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Mit Onboarding den neuen Mitarbeiter an Bord holen

Mit Onboarding den neuen Mitarbeiter an Bord holen
geschrieben von Fred Schübbe

Der Arbeitsbeginn eines neuen Mitarbeiters muss gut vorbereitet werden, damit am ersten Arbeitstag weder auf den Neuen noch auf die Führungskraft und Kollegen unliebsame Überraschungen warten. Onboarding heißt der Prozess, der dies sicherstellt.

Irgendwann ist er plötzlich da, der neue Mitarbeiter. Und sowohl das Unternehmen als auch der neue Kollege haben ein gemeinsames Interesse – möglichst schnell soll der Neue die Arbeit aufnehmen können. Leider wird diese Phase oft unterschätzt und vieles wird dem Zufall und der Eigeninitiative des neuen Kollegen überlassen. Dies kann fatale Folgen haben, denn der erste Eindruck bleibt immer haften.

Ein Onboarding-Programm dient folgenden Zwecken:

Abgleich von Erwartung und Realität

Der neue Mitarbeiter kommt mit bestimmten Erwartungen in das Unternehmen. Nicht immer ist alles so, wie er es sich vorgestellt hat. Nun kommt es darauf an, wie mit diesen Diskrepanzen umgegangen wird. Vieles ist erklärbar und wird dann verstanden. Was unverstanden bleibt, führt zu Frustration und Unzufriedenheit. Im schlimmsten Fall wird das Arbeitsverhältnis arbeitnehmerseitig frühzeitig wieder beendet.

Onboarding: Schnelles Erreichen von produktivem Einsatz

Der neue Mitarbeiter will und soll möglichst schnell durch Onboarding in die produktiven Prozesse des Unternehmens eingebunden werden und seine Arbeit vollumfänglich aufnehmen. Dabei sollen unnötige Laufereien und Konfusionen vermieden werden. Der neue Kollege soll so schnell wie möglich alle technischen Mittel und Informationen erhalten und diese anwenden können. Zu einem professionellen Onboarding-Programm gehören daher einige Punkte, die einen reibungslosen Einstieg in das Arbeitsverhältnis sicherstellen.

Installieren Sie ein Patenmodell

Einem neuen Mitarbeiter sollte ein erfahrener Kollege an die Seite gestellt werden, der besonders in den ersten Tagen dafür sorgt, dass sich der neue Kollege schnell zurecht findet. Er stellt ihm andere Kollegen vor, führt in die Infrastruktur des Unternehmens und des Arbeitsplatzes ein und erledigt im Vorfeld administrative Dinge. Er bleibt Ansprechpartner, solange der neue Kollege Unterstützung benötigt, was im Laufe der Zeit immer seltener der Fall sein wird.

Erstellen Sie eine Checkliste für Führungskräfte

Oft haben Führungskräfte keine Informationen darüber, was alles zu tun ist, um einen neuen Kollegen an Bord zu holen. Eine Checkliste mit allen vorbereitenden Tätigkeiten hilft, dass nichts vergessen wird. Hier geht es um administrative Dinge ebenso wie um das Zwischenmenschliche, zum Beispiel einen Willkommens-Blumenstrauß und die Vorbereitung eines Einarbeitungsplanes.

Bereiten Sie einen Einarbeitungsplan vor

Je nach Art der neuen Tätigkeit ist eine strukturierte Einarbeitung über einen ggf. längeren Zeitraum erforderlich. Diese sollte in Zeitabschnitte zerlegt und in einen Plan aufgenommen werden. Für jeden Abschnitt ist ein verantwortlicher Ansprechpartner ebenso zu benennen wie die zu vermittelnden Inhalte.

Organisieren Sie eine Einführungsveranstaltung

In größeren Unternehmen, die zu einem Zeitpunkt mehrere Mitarbeiter einstellen, ist es üblich, dass eine zentrale Einführungsveranstaltung stattfindet. Diese dient dem Kennenlernen von Kollegen ebenso wie der Vermittlung unternehmenskultureller Werte. Sie ersetzt nicht das Willkommenheißen vor Ort oder gar die Einarbeitung.

Holen Sie immer wieder Feedback ein

Sprechen Sie regelmäßig mit dem neuen Mitarbeiter über seine Eindrücke und den Fortschritt der Einarbeitung. Korrigieren Sie, wenn etwas nicht so läuft wie geplant und profitieren Sie von dem Feedback eines unvoreingenommenen Kollegen über Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung.

Nach einem aufwendigen und eventuell teuren Rekrutierungsprozess ist es wichtig, die Brücke vom Bewerber zum Mitarbeiter zu bauen und dabei die Bindung an das Unternehmen frühzeitig zu stärken. Eine negative Folge fehlender Onboardingmaßnahmen ist eine unerwünschte Frühfluktuation, also ein Ausscheiden des Mitarbeiters noch während der Einarbeitungsphase. Der gerade beendete Einstellungsprozess muss dann neu aufgesetzt werden. Mehr über einen strukturierten Einstellungsprozess lesen Sie in einem weiteren Beitrag in diesem Portal.

Bildnachweis: contrastwerkstatt / stock.adobe.com

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Fred Schübbe