Wann ist eine Teambesprechung notwendig?
Lassen Sie Teamsitzungen nur stattfinden, wenn dazu eine Notwendigkeit besteht. Dies ist der Fall, wenn Informationen weitergegeben werden müssen, die alle Teammitglieder betreffen. Ebenso, wenn Sie die Fachkompetenz der Teilnehmer zum Lösen einer Aufgabe benötigen. Hilfreich kann Sie sein, wenn Sie eine Einschätzung von einem Plenum benötigen. Jeder der Teilnehmer sollte das Gefühl haben, dass sich die in die Teambesprechung investierte Zeit gelohnt hat.
Tagesordnungspunkte sorgen für mehr Effektivität
In den meisten Fällen bringt schon ein guter Moderator viel. Günstig ist es, zu Beginn der Teambesprechung eine Vorlage an die Teilnehmer auszuteilen, in der die jeweiligen Tagesordnungspunkte vorgestellt werden. Das verhindert, dass das Gespräch sich allzu sehr verzweigt oder in Sackgassen führt.
Manchmal ist es auch empfehlenswert, einige Tage vor der Teambesprechung die Vorlage an die Teilnehmer zu versenden. Die Liste ermöglicht es den Teilnehmern, sich gezielter auf die Teamsitzung vorzubereiten und die richtigen Unterlagen mitzubringen.
Jeder Tagesordnungspunkt sollte in der Teamsitzung ein klares Ergebnis finden. Verteilen Sie in diesem Rahmen die erforderlichen Aufgaben und halten Sie Zwischenergebnisse fest.
Die beste Zeit für die Teambesprechung
Die beste Zeit bei internen Besprechungen ist meist ein Treffen
relativ kurz vor der Mittagspause oder vor Arbeitsende. Die Effektivität
und Kompromissfähigkeit Ihrer Mitarbeiter steigert sich dadurch
merklich, denn jeder möchte in die Mittagspause bzw. in den Feierabend.
Die Sitzung verläuft ergebnisorientierter.
Wie soll die Vorlage aussehen?
Orientieren Sie sich bei Ihrer Teambesprechung an dieser Vorlage, um effektiv über das Meeting zu informieren: Führen Sie im Briefkopf auf, wer das Treffen anberaumt hat und wer eingeladen ist. Weiterhin wichtig sind das Thema, der Moderator, Ort und Beginn sowie die veranschlagte Zeit.
Darunter führen Sie die Tagesordnungspunkte gegliedert auf. Setzen Sie dabei jeweils einen Zeitraum für die TOPs fest. Geben Sie Informationen wie benötigte Unterlagen ebenfalls auf der Vorlage bekannt. Besonders effektiv ist es, wenn Sie Experten für ein bestimmtes Thema auch nur zu diesem hinzuziehen. Sie können danach wieder die Besprechung verlassen. Dadurch sparen Sie Arbeitszeit, besonders bei internen Teamsitzungen.
Während der Teambesprechung an die Vorlage halten
Beginnen Sie die Teamsitzung unbedingt pünktlich und legen Sie auf ein pünktliches Erscheinen jedes Mitarbeiters Wert. Achten Sie im Interesse von Effektivität und Planbarkeit darauf, dass der vorgegebene zeitliche Rahmen eingehalten wird. Sehr hilfreich kann eine große Uhr im Besprechungsraum sein. Sie regt Ihre Kollegen an, sich bei der Teambesprechung an die zeitliche Vorgabe halten.
Bestimmen Sie einen Protokollführer, der eine Ergebnisorientiertheit fördert. Denn nicht erledigte Sachen werden auf die nächste Tagesordnung gesetzt. Im Protokoll wird festgehalten, was die Ergebnisse sind und wer welche Aufgaben übernimmt.