Grundlage für die Daten der Lohnsteuerbescheinigung sind die Eintragungen im Lohnkonto des Arbeitnehmers, die dort im zu bescheinigenden Zeitraum eingetragen worden sind. Neben der Beschäftigungsdauer – maximal das komplette Kalenderjahr – sind auf der Lohnsteuerbescheinigung noch der steuerpflichtige Arbeitslohn, die darauf entfallenden Lohnsteuern, Kirchensteuern und Solidaritätszuschlag zu bescheinigen.
Ferner finden sich aber auch noch Angaben zu den Sozialversicherungsbeiträgen auf der Lohnsteuerbescheinigung oder zu Versorgungsbezügen oder anderen Einnahmen, wie z. B. Kurzarbeitergeld (KUG).
Als Arbeitgeber müssen Sie die Lohnsteuerbescheinigungen des vergangenen Kalenderjahres bis spätestens 28. Februar bzw. in Schaltjahren wie 2012 bis 29.2.2012 an die Finanzverwaltung elektronisch übermitteln.
Sofern Sie eine Lohnsoftware nutzen, sollte dies im Lohnprogramm abgedeckt werden. Sollte Ihr Lohnprogramm bzw. Ihre gewählte Lösung den Lohnsteuerbescheinigungsversand nicht ermöglichen, dann können Sie kostenlos ElsterFormular nutzen.
Was ist ElsterFormular?
ElsterFormular ist eine kostenlose Lösung, die von der Finanzverwaltung angeboten wird und unter anderem den Versand der Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen ermöglicht. Diese Variante macht jedoch nur für kleinere Betriebe Sinn, da es sich bei ElsterFormular um eine Art "Schreibmaschine" handelt, die nicht an den komfortablen Nutzen einer Lohnsoftwarelösung heranreicht.
Elster-Zertifikat erforderlich
Wenn Sie die Lohnsteuerbescheinigungsdaten elektronisch an die Finanzverwaltung senden wollen, benötigen Sie zwingend ein Elster-Zertifikat. Dieses ist als Software-Zertifikat kostenlos zu beantragen und Voraussetzung, um am elektronischen Versendeverfahren für die Steuerdaten (Elster-Verfahren) überhaupt teilnehmen zu dürfen.
Liegt Ihnen ein aktuelles Zertifikat vor, dann können Sie aus Ihrer Softwarelösung bequem die Lohnsteuerbescheinigungsdaten versenden. Achten Sie dabei bitte darauf, dass bei diesem Verfahren stets eine Protokollantwort abzuholen ist. Dies bedeutet: Sie müssen die Daten nicht nur versenden, sondern auch (mittels Ihres Lohnprogramms) die verarbeiteten Daten von den Servern der Finanzverwaltung wieder abholen.