So gestalten Sie effiziente Teambesprechungen

Vorbereitung von Teambesprechungen

Bevor Sie mit der Vorbereitung der Teambesprechungen starten, fragen Sie sich: Ist die Besprechung wirklich notwendig, oder könnte sie durch Rundschreiben, Mails oder Telefonate ersetzt werden? Wenn Sie hier nicht zustimmen können, lohnt sich das Treffen.

Bereiten Sie einen Aufbau für die Teambesprechungen vor. Dazu gehört, dass Sie Teilnehmer, Termin und Ort, Dauer, benötigte Unterlagen, Vorgespräche, Thema und Ziel definieren. Je nach Größe und Dauer des Treffens informieren Sie die Teilnehmer nicht nur schriftlich, legen Sie auch Unterlagen zur Vorbereitung bei. Definieren Sie, welche Ergebnisse erreicht werden sollen.

Planen Sie Teambesprechungen mit Tagesordnungspunkten (TOPs) und geben Sie für die jeweiligen Punkte einen zeitlichen Rahmen vor.

Setzen Sie die Teambesprechungen nicht zu Zeiten an, bei denen der Leistungspegel am niedrigsten ist. Dies ist die Zeit nach dem Mittagessen und am späten Nachmittag. Vermeiden Sie auch mehrstündige Besprechungen.

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Raumsuche für Teambesprechungen

Reservieren Sie einen Raum, der groß genug für die Teilnehmer ist. Nach Möglichkeit sollte er einen runden Tisch beinhalten, der nicht nur alle Teilnehmenden Platz bietet, sondern auch durch die Sitzordnung eine Gleichwertigkeit herstellt. Der Raum sollte Tageslicht bieten, ruhig gelegen und gut klimatisiert sein. Er sollte die notwendigen Hilfsmittel wie Beamer und Flipchart bieten. Sorgen Sie dafür, dass für Teambesprechungen Getränke bereitstehen.

Wenn Sie im Haus keinen geeigneten Raum finden, können Sie einen Besprechungsraum in einem Hotel reservieren. Größere Hotels bieten fast immer für Teambesprechungen geeignete Räumlichkeiten an. Gerade bei schwierigen Themen bietet sich ein neutraler Besprechungsraum außerhalb des Unternehmens an.

Der Beginn von Teambesprechungen

Achten Sie auf Pünktlichkeit bei den Teilnehmern und beim Beginn. Beginnen Sie das Treffen nach einer Begrüßung mit dem Nennen und Erläutern des Ziels der Sitzung. Schreiben Sie das Thema sichtbar auf. Schreiben Sie auch wichtige Inhalte und (Zwischen-)Ergebnisse auf. Definieren Sie Kommunikationsregeln, um die Effektivität der Beiträge zu steigern.

Wählen Sie einen Moderator, der Akzeptanz bei den Teilnehmern findet. Er sollte sich durchsetzen können, die Diskussion in Hinblick auf das Ziel leiten, den Zeitplan im Auge behalten und sich inhaltlich neutral verhalten.

Die Durchführung der Teambesprechungen

Planen Sie bei Teambesprechungen spätestens nach neunzig Minuten eine kurze Pause ein. Die Aufmerksamkeit sinkt spätestens nach eineinhalb Stunden erheblich.

Führen Sie Protokoll, um Verlauf der Teambesprechungen und Ergebnisse festzuhalten. Bestimmen Sie dafür einen Protokollführer oder notieren Sie parallel zum Meeting die Ergebnisse sichtbar mit. Da die wenigstens gerne protokollieren, überlegen Sie sich eine gerechte Lösung.

Ruhige Arbeitsatmosphäre

Sorgen Sie für eine störungsfreie Atmosphäre. Lassen Sie Handys nicht zu. Vermeiden Sie Kommen und Gehen während der Teambesprechungen, indem Sie zwischen den TOPs kurze Pausen einlegen. Es kann nämlich sinnvoll sein, bestimmte Mitarbeiter nur zu bestimmten Themen zur Sitzung hinzuzuholen. Zwischen den TOPs können Sie, ohne die Konzentration der anderen zu stören, kommen und gehen.

Bei den wichtigen Punkten Ihrer Teambesprechungen sollten Sie darauf achten, dass sich jeder der Teilnehmer einbringen kann. Die Teamsitzungen sollten nicht nur von den dominanten Sprechern beherrscht werden.

Dies sollten Sie vermeiden

Für eine effiziente Gestaltung von Teambesprechungen gilt die Regel: So viele Teilnehmer wie nötig, so wenige wie möglich. Die Anwesenden sollten Entscheidungen treffen können und es sollten die Verantwortlichen darunter sein.

Vermeiden Sie zu Hilfsmittel-intensive Veranstaltungen. In der Regel sollte ein Flipchart oder Whiteboard ausreichen. Damit können Sie auf verschiedene Weise Ideen, Gedanken, Ergebnisse und offen gebliebene Punkte notieren.

Wenn sich ein Punkt nicht klären lässt, lassen Sie ihn erst einmal ruhen und vertagen Sie ihn.

Ende der Teambesprechungen und Nachbereitung

Achten Sie darauf, dass die Teambesprechungen so pünktlich aufhören, wie sie anfangen. Planen Sie ein, dass Sie am Ende der Sitzung noch eine Zusammenfassung und eine Aufgabendefinition bringen sollten. Welcher Mitarbeiter hat in welchem Zeitrahmen welche Aufgabe zu erledigen? Bedanken Sie sich bei den Telnehmern für die Mitarbeit und die erzielten Ergebnisse.

Achten Sie nach dem Treffen darauf, dass die abgesprochenen Aufgaben auch tatsächlich im vorgeschriebenen Zeitrahmen erledigt werden.

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