Lohn & Gehalt

Schaffen Sie die Voraussetzungen für einen elektronischen Erstattungsantrag

Das Ausfüllen eines Erstattungsantrags auf den Papieranträgen für die U1 und U2 Umlagekassen gehört in vielen Lohnbüros zum Alltagsgeschäft. Doch dürfen die Erstattungsanträge mittlerweile gar nicht mehr als Papierformular von den Krankenkassen angenommen werden. Denn seit 2011 sind diese Anträge elektronisch zu stellen.

Bereits seit 2011 haben die Erstattungsanträge auf Papier zu den Ausgleichskassen U1 und U2 ausgedient. Denn seit Beginn 2011 sollen die Betriebe die Erstattungsanträge elektronisch übermitteln. Nach anfänglichen Problemen läuft das Verfahren immer reibungsloser und soll ab 2013 mit Hilfe eines neuen Datensatzes noch effizienter gestaltet werden.

Elektronisches AAG-Erstattungsverfahren ein Muss

Das AAG-Erstattungsverfahren zu den Ausgleichskassen U1 für die Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit und für U2 für die Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft der Arbeitnehmer darf nur noch im elektronischen Verfahren erfolgen.

Als Betrieb sind Sie daher verpflichtet die Erstattungsanträge zur U1 und U2-Ausgleichskasse in elektronischer Form zu versenden. Diesen Versand können Sie entweder aus Ihrem Lohnabrechnungsprogramm vornehmen oder über eine maschinelle Ausfüllhilfe wie beispielsweise sv.net.

So schaffen Sie die Voraussetzungen für elektronischen Versand

Zunächst sollten Sie klären, ob Ihr Lohnabrechnungsprogramm eine Möglichkeit bietet, den Erstattungsantrag zu erstellen und diese dann auch in verschlüsselter Form zu übermitteln. Viele Lohnsoftwarehersteller haben mittlerweile ein solches Modul in das Entgeltabrechnungsprogramm integriert.

Wenn diese Möglichkeit besteht, brauchen Sie als Betrieb ein gültiges ITSG-Zertifikat. Denn nur wenn Sie ein solches vorliegen haben, können Sie die AAG-Erstattungsanträge auch elektronisch versenden.

Bestimmt nutzen Sie bereits für den Versand der Beitragsnachweise und Meldungen ein solches Zertifikat. Dieses können Sie dann auch für die elektronischen Erstattungsanträge verwenden. Fragen Sie dazu unter Umständen Ihren Softwarehersteller, damit Sie alle Voraussetzungen erfüllen können.

Wenn Ihr Softwarehersteller das elektronische AAG-Erstattungsverfahren nicht anbietet, können Sie die Ausfüllhilfe sv.net verwenden.

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Marc Wehrstedt