber wissen!

Alles rund um den Dienstplan – das sollten Arbeitgeber wissen!

Was ist eigentlich ein Dienstplan?

Bei einem Dienstplan handelt es sich um ein Planungsinstrument der Personalwirtschaft. Arbeitgeber können einen Dienstplan erstellen, um ihre Arbeitskräfte sowohl zeitlich als auch räumlich einzuteilen. Das Ziel davon ist, den Personalbedarf abzudecken und dadurch die Unternehmensziele zu erreichen. Der Dienstplan hilft dabei, sowohl den qualitativen als auch den quantitativen Personalbedarf abzudecken.

Das Unternehmen erhält durch einen funktionierenden Dienstplan den vollen Überblick über die Arbeitszeiten seines Personals. Außerdem hilft er dabei, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Im Falle eines Rechtsfalls dient der Dienstplan zudem als Beweismaterial. Doch warum ist das so wichtig?

Diese gesetzlichen Bestimmungen sind bei der Dienstplanerstellung zu beachten

Es reicht nicht aus, den Mitarbeitern lediglich mitzuteilen, wann sie in welchem Bereich des Unternehmens eingesetzt werden. Es gibt zahlreiche gesetzliche Bestimmungen, die klar vorgeschrieben sind und eingehalten werden müssen.

Dazu zählt zunächst, dass der Arbeitgeber die Interessen der Mitarbeiter berücksichtigen muss. Berücksichtigt er individuelle Faktoren nicht, schadet das nicht nur der Mitarbeiterzufriedenheit, sondern ist auch ein gesetzlicher Verstoß. Damit es nicht so weit kommt, hat der Betriebsrat ein Mitspracherecht bei der Gestaltung des Dienstplans.

Zudem spielt das Arbeitszeitgesetz bei der Erstellung eine wichtige Rolle. Hier werden Dinge wie Ruhepausen, Höchstarbeitszeit oder Ausnahmeregelungen besonderer Personengruppen geregelt. Immerhin dürfen Jugendliche nicht in demselben Maß eingesetzt werden wie erwachsene Personen.

Damit Mitarbeiter und Arbeitgeber den vollen Überblick haben, muss der Dienstplan vollständig nachvollziehbar sein. Die tatsächliche Arbeitszeit sowie die geplante Arbeitszeit müssen erkenntlich sein. Gibt es Differenzen, müssen auch diese klar hervorgehoben werden. Kommt es zu nachträglichen Änderungen, müssen sie als solche ausgewiesen werden. So kann man Missverständnissen vorbeugen.

Die Dienstplanerstellung im Überblick

Aufgrund der voranschreitenden Digitalisierung erfolgt das meiste heutzutage digital. Vor allem große Unternehmen sollten daher auch die Dienstplanerstellung mittels Software vornehmen. Es gibt gute und erschwingliche Programme, die dabei helfen, an alle wichtigen Faktoren zu denken.

Wer sich für eine entsprechende Software entscheidet, tut sich selbst als Arbeitgeber einen Gefallen. Immerhin geht die Erstellung mit einer großen Zeitersparnis einher und verhindert gängige Fehler bei der Dienstplanerstellung.

Zunächst einmal gilt, dass ein nicht elektronisch erstellter Dienstplan immer mit einer Unterschrift versehen werden muss. Bei digitalen Dienstplänen ist dies nicht notwendig. Hier haben nur Berechtigte Zugriff, sodass die Pflicht auf eine Unterschrift wegfällt.

Zudem hilft eine Software dabei, alle rechtlichen Besonderheiten zu beachten und keine wichtigen Faktoren außer Acht zu lassen. Auf diese Weise sind Unternehmen stets auf der sicheren Seite. Dazu zählt unter anderem, dass Vor- und Nachname des Mitarbeiters, sein Aufgabenbereich bzw. seine Qualifikation und Schichtbeginn und -ende enthalten sein müssen.

Darüber hinaus hilft eine Software dabei, dass zu jeder Zeit so viele Mitarbeiter mit der jeweiligen Qualifikation eingesetzt werden, wie benötigt werden. Denn sowohl zu wenig als auch zu viel Personal kann schädlich für das Unternehmen sein.

Ein Programm, das bei der Dienstplanerstellung hilft, lässt zudem gesetzliche Verstöße nicht zu. Wird bei einem Mitarbeiter zum Beispiel die Höchstarbeitszeit überschritten, schlägt die Software Alarm und lässt diese Schicht nicht einfügen. Das schützt den Arbeitgeber und sorgt für mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

So wird ein Dienstplan ausgewertet

Nicht nur die Erstellung eines Dienstplans ist für Unternehmen von Interesse. Auch die Auswertung spielt eine nicht unerhebliche Rolle. Immer dann, wenn der im Dienstplan definierte Zeitraum verstrichen ist, kommt es zur Auswertung.

Hierbei werden Abweichungen dokumentiert, zu denen unter anderem Differenzen zwischen Soll- und Ist-Arbeitszeiten der Mitarbeiter zählen. Das Resultat sind Überstunden. Zudem können durch eine solche Auswertung Daten zu Personalausfall und Mitarbeitereinsatz erhoben werden, welche für Arbeitgeber von großer Wichtigkeit sind.

Da dies einen großen Aufwand darstellt, spricht vieles für eine Software. Mit ihr lässt sich der Dienstplan nicht nur erstellen, sondern auch auswerten. Eine Analyse kann per Knopfdruck vorgenommen werden. Kennzahlen müssen nicht händisch berechnet werden, wodurch sich weniger Fehler einschleichen können.

Diese Branchen profitieren von einem Dienstplan

Grundsätzlich gilt: Überall dort, wo mehrere Schichten und Dienste koordiniert werden, macht ein Dienstplan Sinn. Dabei ist es ganz egal, um welche Branche es sich handelt. Dies kann das Handwerk, die Gastronomie oder auch ein Bürojob sein. Die Erstellung eines Dienstplans macht vieles im Betrieb viel einfacher!

Bildnachweis: Moon Safari / stock.adobe.com

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