In vielen Unternehmen ist die Erstellung der Urlaubspläne längst nicht mehr Sache der Personalabteilung, sondern wird dezentral in den einzelnen Einheiten vorgenommen. Vielfach werden Urlaubspläne, die für alle sichtbar an der Wand hingen, durch Self-Service-Szenarien ersetzt. Dabei geht oft die Transparenz verloren; es fehlt die Möglichkeit, auf einen Blick zu sehen, ob alle Mitarbeiter ihren Urlaub verplant haben.
Nur, wenn sich die Führungskraft gezielt über die Situation informiert, erhält sie einen Statusbericht darüber, ob noch zu verplanende Urlaubskontingente in ihrem Verantwortungsbereich vorhanden sind.
Ergeht im Herbst der Aufruf, die nicht verplanten Urlaubstage zu nehmen, kommt die Personaleinsatzplanung oft in Schwierigkeiten. Ist der Urlaub während des Jahres nicht gleichmäßig abgetragen worden und wurden die verbleibenden Urlaubstage für die letzten Monate nicht geplant, fehlt plötzlich die Arbeitskapazität der Mitarbeiter.
Muss diese durch Aushilfen oder angemietete Arbeitskräfte ersetzt werden, entstehen zusätzliche Kosten. Der Abtrag der Urlaubstage sollte also während des gesamten Jahres verfolgt werden, um rechtzeitig sicherzustellen, dass man am Jahresende keine Überraschung erlebt.
Natürlich wird nicht in jedem Kalendermonat genau ein Zwölftel des Urlaubsanspruches der Mitarbeiter abgetragen. Durch mehrjährige Erfahrung lässt sich aber relativ genau beurteilen, ob sich der Verbrauch der Urlaubstage im normalen Rahmen bewegt und ob man am Jahresende ohne nennenswerten Rückstellungsbedarf abschließen kann.
Stehen in einem Jahr außergewöhnliche Aktivitäten, z.B. durch Projekte an, wird man im laufenden Jahr bereits feststellen, dass im Vergleich zu den Vorjahren weniger Urlaub in Anspruch genommen wird. Steuert man nicht rechtzeitig gegen, entsteht zwangsläufig ein hoher Restsaldo zum Jahresende, der übertragen werden muss.
Das Entstehen von Urlaubsrückstellungen ist in vielen Fällen auch ein unternehmenskulturelles Thema. Gilt es als "schick", seinen Urlaub nicht vollständig zu verbrauchen, um damit eine hohe Arbeitsbelastung zu signalisieren, werden immer hohe Urlaubsansprüche bestehen bleiben. Im ersten Quartal des Folgejahres werden die Urlaubstage dann genommen, nur um am Jahresende wiederum einen Rest vor sich herzuschieben.
Allein der Verzicht auf den Hinweis, dass Urlaubstage im Kalenderjahr zu nehmen sind, reicht, um am Jahresende nicht verbrauchte Urlaubsansprüche anzuhäufen. Mitarbeiter "sparen" gern Urlaubstage auf, um für unvorhergesehene Ereignisse gewappnet zu sein oder um –scheinbar- im nächsten Jahr mehr Urlaub nehmen zu können.
Daher sollten Sie folgende Hinweise beachten:
- Machen Sie deutlich, dass Urlaubstage im Kalenderjahr zu nehmen sind. Natürlich gibt es Ausnahmen, vermeiden Sie aber trotzdem Formulierungen wie "Grundsätzlich" oder "In der Regel".
- Erklären Sie den Mitarbeitern, welche finanzielle Belastung in Form von Rückstellungen sie verursachen, wenn sie Urlaubstage nicht nehmen.
- Beobachten Sie, ob die Urlaubstage im laufenden Jahr so eingeplant werden, dass voraussichtlich kein Rest zum Jahresende bleibt.
- Fördern Sie keine Kultur, die es begünstigt, Urlaubstage zu übertragen.
- Lassen Sie es sich von jedem Mitarbeiter einzeln begründen, warum er Urlaubstage ins Folgejahr übertragen will. Signalisieren Sie, dass es keinen automatischen Übertrag geben wird.
Tun Sie all dies nicht erst im Herbst, sondern während des ganzen Jahres.