Fahrtenbuch kann lohnender Aufwand sein
Für Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen nutzen, besteht die Möglichkeit den steuerbaren geldwerten Vorteil entweder mittels der 1 % Methode zu ermitteln oder anhand der tatsächlichen Aufwendungen.
Auch wenn sich aus Vereinfachungsgründen für die 1 %-Regelung entschieden wurde, sollte im Unternehmen Fahrtenbücher zum Standard gehören. Denn damit können Sie auch für betriebsinterne Zwecke die tatsächlichen Kosten eines Firmenwagens leichter ermitteln.
So führen Sie ein Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch kann man auf unterschiedliche Arten führen. Die
klassische Variante ist die Nutzung vorgefertigter Fahrtenbücher aus dem
Bürohandel. Hier finden Sie kleine Heftchen, die die erforderlichen
Vorgaben für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch bereits voreingedruckt
haben.
Die Firmenwagennutzer müssen hier nur noch ihre Fahrten und die
weiteren erforderlichen Angaben handschriftlich eintragen. Aber hier
liegt schon der erste Knackpunkt. Die meisten Firmenwagennutzer halten
sich nicht an die Vorgabe, die Angaben zu den einzelnen Fahrten zeitnah
einzutragen.
Prüfen Sie die Fahrtenbücher Ihrer Mitarbeiter
Vielmehr zeigt sich in der Praxis häufig, dass die Fahrten wesentlich später nachgetragen werden. Dies führt regelmäßig zu Ungenauigkeiten, die ein gefundenes Fressen für den Prüfer sind. Daher sollten Sie darauf achten, dass Ihre Firmenwagennutzer die Fahrtenbücher regelmäßig – im Idealfall nach jeder Fahrt – auf einen aktuellen Stand bringen. Hierzu können Sie sich beispielsweise in unregelmäßigen Abständen die Fahrtenbücher vorlegen lassen.
Des Weiteren sollten Sie kontrollieren, ob die Kilometerangaben stimmig sind. Dazu eignen sich beispielsweise Werkstattrechnungen. Auf diesen sind nämlich die gefahrenen Kilometer enthalten, sodass sich hier ein leichter Vergleich mit den Eintragungen des Fahrtenbuches anstellen lässt.
Daneben sollten Sie bei den Fahrtenbüchern noch auf die vollständigen Angaben achten. Für jede Fahrt sollten daher folgende Angaben im Fahrtenbuch festgehalten sein:
- Datum der Fahrt,
- Kilometerstand am Fahrtanfang und -ende,
- Reiseziel mit genauer Adresse,
- bei Umwegen die Reiseroute,
- Reisezweck, besuchte Geschäftspartner oder Kunden,
- Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie
- private Fahrten nur mit der Kilometeranzahl und Kennzeichnung als Privatfahrt.
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