Personalkennzahlen: die Kennzahlen im Überblick
Es gibt verschiedene Daten, die im Rahmen des Personalcontrollings erfasst und in Kennzahlen ausgedrückt werden. Als Beispiele für solche Daten sind zu nennen:
- das Alter der Mitarbeiter
- das Geschlecht der Mitarbeiter
- der Ausbildungsstand der Mitarbeiter
- die Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter
- die Krankheitstage der Mitarbeiter
- die Arbeitsleistung der Mitarbeiter
- die Lohnkosten für die Mitarbeiter
Auf der Grundlage dieser Daten werden verschiedene Personalkennzahlen ermittelt. Als Beispiele für solche Kennzahlen sind die Frauenquote, das Durchschnittsalter, die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit sowie der durchschnittliche Personalaufwand je Mitarbeiter bzw. je Arbeitsstunde zu nennen.
Die Personalkennzahlen als Entscheidungsgrundlage
Anhand der Personalkennzahlen kann ein Unternehmen seine Stärken sowie Schwächen identifizieren. Deshalb sind Personalkennzahlen die Grundlage für viele unternehmerische Entscheidungen. So kann zum Beispiel aufgrund von Personalkennzahlen festgestellt werden, dass:
- ein Unternehmen zusätzliche Mitarbeiter einstellen muss
- ein Unternehmen die Altersstruktur der Mitarbeiter verändern muss
- ein Unternehmen mehr Zeit und Geld in die Weiterbildung der Mitarbeiter investieren muss
- ein Unternehmen Maßnahmen für die Produktionssteigerung ergreifen muss
- ein Unternehmen die Bedingungen am Arbeitsplatz verbessern muss
- ein Unternehmen die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen erhöhen muss
Bei der Auswertung der Kennzahlen gilt zu beachten, dass die Kennzahlen nur einen Indikator darstellen. Die Kennzahlen spiegeln die Stärken und Schwachstellen eines Unternehmens wider. Sie geben jedoch keinen Aufschluss darüber, was die Ursachen für die Stärken oder die Schwächen eines Unternehmens sind. Aufgrund dieser Tatsache muss die Ursachenforschung separat erfolgen.
Kennzahlen zur Altersstruktur der Mitarbeiter im Unternehmen
Für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit ist es für ein Unternehmen zwingend notwendig, dass es zu jederzeit über ausreichend gut qualifizierte und hoch motivierte Mitarbeiter verfügt. Aus diesem Grund sollten die Unternehmen beim Personal eine ausgewogene Altersstruktur anstreben. Ob diese vorliegt, kann man mit folgenden Kennzahlen ermitteln:
- dem Durchschnittsalter
- der Altersverteilung
Das Durchschnittsalter allein sagt nur bedingt etwas über die Altersstruktur der Mitarbeiter im Unternehmen aus. Der Grund hierfür liegt in der Tatsache, dass bei dieser Methode der Alterserfassung die Verteilung nicht berücksichtigt wird. Deshalb kann man das Durchschnittsalter nicht unabhängig von der Altersverteilung sehen. Es ist eine ausgewogene Altersverteilung anzustreben. Durch eine ausgewogene Altersstruktur kann sichergestellt werden, dass genügend junge Mitarbeiter mit einem aktuellen Fachwissen und genügend ältere Mitarbeiter mit einem umfangreichen Erfahrungswissen im Unternehmen beschäftigt sind.
Bei einer ausgewogenen Altersverteilung wird es im Laufe der Zeit zu keinem Fachkräftemangel kommen. Anders verhält es sich hingegen, wenn in einem Unternehmen überwiegend Mitarbeiter in einem bestimmten Alter beschäftigt sind. Hier kann es nämlich passieren, dass durch das parallele Ausscheiden von Mitarbeitern zum Beispiel im Rahmen der Altersteilzeit zu viele Fachkräfte gleichzeitig das Unternehmen verlassen. Um dies zu verhindern, sollte ein Unternehmen bei einer unausgewogenen Altersstruktur gezielt Mitarbeiter in einem bestimmten Alter einstellen.
Kennzahlen zur Qualifikation der Mitarbeiter im Unternehmen
Die Qualifikation der Mitarbeiter ist für die Leistungserstellung von besonderer Bedeutung. Aus diesem Grund sollten im Rahmen der personalpolitischen Betrachtungen Kennzahlen zur Qualifikation der Mitarbeiter erstellt werden. Dabei muss das Unternehmen den Anteil der Mitarbeiter ermitteln, der eine bestimmte Qualifikation besitzt. Im Rahmen der Ermittlung der Kennzahlen für die Qualifikation der Mitarbeiter empfiehlt es sich, hinsichtlich des Alters der Mitarbeiter zu unterscheiden. Der Grund hierfür ist, dass ein Unternehmen auch für die Zukunft sicherstellen muss, dass es genug qualifizierte Mitarbeiter besitzt.
Kennzahlen zur Betriebszugehörigkeit und Fluktuation
Neben dem Alter und der Qualifikation der Mitarbeiter sollten im Rahmen einer personalpolitischen Betrachtung unbedingt folgende Kennzahlen erfasst werden:
- die Dauer der Betriebszugehörigkeit
- der Anteil der Fluktuation
Die Dauer der Betriebszugehörigkeit und der Anteil der Fluktuation geben Aufschluss über die Arbeitsbedingungen in einem Unternehmen. Eine lange Betriebszugehörigkeit ist ein Anzeichen dafür, dass die Mitarbeiter mit den Arbeitsbedingungen und dem Betriebsklima zufrieden sind. Eine hohe Fluktuation weißt auf das Gegenteil hin. Durch eine hohe Fluktuation und eine geringe Dauer der Betriebszugehörigkeit kommt es zu einem stetigen Wechsel der Belegschaft.
Dies führt zu steigenden Kosten bei der Einarbeitung der Mitarbeiter und bewirkt im schlimmsten Fall, dass ein Unternehmen langfristig nicht über genügend qualifizierte Mitarbeiter verfügt. Um dies zu verhindern, sollte ein Unternehmen bereits beim Anzeichen einer hohen Fluktuation reagieren und überprüfen, mit welchen Maßnahmen die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht werden kann.
Als Beispiele für solche Maßnahmen sind die Anpassungen der Arbeitsbedingungen durch die Einführung einer ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung sowie die Verbesserung der Aufstiegschancen durch eine individuelle Laufbahnplanung zu nennen.
Kennzahlen zum Krankenstand und Arbeitsproduktivität
Ungünstige Arbeitsbedingungen und ein schlechtes Betriebsklima bewirken nicht nur eine hohe Fluktuation, sondern auch einen hohen Krankenstand. Aus diesem Grund sollten die Unternehmen im Rahmen einer Analyse die Kennzahlen zum Krankenstand erfassen. Anschließend ist zu untersuchen, wie man durch eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen den Krankenstand der Mitarbeiter im Unternehmen reduzieren kann.
In vielen Fällen bedarf es nur kleinere Maßnahmen, um die Ausfallzeigen zu verringern. Veränderungen am Arbeitsplatz können körperlich leichteres Arbeiten ermöglichen. Gleichzeitig erhöht sich die Arbeitsproduktivität durch die Verbesserung der Abläufe. Aufgrund der hohen Kosten, die durch Krankheiten entstehen, sollten Unternehmen prüfen, ob durch die Einführung eines Gesundheitsmanagementsystems eine Verbesserung in diesem Bereich möglich ist.