Für die Überweisung der Entgeltauszahlungen konnten Sie noch bis zum 31.7.2014 die alten Kontonummern und Bankleitzahlen verwenden. Ab 1.8.2014 werden die Zahlungen von den Banken nur noch ausgeführt, wen die 22-stellige IBAN enthalten ist. Stellen Sie deshalb jetzt auf SEPA
um – sofern noch nicht geschehen – damit Ihre Arbeitnehmer auch weiterhin Ihren Lohn fristgerecht erhalten
In der Lohnabrechnung ist SEPA ein Muss
Für die Lohnabrechnung ist das SEPA-Verfahren bereits seit 1.1.2014 zwingend einzusetzen, wenn Sie Erstattungen aus dem AAG-Verfahren (Aufwendungsausgleichsgesetz) für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) oder bei Schwangerschaft Ihrer Arbeitnehmerinnen von den Krankenkassen überwiesen bekommen wollen. Denn hier sind bei der Datenübermittlung nur noch die neuen SEPA-Bankverbindungsdaten (IBAN und BIC) zulässig.
Nutzen Sie Konvertierungshilfen
Wenn Sie noch nicht umgestellt haben, holen Sie Ihren Softwarehersteller ins Boot. Fragen Sie den Hersteller, ob er eine Umstellungshilfe (Konverter) für die Bankverbindungsdaten bereithält. Das kann Ihnen nämlich jede Menge Erfassungsaufwand und Tippfehler sparen.
Daneben sollten Sie unbedingt mit Ihrem Bankberater sprechen. Oft kommen diese auch zu Ihnen in die Firma und beraten Sie vor Ort. Zu einem solchen Gespräch sollten Sie auch die anderen Bereiche in Ihrem Unternehmen mit einbeziehen, die am Zahlungsverkehr beteiligt sind. Das ist insbesondere die Finanzbuchhaltung.
Hierbei gilt es für Sie zwingend zu klären, ob Sie das aktuelle Online-Banking-Programm für das SEPA-Verfahren verwenden und ob die Überweisungsdaten aus Ihrer Lohnsoftware in dem Bankprogramm verarbeitet werden können.