Das ELENA-Verfahren im Überblick

Das ELENA-Verfahren ist seit 2010 in Kraft. Ab der ersten Lohnabrechnung 2010 haben Arbeitgeber die Entgeltdaten in einem gesetzlich festgelegten Entgeltnachweis-Datensatz elektronisch zu übermitteln. Dieser Datensatz (MVDS = Multifunktionaler Verdienstdatensatz) enthält die notwendigen Angaben für die jeweilige Leistungsberechnung. Nur wenn der Bürger seine Daten freigibt, können diese zukünftig entschlüsselt und abgerufen werden. Zur Datenfreigabe wird eine Signaturkarte des Antragstellers benötigt. Allerdings ist dieser Datenabruf frühestens ab 2012 möglich.

Das ELENA Verfahren in der Lohnabrechnung
Zum Aufbau des Datenbestandes werden seit Januar 2010 von den Arbeitgebern die Entgeltdaten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) verschlüsselt übermittelt. Eine gute Nachricht für die Betriebe, die bereits die Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen elektronisch übermitteln: Sie brauchen kein neues Zertifikat für das ELENA-Verfahren, es kann das vorhandene ITSG-Zertifikat genutzt werden.

Bei der Datenübertragung werden die Datensätze ähnlich dem maschinellen Melde- und Beitragsverfahren seitens der Lohnsoftware geprüft und versendet. Der Eingang mittels einer Annahmebestätigung durch die neue Annahmestelle bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (Zentrale Speicherstelle "ZSS") quittiert.

Werden die Datensätze fehlerhaft übermittel, so werden sie nicht angenommen und der Betrieb erhält eine Fehlermeldung von der Datenannahmestelle. Damit die Fehlermeldungen von der Annahmestelle nicht Überhand nehmen, werden die Datensätze in aller Regel von der Lohnsoftware geprüft (Prüflauf) und anschließend versendet.

Sind die Daten korrekt übermittelt worden, werden sie in der Zentralen Speicherstelle zunächst 2 Jahre lang auf Vorrat gesammelt und personengeschützt gespeichert.

Das ELENA-Verfahren: Datenabruf ab 2012
Ab 2012 können dann die leistungsgewährenden Stellen, z. B. die Arbeitsagenturen diese Daten abrufen. Zunächst ist der Datenabruf für folgende Bescheinigungen, die der Arbeitgeber bis dato auf Papier ausfüllen muss vorgesehen:

  • Arbeitslosengeld
  • Wohngeld
  • Elterngeld

Im Leistungsfall – frühestens jedoch ab 2012 – legitimiert der Arbeitnehmer (Teilnehmer) die Leistungsstelle (z.B. Arbeitsagentur) dazu, die erforderlichen Berechnungsdaten aus dieser Datenbank abzurufen, so dass in diesen Fällen die Ausstellung einer gesonderten Entgelt-Bescheinigung durch den Betrieb entfällt. Die Legitimation durch den Arbeitnehmer kann nur mittels einer Signaturkarte erfolgen, welche zunächst beantragt werden muss. Der Antrag für eine solche Signaturkarte soll direkt bei der leistungsgewährenden Stelle, z. B. Arbeitsagentur möglich sein.

Meldet sich ein Teilnehmer (Arbeitnehmer) zum Verfahren an, erfolgt die Weiterleitung der Teilnehmerdaten an das Registratur Fachverfahren (eine weitere staatliche Stelle um die Datensicherheit zu gewährleisten), welches die Teilnehmerdaten regelmäßig mit der Zentralen Speicherstelle abgleicht, damit für die Antragsstelle für eine Leistung die korrekten Daten des Arbeitnehmers (Teilnehmers) abgerufen werden.

Hier geht es zur offiziellen Website "ELENA-Verfahren".