Der Personalbedarf eines Unternehmens hängt von zahlreichen Einflussfaktoren ab. Unabhängig hiervon können Sie den künftigen Mitarbeiterbedarf mit der folgenden Formel berechnen:
Brutto-Personalbedarf
– Personalbestand
+ voraussichtliche Personalabgänge
– voraussichtliche Personalzugänge
= Netto-Personalbedarf
Bereits bei der Ermittlung des Brutto-Personalbedarfs spielen mehrere Faktoren eine Rolle. So sind bei der Personalbedarfsplanung sowohl interne als auch externe Einflussfaktoren zu berücksichtigen.
Externe und interne Einflussfaktoren der Personalbedarfsplanung
Externe Einflussfaktoren können Sie in der Regel nicht beeinflussen. Sie hängen beispielsweise von der gesamtwirtlichen Entwicklung, politischen Veränderungen oder der technologischen Umfeldsituation ab. Beeinflussen können Sie hingegen die internen Einflussfaktoren der Personalbedarfsplanung.
Personalbedarfsplanung: Externe Einflussfaktoren
Zu den externen Einflussfaktoren der Personalbedarfsplanung gehören beispielsweise der Konjunkturverlauf, Marktstrukturveränderungen oder das Konkurrenzverhalten. Auch Innovationen, technische Entwicklungen, Gesetzesänderungen oder die tarifliche Lohnentwicklung werden sich Ihrem Einflussbereich entziehen.
So wirkt sich beispielsweise die Tarifpolitik als externer Einflussfaktor der Personalbedarfsplanung auf Ihre Absatzmöglichkeiten und auch auf die Aufwendungen für Ihren Personaleinsatz aus.
Entsprechende Entwicklungen können mit verschiedenen Analyseverfahren – etwa Trendanalysen oder Marktanalysen – festgestellt werden. In der Regel werden solche Verfahren aber nur von großen Unternehmen eingesetzt.
Interne Einflussfaktoren der Personalbedarfsplanung
Zu den bedeutendsten internen Einflussfaktoren der Personalbedarfsplanung gehört die geplante Absatzmenge. Diese wirkt sich unmittelbar auf den quantitativen und qualitativen Personalbedarf aus. Darüber hinaus lassen sich über die Absatzmenge Rückschlüsse über den Neu- bzw. Minderbedarf an Personal ermitteln.
Für die Personalbedarfsplanung sind ferner das Produktionsverfahren und die Arbeitsorganisation von Bedeutung. Diese Einflussfaktoren bestimmen das zur Leistungserstellung erforderliche Personal sowohl in qualitativer als auch in quantitativer Hinsicht.
Um dies bei Ihrer Planung zu berücksichtigen, bieten sich beispielsweise Kennzahlen an. So ermitteln Sie bei der Kennzahlenmethode den Personalbedarf rechnerisch über den Zusammenhang einer bestimmten betrieblichen Größe (z. B. Ausbringungsmenge, Projektstunden etc.) mit dem entsprechenden Personaleinsatz. Ist dieser Zusammenhang stabil, ist eine sehr genaue und objektive Schätzung möglich.
Personalbedarfsplanung: Arbeitszeit als bedeutender Einflussfaktor
Neben der Wochenarbeitszeit gehören auch die verschiedenen Arbeitszeitformen – wie z. B. Teilzeitarbeit oder das Job Sharing – zu den bedeutenden Einflussfaktoren der Personalbedarfsplanung.
So können Ihre Mitarbeiter beim Job Sharing ihren Tagesablauf in gewissen vorgegebenen Grenzen frei bestimmen, da sie flexibel auf mehreren Positionen eingesetzt werden können. Für Sie ergibt sich so der Vorteil des deutlich geringeren Koordinationsaufwandes. Und auch Ihre Mitarbeiter profitieren, denn durch die höhere Flexibilität sind sie in der Regel deutlich motivierter.
Weitere interne Einflussfaktoren der Personalbedarfsplanung
Nicht zu vernachlässigen sind schließlich die Faktoren Fluktuation, Pensionierung und Fehlzeiten. Im Rahmen der Personalbedarfsplanung wirken sich diese Einflussfaktoren auf den Ersatzbedarf und auf den Einsatz von Mehr- und Kurzarbeit aus.
Da diese Faktoren in direkter Relation zum erforderlichen Personal stehen, lassen sie sich durch Erfahrungswerte ermitteln. Auch Kennzahlen – etwa die Fluktuationsquote – leisten wertvolle Hilfe, um diese internen Einflussfaktoren der Personalbedarfsplanung zu berücksichtigen.