Ist die Teamsitzung notwendig?
Prüfen Sie, ob jede geplante Besprechung wirklich notwendig ist. Manchmal reicht es auch, eine Mitteilung zu versenden oder ein Einzelgespräch anzuberaumen. Meetings verhindern schließlich, dass die Teilnehmer in dieser Zeit Ihre anderen Aufgaben erledigen.
Zeitliche Grenzen setzen
Setzen Sie zeitliche Grenzen. Kalkulieren Sie dafür die Dauer einer Teamsitzung und die Zeit, die die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOPs) in Anspruch nehmen werden. Eine Uhr auf dem Tisch und im Raum hilft, den Zeitrahmen einzuhalten. Wichtig ist, dass Sie sich bei der Teamsitzung tatsächlich an diesen Zeitrahmen halten: Beginnen und enden Sie pünktlich. Wenn Sie einen TOP nicht in der kalkulierten Zeit schaffen, gehen Sie zum nächsten über. Vorher halten Sie den Status Quo fest und vereinbaren das weitere Vorgehen.
Definieren Sie die Rollen
Setzen Sie einen Moderator ein und einen Zeitüberwacher. Dadurch können Sie Effizienz gewährleisten. Außerdem koordiniert der Moderator die einzelnen Redebeiträge. Der Moderator ist auch für die Trennung der Sach- und der Beziehungsebene verantwortlich. Er muss verhindern, dass über etwas, das angeblich „zwischen den Zeilen“ zu lesen ist, diskutiert wird. Inhalt der Teamsitzung sollen dagegen die Sachthemen sein.
Bereiten Sie sich und andere vor
Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer der Teamsitzung ihre Unterlagen mitbringen. Wenn Sie den Meeting-Plan zwei Tage vorher herumschicken und auf mitzubringende Unterlagen hinweisen, sparen Sie kostbare Zeit.
Vermeiden Sie Störungen durch Telefone. Achten Sie im Vorfeld darauf, dass genügend Möglichkeiten zur Visualisierung gibt und dass Stühle in ausreichender Anzahl vorhanden sind.
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Folgen Sie den logischen Besprechungsphasen
Zu Beginn des jeweiligen TOPs wird in der Teamsitzung das Problem formuliert. Die einzelnen Abteilungen können dazu Details anreißen oder Statements abgeben. In der Folge werden Lösungsvorschläge angenommen und ein Meinungsbild eingeholt. Das Resultat ist, dass das Treffen einer Entscheidung möglich wird. Nun beginnt die Planung: Sie verteilen Verantwortung und Aufgaben, legen Fristen fest und überlegen sich, wie Sie den Erfolg der Maßnahmen überprüfen können.
Entscheidungen treffen
Ein häufiges Problem bei einer Teamsitzung ist, dass die Abteilungsleiter nicht schnelle Entscheidungen treffen können. Drängen Sie dazu, wenn alle Möglichkeiten genannt worden sind. Es wird nicht leichter, wenn ein Thema mehrfach angesprochen wird.
Falls sich in einer speziell ausgerichteten Besprechung grundlegendere Fragestellungen ergeben, beraunen Sie einen anderen Termin dafür an. Für diesen sollen sich die Teilnehmer dann wieder vorbereiten.
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