Freie Mitarbeiter sind nur dann selbstständig, wenn sie weisungfrei arbeiten können und organisatorisch nicht in Ihren Betrieb eingebunden sind. Das heißt:
- Sie geben keine Anweisung darüber, wann, wo und wie der Mitarbeiter arbeitet.
- Sie führen nur Ergebnis- und Terminkontrollen durch; keine Anweisungen zur Durchführung der Arbeit.
- Der Mitarbeiter darf für andere Auftraggeber tätig werden und ist nicht verpflichtet, Ihre Aufträge anzunehmen.
- Urlaub wird nicht genehmigt (allenfalls abgesprochen).
- Der Mitarbeiter benutzt eigene Arbeitsmittel und Geräte.
- Er ist nicht in Dienstpläne oder Telefonregister Ihres Unternehmens einbezogen.
Freie Mitarbeiter müssen nicht alle diese Anforderungen erfüllen. Es kommt auf das Gesamtbild an. Ausschlaggebend sind dabei die tatsächlichen Verhältnisse der Zusammenarbeit, nicht die vertraglichen Regelungen. Dennoch sollten Sie im Vertrag für freie Mitarbeiter alle Hinweise auf eine abhängige Beschäftigung (z.B. Wettbewerbsverbot) vermeiden.
Tipp 1: Wenn Sie für vergleichbare Tätigkeiten sowohl freie Mitarbeiter als auch Arbeitnehmer einsetzen, sollten Sie für beide Gruppen getrennte Vergütungsordnungen festlegen. Dann dürfen Sie die Vergütung für freie Mitarbeiter, die sich in ein Arbeitsverhältnis klagen, auf das für Arbeitnehmer geringere Maß reduzieren (BAG, 12.1.2005, 5 AZR 144/04).
Tipp 2: Die sozialversicherungsrechtliche Seite für freie Mitarbeiter sollten Sie vorab durch eine Statusanfrage bei der Deutschen Rentenversicherung klären.