Immer wieder einspringen
Immer wieder das gleiche Problem: Für den Wochenenddienst fehlt es an Mitarbeitern! Schon wieder einspringen, das dritte Wochenende in Folge. Aber schon bei der Jahresplanung stellt so manche Abteilungs- oder Pflegedienstleitung fest, dass einige Mitarbeiterinnen mehr Wochenenden im Jahr arbeiten müssen, obwohl eigentlich für jeden Mitarbeiter jedes zweite Wochenende frei sein soll.
Neuerdings soll sogar ein Mitarbeiter sogenannten "geteilten Dienst" machen, er arbeitet morgens vier Stunden und abends noch einmal.
Hierfür gibt es verschiedene Gründe. So werden Teilzeitmitarbeiter manchmal nicht zu einem Zwei-Wochenendrhythmus verplant, sondern beispielsweise für einen Mitarbeiter mit einer halben Planstelle wird nur jedes vierte Dienstwochenende vorgeplant. Ein weiterer Grund ist, dass gerade bei kleineren Stationsgrößen zu wenig "Köpfe" in einem Team vorhanden sind, so dass von anderen Teams eingesprungen werden muss.
Welche Lösungsbausteine bieten sich hier an?
- Zunächst einmal sollten auch Teilzeitmitarbeiter grundsätzlich dem Zweiwochen-Rhythmus unterliegen.
- Verschiedene Schichtmodelle und –längen sollten den Bewegungsspielraum erhöhen.
- Grundsätzlich wird bei Dienstplanungen niemals mit den Bruttoarbeitszeiten (Soll immer noch vorkommen!), sondern nur mit der erwartbaren Nettoarbeitszeit geplant.
- Eine Dienstplanung erfolgt niemals nur von Monat zu Monat, sondern erstreckt sich über das gesamte Kalenderjahr, weil der Urlaub sich ja auch über das Jahr verteilt.
- Will man ein teamübergreifendes Einspringen verhindern und Bezugspflege erreichen, ist vor einer Jahresplanung festzustellen, wie viele "Köpfe" für ein Team bei normaler Ausfallzeit gebraucht werden.
- Geteilter Dienst bleibt eine Option nur für Notfälle oder bei nicht besetzten Stellen.
- Eine Mindestbesetzung am Wochenende darf nicht unterschritten werden.
- Empfehlenswert ist eine Notfallregelung für unvorhersehbare (Krankheits-) Fälle in Form von Bereitschaftsdienst oder Stand-by-Regelung.
Wie viele Köpfe braucht ein Team?
Das Berechnungsbeispiel geht von einer Stationsgröße von 24 Bewohnern aus. Die Mindestbesetzung soll sein:
- Drei Mitarbeiter im Frühdienst mit unterschiedlicher Schichtlänge
- Zwei Mitarbeiter im Spätdienst
Weitere Eckdaten:
- Angenommene Sollarbeitszeit pro Jahr und Vollzeitmitarbeiter: 1938 Stunden
- erwartbare Krankheitsquote auf der Basis der Zahlen des Vorjahres: 5,7%
- zu verplanender Urlaub und freie Tage: 12,3%
- erwartete Ausfälle wegen Kur und Fortbildungen: 2,0%
- ergibt einen Gesamtausfall von 20,0% und mithin einer verplanbaren Nettoarbeitszeit: 1550,4 Stunden.
Ergebnis
Auf Basis dieser Eckdaten müssen also fünf Mitarbeiter (Köpfe) an jedem Wochenende Dienst tun. Bei 52 Wochenenden im Jahr sind 260 "Köpfe" angefragt.
Jeder Mitarbeiter ist theoretisch an 26 Wochenenden im Jahr im Planungszugriff. Aber für die Dienstplanungsberechnung muss sein Ausfall von ca. 20% abgezogen werden, so dass er statistisch 20,8 Mal für Wochenenddienst verplant werden kann.
Teilt man nun die 260 "Köpfe" pro Jahr für Wochenendeinsatz durch 20,8 Einsätze, dann ergibt sich rechnerisch, dass 12,5 Mitarbeiter ein Team bilden müssen, um den oben aufgezeigten Anforderungen zu genügen.
Lässt man jedes Wochenende einen Teildienst zu, dann kommt man mit 10 Mitarbeiterköpfen (208/20,8) für das Team aus. Entsprechend bleibt natürlich am Ende dem Abteilungsleiter die kniffelige Aufgabe, den für die Station refinanzierten Planstellenanteil in Teilzeitstellen aufzulösen. Bei einem Planstellenanteil von 7,5 für die Station zum Beispiel beträgt der durchschnittliche Planstellenanteil jedes Mitarbeiterkopfes 0,6. (bzw. 0,75).
Sie sehen, Pflegedienstleitungen müssen entweder gut rechnen oder sehr gut motivieren können.