Diskutieren Sie bei Ihrem Projektabschluss vor allem folgende Aspekte:
- Wie gut waren die Projektorganisation, der Informationsfluss und die Einbindung in die übrigen Unternehmensaufgaben?
- Sind die Ziele und Teilziele realisiert worden?
- Wie zufrieden sind die einzelnen Beteiligten mit dem Ergebnis?
- Welche persönliche Erfahrung nehmen die einzelnen Teilnehmer mit?
- Was kann in Zukunft verbessert werden?
Diese Fragen können Sie zur Vorbereitung des Treffens auch als Fragebogen verteilen und auswerten. Das ersetzt aber nicht die mündliche Diskussion in der Sitzung.
Außerdem: Wer fragt, der führt! Durch Fragen lenken Sie die Abschlussdiskussion wirksamer als durch Aussagen.
Projektabschluss: systematisch abschließen!
Planen Sie die Sitzung zum Projektabschluss rechtzeitig, und laden Sie alle Personen ein, die auch bei Beginn dabei waren (Kick-off-Treffen). Erstellen Sie eine Tagesordnung, und bestimmen Sie eine Person, die das Protokoll übernimmt. Wenn Sie die Sitzung moderieren, haben Sie dazu keine Zeit. Es kann aber auch sinnvoll sein, einen externen Moderator hinzuzuziehen. Die Teilnehmer fühlen sich dann freier in ihren kritischen und konstruktiven Rückmeldungen zum Projektverlauf.
Organisieren Sie eine offizielle Abschlussfeier zum Projektabschluss
Entweder im Anschluss an die Abschlusssitzung oder als separate Veranstaltung – organisieren Sie einen festlichen Rahmen, um entspannt und stolz auf den gemeinsamen Weg zurückzublicken. Bei einem kleinen Projekt reicht ein Imbiss mit einigen Getränken. Bei einem Großprojekt ist auch eine gediegene Abschlussfeier gerechtfertigt.
Laden Sie auch externen Partner wie Kunden, Lieferanten und externe Begleiter zum Projektabschluss ein. Sie signalisieren damit Ihre Wertschätzung für das Engagement jedes Einzelnen. Im persönlichen Gespräch erhalten Sie außerdem viele wertvolle Hinweise über die Zusammenarbeit, die nicht in der offiziellen Abschlussrunde genannt werden. Im nächsten Projekt werden die Teilnehmer gern wieder mit Ihnen zusammenarbeiten wollen.