Arbeit & Beruf Praxistipps

6 Praxistipps: Druckerflotte bei kleinen und mittleren Unternehmen

Zwar werden Unternehmen, was ihre Ressourcen angeht, immer nachhaltiger. Doch ohne das Medium Papier geht heutzutage dennoch nichts. Lieferscheine, Rechnungen und andere Dokumente müssen ausgedruckt werden. Dabei ist es für Unternehmen besonders wichtig, dass Sie über eine leistungsstarke und vor allem sicherere Druckerflotte verfügen. Dabei ist zunächst eine passende Verwaltung und Planung der Flotte wichtig. Oft lassen sich hier Einsparungen machen oder andere Vorteile herausziehen. Was bei der Planung und Verwaltung der Drucker alles für Unternehmen zu beachten ist, haben wir für Sie anhand von 6 Praxistipps zusammengefasst.

6 Praxistipps: Druckerflotte bei kleinen und mittleren Unternehmen

6 Praxistipps: Druckerflotte bei kleinen und mittleren Unternehmen

  • Administrative Verwaltung der Druckerflotte

In kleinen und mittleren Unternehmen sollte es einen Ansprechpartner geben, der sich um die Druckerflotte kümmert und sie verwaltet. Dieser Administrator hat eine Vielzahl verschiedener Aufgaben. In erster Linie kümmert er sich jedoch um die Wartung der Geräte. 

Am sichersten und effektivsten ist die Wartung, wenn der entsprechende Ansprechpartner direkt vor Ort im Unternehmen sitzt. Je mehr Drucker sich ein Unternehmen zulegt, desto komplexer wird die Aufgabe, insbesondere dann, wenn die Drucker manuell eingerichtet werden müssen. 

Mit bestimmten Management-Tools lassen sich die Drucker jedoch auch aus der Ferne warten. Hier gibt es verschiedene Softwares von Entwicklern, über die die Administratoren Netzwerkdrucker festlegen, Sicherheitseinstellungen vornehmen oder Updates und Treiber für die Drucker installieren können. Die gesamte Flotte kann dann von einem zentralen Punkt aus fernverwaltet und -gewartet werden.

  • Arbeitsplatzdrucker oder Abteilungsdrucker?

Es ist eine wichtige Frage, die es in Ihrem Unternehmen zu klären gilt: Richten Sie für alle Angestellten je einen Drucker ein oder teilt sich eine Abteilung oder sogar das gesamte Unternehmen einen Netzwerkdrucker? Gerade am Anfang eines Unternehmens, wenn noch wenige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hier arbeiten, ist es vielleicht noch einfacher für jede Person einen Drucker zur Verfügung zu stellen. 

Wächst das Unternehmen jedoch stetig weiter, sind die Anschaffungskosten hierfür schlichtweg zu hoch. Außerdem kommen noch Wartungskosten und weitere Fixkosten, wie Toner und Papier auf Sie zu. Mit jedem Drucker, den Sie anschaffen, erhöhen sich diese Kosten folglich. Natürlich hängt die Anzahl der Drucker im Unternehmen auch davon ab, wie viel überhaupt gedruckt wird. 

Ein Netzwerkdrucker ist also die Lösung, die am meisten Ressourcen schont. Gerade in kleineren und mittleren Unternehmen sollte dieses Gerät platzsparend sein und idealerweise mehrere Funktionen erfüllen. Dabei muss die Druckqualität gerade für Unternehmen hochwertig sein und sich nach dem Zweck richten. 

  • Einheitliche Drucker für das Unternehmen wählen

Wenn Sie sich mit Druckern für Ihre Flotte eindecken, sollten Sie darauf achten, dass Sie möglichst einheitliche Modelle wählen. So sparen Sie sich Stress und Ärger, wenn die Geräte repariert oder Verbrauchsmaterialien getauscht werden müssen. Auf diese Weise müssen nämlich nicht Ersatzteile für verschiedene Geräte vorrätig sein. Auch bei der Reparatur haben Sie nur einen einzigen Ansprechpartner. 

Für die Angestellten und den Administrator hat das den Vorteil, dass sie sich nicht mehr mehreren verschiedenen Druckern auseinandersetzen müssen. Sie gehen zu einem beliebigen Drucker im Unternehmen und wissen direkt, wie er funktioniert. Das spart Zeit und das wirkt sich wiederum positiv auf die Effizienz aus. 

  • Auf hochwertiges Zubehör setzen

Unternehmen, die zwar beim Drucker auf Qualität achten und nur das Beste kaufen, machen häufig den Fehler, dass sie beim Zubehör auf schlechtere Qualität setzen, weil ansonsten die Fixkosten auf Dauer zu hoch sind. Dabei müssen sich Unternehmen nicht unbedingt zwischen Qualität und Preis entscheiden. 

Gerade bei Toner und Druckerpatronen sollten Sie hier keinen Kompromiss eingehen. Für eine gute Druckqualität greifen Sie am besten zu kompatiblen Tonern und Druckerpatronen vom Experten

Das gilt natürlich auch bei Ersatzteilen und beim Papier. Der Umwelt zuliebe sollten sie bei letzterem jedoch, wo es geht, auf Recycling-Papier setzen. Das erkennen Sie am Umweltzeichen Blauer Engel. 

  • Spar-Tipp für das Drucken im Unternehmen

Neben günstigen aber dennoch qualitativ hochwertigem Zubehör, können Sie beim Drucken selbst sparen. Stellen Sie den Drucker auf Schwarz-Weiß-Druck ein. Damit lassen sich erhebliche Einsparungen bei den Druckkosten machen. Soll in Farbe gedruckt werden, kann ein spezieller Code eingerichtet werden. 

Nutzen Sie beide Seiten des Papiers, können Sie Ihren Papierverbrauch zudem um 50 Prozent senken. Weitere nützliche Informationen rund um Drucker & Co finden Sie beim FairToner Blog.

  • Apps zur Verwaltung der Druckerflotte

Im Netz finden Sie eine Vielzahl verschiedener Software-Lösungen, die Ihrem Unternehmen dabei helfen können, die Druckerflotte zu verwalten. Damit lässt sich beispielsweise besagter Code zum Farbdruck eingeben. Außerdem behalten Sie den Überblick über die gedruckten Seiten.

Es lassen sich Dokumente sicher über E-Mail oder mit dem Smartphone drucken. Wenn Ihre Firma über ein Logo oder ein Wasserzeichen verfügt, lassen sich die Ausdrucke direkt damit versehen. 

Fazit

Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es so einige Punkte zu beachten, wenn es um die Planung, Einrichtung und Verwaltung der firmeneigenen Druckerflotte geht. Grundsätzlich sind weniger Drucker hier mehr. Idealerweise nutzen Sie immer die gleichen Modelle, um Stress und Geld zu sparen. Zusätzlich haben Sie noch weitere Möglichkeiten, beispielsweise mit dem Schwarz-Weiß-Druck, Geld zu sparen.

Bildnachweis: industrieblick / stock.adobe.com

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