Als zentrales Personalentwicklungsinstrument sollte das Mitarbeitergespräch mindestens einmal jährlich unter 4 Augen durchgeführt werden. Weiterhin ist es ein dringendes Muß, dieses Gespräch losgelöst vom Tagesgeschehen zu führen. Jede Führungskraft sollte hierbei auch bedenken, dass Mitarbeitergespräche nicht die gegenseitige konstruktive Kritik, die zeitnah und sachbezogen sein sollte, ersetzt. Aktuelle Probleme sollten immer unmittelbar besprochen und geklärt werden. Die Durchführung eines erfolgreichen Mitarbeitergespräches setzt eine gründliche Vorbereitung beider Gesprächspartner voraus.
Bei der Gesprächsvorbereitung sollten folgende Punkte Berücksichtigung finden:
- Termine sollten den Mitarbeitern rechtzeitig (14 Tage vorher) bekannt gegeben werden
- Der Zeitpunkt sollte so gewählt werden, dass ein produktives Gespräch in einer ruhigen und ungestörten Atmosphäre geführt werden kann
- Vorgesetzte und Mitarbeiter, die bereits ein Mitarbeitergespräch geführt haben, sollten zum Gespräch die vorangegangene Zielvereinbarung heranziehen.
Was man bei Mitarbeitergespräch beachten sollte
Das eigentliche Gespräch hat einen vertraulichen Charakter. Informationen über Inhalte und Ergebnisse des Gespräches werden nur mit beidseitigem Einverständnis weitergegeben. Dies sollte zu Beginn des Gesprächs herausgestellt werden. Im Weiteren sollte zwischen dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten eine kooperativere, also partnerschaftliche, offene und sachbezogene Kommunikation herrschen. Auch sollte bei der Durchführung Folgendes bedacht werden:
- Das Ziel des Gespräches ist nicht die Überwachung und Kontrolle
- Erreichbare Ziele sollten aufgezeigt werden
- Möglichst nach der SMART-Regel arbeiten
- In besonderen Konfliktsituationen kann mit beidseitigem Einverständnis eine ausgesuchte dritte Person herangezogen werden
Des Weiteren sollten grundsätzlich folgende Themenschwerpunkte behandelt werden:
- Zusammenarbeit
- Arbeitssituation
- Arbeitsaufgabe an sich
- Entwicklungsziele
- Entwicklungsmöglichkeiten
- Eventuell neue Zielvereinbarungen
Zur Nachbereitung des Mitarbeitergespräches sollte die vorgesetzte Person die dementsprechende Personalstelle über die Durchführung und die Ergebnisse informieren.