Zunächst einmal sollten Sie bei der Beschäftigung von Rentnern klären, um welche Art Rentner es sich handelt. Hier gibt es nämlich eine Vielzahl unterschiedlicher Rentenarten zu beachten. Die am häufigsten vorkommende Rentenart ist die Altersvollrente. Das bedeutet, der Arbeitnehmer hat bereits die Regelaltersrente erreicht. Das heißt aber nicht, dass viele Rentner nicht doch noch am Arbeitsleben teilhaben wollen.
Lassen Sie sich von dem Arbeitnehmer (Rentner) eine Kopie des Rentenbescheids aushändigen, damit Sie erkennen können welche "Rentenart" bei dem Arbeitnehmer vorliegt.
Klären Sie die Beschäftigungsart
Anschließend sollten Sie klären, welche Beschäftigungsart bei dem Arbeitnehmer vorliegt. Vielfach arbeiten Rentner auf Minijob-Basis. Aber es ist durchaus möglich, dass ein Rentner noch Vollzeit arbeitet.
Rentner im Minijob
Bei einem Rentner im Minijob gelten die Regelungen für Minijobber. Das heißt, Sie rechnen den Rentner wie Ihre anderen Minijobber auch ab.
Beachten Sie aber, dass Sie für Altersvollrentner keine vollen Beiträge zur Rentenversicherung erheben dürfen. Da die Altersvollrentner bereits Leistungen aus der Rentenversicherung erhalten, können sie nicht "rentenversicherungspflichtig" werden. Damit entfällt auch der Arbeitnehmeranteil zur Rentenversicherung sowie die Erfordernis einen Befreiungsantrag zur Rentenversicherung in den Lohnunterlagen abzulegen.
Es fallen deshalb die pauschalen Arbeitgeberbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung an, wenn der Rentner gesetzlich versichert ist. Für privat Krankenversicherte ist der pauschale Arbeitgeberbeitrag zur Krankenversicherung nicht zu zahlen.
Rentner in Teil- oder Vollzeit
Arbeitet der Rentner "mehr als geringfügig", so besteht grundsätzlich in allen Zweigen der Sozialversicherung Versicherungspflicht. Das bedeutet, dass dann auch an alle Zweige Sozialbeiträge zu zahlen sind. Allerdings greifen bei Rentnern einige Besonderheiten. So müssen Altersvollrentner nur den ermäßigten Beitragssatz zur Krankenversicherung zahlen. Das entspricht in Ihrer Lohnsoftware der Beitragsgruppe "3".
Zur Rentenversicherung fallen keine Arbeitnehmerbeiträge an, da der Rentner ja bereits Leistungen aus der gesetzlichen Rentenversicherung erhält. Der Arbeitgeberanteil muss aber dennoch gezahlt werden. Hier wählen Sie in der Lohnabrechnung dann ebenfalls die Beitragsgruppe "3".
Auch in der Arbeitslosenversicherung fallen für den Arbeitnehmer selbst keine Beiträge mehr an. Aber ebenfalls hier muss der Arbeitgeber den halben Arbeitgeberanteil zahlen. Verwenden Sie dazu den Beitragsgruppenschlüssel "2". In der Pflegeversicherung gibt es keine Beitragsentlastung. Hier gilt auch für Rentner der Beitragsgruppenschlüssel "1".
Steuerentlastung durch Altersentlastungsbetrag
Bei der Lohnsteuerberechnung spielt die Frage nach dem Rentenbezug grundsätzlich keine Rolle. Allerdings gilt für Arbeitnehmer, die das 64. Lebensjahr vollendet haben ein besonderer Altersentlastungsbetrag. Dieser vermindert die Steuerlast der Arbeitnehmer.
Ansonsten gelten für Altersrentner die herkömmlichen Spielregeln: Also entweder Sie versteuern individuell nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen oder pauschal im Minijob.