Personalplanung / -controlling

Weg mit den Zeitverschwendern

Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit nicht produktiven Tätigkeiten. Diese unproduktiv verbrachte Zeit stellt eine Kapazitätsreserve dar, von der zumindest ein Teil durch organisatorische Veränderungen gehoben werden kann. In Zeiten eines allgegenwärtigen Kostendrucks sollte solchen Zeitverschwendern der Kampf angesagt werden.

Bei der Berechnung von benötigten Personalkapazitäten wird davon ausgegangen, dass Mitarbeiter ihre gesamte Anwesenheitszeit produktiv einsetzen können. Angerechnet werden bestenfalls noch persönliche Verteil- und Rüstzeiten.

In Wirklichkeit verliert jedes Unternehmen jedoch einen Teil seiner theoretisch zur Verfügung stehenden Personalkapazität durch Ineffizienzen, die weitestgehend im Bereich der Arbeitsorganisation und der Kommunikation liegen. Amerikanische Untersuchungen zeigen, dass Arbeitnehmer über 35% ihrer Arbeitszeit damit verbringen, andere zu erreichen, Informationen zu finden oder Besprechungen zu organisieren.

Diese Arbeiten sind sicher notwendig, aber der hohe Anteil macht deutlich, wie lohnend es ist, in diesen Bereichen effizienter zu sein. Schafft ein Unternehmen es, den Zeitverbrauch hierfür um 10 Prozentpunkte zu senken, entspricht dies einem Gewinn an effizient einsetzbarer Arbeitszeit von etwa einem Arbeitsmonat pro Jahr. Je nach Art der Arbeitsplätze lässt sich dies in eine Anzahl von Aufträgen, Kundenkontakten oder Produktion von Stückzahlen umrechnen.

Kontakte zu Kunden oder Kollegen herstellen

Viele Versuche, einen Gesprächspartner zu erreichen, enden erfolglos. Die Mail bleibt unbeantwortet, der Telefonpartner nimmt nicht ab, oder es ist besetzt. Die Telefonnummer, die man sich notiert hatte, stimmt nicht mehr oder die Mailadresse hat sich geändert. Hier lassen sich Effizienzen intern durch die Einführung von elektronischen Telefonbüchern erreichen, in die die Mitarbeiter selbst ihre Arbeitszeiten oder Änderungen der Kontaktdaten eintragen können.

Bei Änderungen von Mailadressen ist durch die hausinterne IT sicherzustellen, dass alte Adressen für einen Übergangszeitraum weiterhin funktionieren. Dies gilt bei unternehmensweiten Änderungen (z.B. nach Umbenennungen) ebenso wie bei individuellen Änderungen (z.B. Namensänderung nach Heirat). Ebenso sollten Kundendatenbanken für die externe Kommunikation elektronisch verfügbar und auf leichte, aber sichere Weise durch denjenigen änderbar sein, dem eine neue Information über die Kontaktdaten bekannt wird.

Störungen ausschließen

Anrufe zu Werbezwecken, SPAM-Mails oder nie wieder abbestellte Newsletter kosten Zeit und Geld. Um diesen Aufwand einzuschränken können auf technischer Seite gut entwickelte SPAM-Filter die Mitarbeiter vor nicht gewollten Mails schützen. Zusätzlich können organisatorische Vorkehrungen, z.B. im Rahmen von Richtlinien zur Nutzung der elektronischen Medien, getroffen werden.

Hierin können z.B. Regeln festgelegt werden, ob Anmeldungen zu Newslettern erlaubt sind und in welchen Fällen die E-Mail-Adresse weitergegeben werden darf. Telefonische Störungen können vermieden werden, indem darauf geachtet wird, wem die eigene Telefonnummer mitgeteilt wird. Auch hausintern können Telefonnummern verborgen werden, wenn eine telefonische Kontaktaufnahme zu Einzelpersonen nicht gewünscht wird.

Besprechungen effizient organisieren

Für Meetings werden in erster Linie zwei Ressourcen benötigt. Die Teilnehmer und ein Besprechungsraum. Viel Zeit geht verloren, wenn eine telefonische Terminabstimmung zwischen den Teilnehmern erfolgen muss. Nutzen Sie hierfür hausintern gemeinsame Kalender (z.B. Outlook) oder bei externen Kontakten auch Internetplattformen (z.B. Doodle). Besprechungsräume im Unternehmen sollten ebenfalls über öffentliche Kalender oder Buchungstools reserviert werden können, so dass die Suche nach einem freien Raum nicht zu einer Odyssee durch das Gebäude wird.

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Fred Schübbe